Métodos de Clasificación y Registro de Correspondencia Empresarial para una Gestión Documental Eficaz

Gestión de la Correspondencia Empresarial: Recepción, Envío y Registro

La manipulación de la correspondencia de entrada y salida abarca el conjunto de tareas que se realizan con la documentación que llega a la empresa desde fuera o se envía de la empresa al exterior.

Manipulación de la Correspondencia de Entrada

La manipulación de la correspondencia de entrada se encarga de las siguientes fases:

• Recepción y clasificación
• Apertura
• Registro de entrada
• Distribución interna

Manipulación de la Correspondencia de Salida

La manipulación de la correspondencia de salida incluye:

• Registro
• Ensobrado
• Franqueo
• Envío

El Registro de la Correspondencia

El registro de la correspondencia consiste en anotar en un libro de registro los datos más relevantes de cada envío.

Los libros de registro son obligatorios para los organismos públicos. Las empresas privadas no están obligadas, pero cuando manejan un gran volumen de correspondencia, suelen llevar un registro. Esto se debe a que es una forma rápida y cómoda de organizar la documentación y, especialmente, porque es importante dejar constancia de la correspondencia que implica derechos y obligaciones.

Diferencias entre Registro de Entrada y Salida

Las diferencias fundamentales entre el registro de entrada y el de salida son:

• El registro de entrada va numerado.
• El registro de salida no va numerado; el orden lo marca la fecha de salida.

Sistemas de Clasificación y Ordenación Documental

Sistema Alfabético

El sistema alfabético consiste en clasificar y ordenar la documentación a partir de las letras del alfabeto, siguiendo el orden natural y respetando una serie de normas específicas para nombres de personas, empresas e instituciones. Su principal ventaja es que resulta muy sencillo. El inconveniente es que los criterios para determinar la palabra ordenatriz no son universales ni unánimes.

Normas para Nombres de Personas

• El primer apellido es la palabra ordenatriz.
• Si hay coincidencia en el primer apellido, se ordenarán por el segundo, y si este también coincide, se ordenarán por el nombre propio.
• En el caso de los apellidos que incluyen artículos, si son en castellano no se tienen en cuenta como criterio de ordenación, pero si son extranjeros sí se tienen en cuenta.

Normas para Nombres de Empresas e Instituciones

• El primer apellido es la palabra ordenatriz. Si el nombre va acompañado de otras partículas (Hijos de, Hermanos, Compañía, etc.), estas no se tendrán en cuenta.
• Tampoco se tendrán en cuenta palabras genéricas como Bar, Cafetería, Supermercado, etc., salvo en nombres de instituciones (Ministerio, Banco, etc.).
• En el caso de empresas conocidas por siglas, se clasificarán por el nombre completo, salvo que sean muy conocidas (UGT, TVE, RNE, etc.).
• Si la empresa es extranjera, se tomará como referencia la primera palabra.

Sistema Numérico

En el sistema numérico, a cada documento le corresponde un número que se utiliza para ordenar siguiendo la sucesión natural. Su principal ventaja es que también resulta un método sencillo. Su inconveniente es que precisa de una clave de apoyo para relacionar el número con cada expediente, algo que hoy en día, con la ayuda de la informática, resulta fácil.

Sistema Alfanumérico

El sistema alfanumérico es un sistema mixto, combinación del alfabético y numérico, utilizando claves compuestas de números y letras. Permite muchas variantes (letras seguidas de números, números seguidos de letras).

Tiene los mismos inconvenientes que los sistemas anteriores (criterio de selección de la palabra ordenatriz y necesidad de clave de apoyo), con la desventaja añadida de que no es tan sencillo de implementar. No obstante, es útil para archivos grandes y complejos.

Sistema por Materias o Asuntos

El sistema por materias o asuntos consiste en archivar el material siguiendo como criterio su tema o contenido. Es un sistema complejo porque precisa del apoyo del sistema alfabético o numérico.

En algunos casos es un método muy útil, por ejemplo, para organizar los libros de una biblioteca. Su dificultad reside en la elaboración del plan temático y en delimitar claramente el contenido de cada uno de los temas para no terminar colocando los papeles de un mismo asunto en diferentes carpetas. La localización de los documentos es rápida, pero requiere de dos clasificaciones.