Métodos de Clasificación Documental: Alfabético, Numérico y Temático

Sistemas de Clasificación y Archivo Documental

Sistema Alfabético

El sistema **Alfabético** utiliza las letras del alfabeto para ordenar. Se usa para expedientes con documentación de **personas** que permanecen abiertos grandes periodos de tiempo, como expedientes académicos.

Ventajas del Sistema Alfabético

• Sencillo manejo y comprensión.
• Permite añadir documentación con facilidad.
• Fácil localizar documentos sin índices.
• Se puede clasificar todo tipo de documentos de personas o empresas.

Inconvenientes del Sistema Alfabético

• Puede haber dudas en algunas letras, iniciales, artículos o abreviaturas.
• Si se extrae documentación y no se anota la falta, puede pasar inadvertida.
• Riesgo de **duplicidad** si un expediente tiene muchos documentos.

Criterios de Ordenación Alfabética

Los criterios vienen determinados por la **palabra ordenatriz**.

Ordenación por Nombre de Personas Físicas

• Nombres propios por el **primer apellido**.
• Si coincide un apellido, por el segundo, y si no, por el nombre.
• Las preposiciones, contracciones y artículos no se tienen en cuenta.
• Apellidos compuestos con guion (-) se consideran un solo apellido.
• Nombres extranjeros por el primer apellido.

Ordenación por Nombre de Empresas

• No se tienen en cuenta palabras genéricas, artículos y partículas.
• Si la empresa se conoce por sus **siglas**, estas se tomarán como palabra ordenatriz; si no, será por su nombre comercial.
• No se tienen en cuenta artículos delante de los nombres.
• Organismos oficiales, bancos, etc., se ordenan según su **denominación genérica**.
• Sucursales de empresas: se ordenan según comunidad autónoma, provincia, población y calle (la sede central en un solo lugar).
• Nombres de empresas extranjeras se archivarán por su primera palabra.

Sistema Numérico

Los documentos se agrupan asignando a cada uno un **número correlativo y progresivo** de la serie de números naturales.

Ventajas del Sistema Numérico

• Se pueden clasificar un número ilimitado de documentos.
• Búsqueda documental rápida.
• Sistema muy **exacto**.
• Se aprecia si falta documentación.

Inconvenientes del Sistema Numérico

• Se necesita un **índice**.
• Para intercalar nuevos documentos sobre los existentes, hay que hacer **subclasificaciones**.

Sistema Alfanumérico

Es la unión de los sistemas alfabético y numérico, ya que combina letras y números. Es necesario tener un **índice** para realizar las clasificaciones.

Sistema Geográfico

Consiste en ordenar expedientes por país, después por región o comunidad, luego por poblaciones y después por calles. En España, el orden es: comunidad autónoma, provincia, municipio, calle y número.

Ventajas del Sistema Geográfico

• La clasificación y búsqueda es sencilla.
• Las búsquedas se hacen directamente.
• Se pueden intercalar **subdivisiones** fácilmente.

Inconvenientes del Sistema Geográfico

• No se aconseja para **archivos grandes**.
• Si la empresa realiza muchas operaciones internacionales, es necesario tener **conocimientos geográficos**.
• Al extraer documentación se debe dejar una **marca**.

Sistema Temático

Agrupa contenidos por **temas genéricos** y dentro de ellos, subtemas específicos. Después, dentro de cada categoría, se ordenan alfabética, numérica o cronológicamente.

Ventajas del Sistema Temático

• Comprensible y búsqueda documental sencilla.
• No se necesitan índices.
• Se pueden crear divisiones fácilmente.

Inconvenientes del Sistema Temático

• No se aconseja si el tema es **desconocido** por la persona que busca.
• Dificultad para decidir el tema al que pertenece un documento.
• Un documento se puede relacionar con **varios temas**.

Sistema Cronológico

Es sencillo y rápido. Se clasifica por **años, meses y, por último, días**.

Ventajas del Sistema Cronológico

• Fácil organización.
• Sencillo de utilizar.
• Inclusión de nuevos documentos sin modificar el orden.
• Sin índices.

Inconvenientes del Sistema Cronológico

• No se aconseja para **archivos grandes**.
• Se debe saber la **fecha** del documento.
• Al extraer documentos hay que dejar una marca.
• Se puede necesitar mucho tiempo para encontrar documentos concretos.

Abreviaturas Comunes en Documentación Administrativa

A continuación, se presenta una lista de abreviaturas comunes:

• admon: Administración
• Afmo/a: Afectísimo/a
• a.m: Antes del mediodía
• art: Artículo
• Cia. O Cª: Compañía
• c/c o cta.cte: Cuenta corriente
• CH/: Cheque
• D./Dª: Don, Doña
• d/f.: Días fecha
• dupdo.: Duplicado
• d/v: Días vista
• Emª: Eminencia
• Emmo: Eminentísimo
• Excª: Excelencia
• excmo./a: Excelentísimo/a
• Illmo./a: Ilustrísimo/a
• Iltre: Ilustre
• ntro./ntra: Nuestro/Nuestra
• o.m: Orden ministerial
• p.a: Por autorización
• p/o: Por orden
• p.p: Porte pagado
• prov: Provincia
• R.D: Real Decreto
• Sr./a: Señor/a
• Sres./sras.: Señores/Señoras
• S.R.C: Se ruega confirmación
• Ud./Uds: Usted/Ustedes
• Vº.Bº: Visto bueno