Metodologías para la Optimización de Procesos y la Calidad en Ingeniería

Identificación y Definición de Problemas

Enunciado del Problema de Calidad

Para definir un problema de calidad, considere los siguientes aspectos clave:

• ¿Qué problema se presenta?
• ¿Qué actividad está involucrada?
• ¿Cuándo ocurre?
• ¿Dónde ocurre?
• Nunca culpar a alguien.

Categorización de Problemas de Calidad según KAIZEN

La metodología KAIZEN enfatiza la mejora continua. Los problemas pueden ser categorizados de diversas maneras:

Problemas Descubiertos

La identificación de problemas se realiza a través de:

• Notificación e informe de problemas.
• Reclamos de los usuarios.
• Cuestionarios.
• Observación de la realidad.
• Consulta de expertos.
• Solicitud de antecedentes a los pacientes o usuarios.
• Informe de incidentes críticos.
• Diagrama o método de 6 palabras.

Procedimientos de Lluvia de Ideas

La lluvia de ideas es una técnica fundamental para la generación de soluciones. Sus fases incluyen:

1. Introducción.
2. Fase de Generación de Ideas.
3. Fase de Clasificación.
4. Fase de Ordenamiento.
5. Agrupación.
6. Fase de Conclusiones.

Jerarquización y Priorización de Problemas

Sub-etapa 1: Jerarquización

La jerarquización permite ordenar los problemas según su importancia o impacto.

Herramientas de Jerarquización

Técnica de Grupo Nominal

Esta técnica se puede aplicar mediante dos metodologías:

• Aplicación aislada.
• Aplicación en un ciclo EMC (Evaluación, Medición, Control).

Ventajas de la Técnica de Grupo Nominal

• Disminuye el dominio de elementos de mayor nivel jerárquico.
• Utiliza técnicas de selección matemática.
• La generación de ideas en silencio disminuye interrupciones.
• El registro escrito facilita la habilidad de tratar la extensión o combinación de ideas.
• Las discusiones aclaratorias atenúan equivocaciones.
• Promueve la creatividad.

Diagrama de Pareto

El Diagrama de Pareto es una herramienta visual que muestra la frecuencia relativa de los problemas.

• Porcentaje simple.
• Porcentaje acumulado (curva de Pareto).

Principio de Pareto: El 20% de los esfuerzos disminuyen el 80% de los fallos.

Técnica de Jerarquización Colectiva

Esta técnica se basa en criterios consensuados para ordenar los problemas:

• Cantidad de personas a las que afectan los problemas.
• Jerarquizar en base a su gravedad o intensidad.
• Jerarquizar de acuerdo a la capacidad de resolución de problemas que tenga la comunidad.
• Se utiliza una matriz.

Sub-etapa 2: Priorización

La priorización determina qué problemas deben abordarse primero, basándose en su impacto y viabilidad de solución.

Técnica de Matriz Decisional

Esta técnica permite un nuevo ordenamiento y priorización de problemas, considerando los siguientes criterios:

• Magnitud Absoluta: Cantidad de veces que el proceso se realiza.
• Magnitud Relativa: Cantidad de actividades o tareas que es necesario corregir.
• Trascendencia: Cuánto afecta al objeto, unidad o servicio el que el proceso se desarrolle con fallas o errores.
• Vulnerabilidad Técnica: Alta vulnerabilidad cuando puede ser resuelto con recursos y medios que están disponibles.
• Factor Económico: Monto de los recursos que son necesarios para mejorarlos.
• Valor Social: Alto valor si la falla o error es reconocido, sentido y demandado por el personal.

Resultado: Se obtiene un nuevo ordenamiento de problemas y una nueva priorización.

Matriz de Problemas (Participantes en Nivel Primario de Salud)

Variables o aspectos clave a considerar en la puntuación para esta matriz específica:

• Importancia del problema.
• Cantidad de recursos disponibles.
• Ámbito de gobernabilidad.
• Disponibilidad de tiempo.
• Cantidad de habitantes que beneficiará la solución, o cantidad que afecta al no ser solucionado.
• Número de problemas relacionados.

Matriz de Urgencia, Viabilidad y Eficacia (UVE)

La Matriz UVE es otra herramienta para priorizar problemas, evaluando su urgencia, viabilidad y eficacia de la solución.

Análisis de Problemas

Herramientas de Análisis

Para comprender las causas raíz de los problemas, se utilizan diversas herramientas:

• Diagrama de Flujo.
• Análisis Causal.
• Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado o de Ishikawa).
• Árbol Situacional (de Problemas o de Objetivos).
• Matriz de Marco Lógico.

Metodología de Análisis

El proceso de análisis de problemas sigue una metodología estructurada:

1. Determinar el marco y límites del proceso.
2. Definir para qué se realiza el análisis (el fin).
3. Identificar quién se beneficia.
4. Establecer quién dirige el análisis.
5. Definir quién lo hace.
6. Describir algunos términos técnicos.
7. Registrar la fecha de elaboración.
8. Determinar los pasos que sigue el proceso.
9. Desarrollar una tabla auxiliar.
10. Comprobar el diagrama de flujo.
11. Comparar el diagrama dibujado con el diagrama del proceso correctamente realizado.