Metodología para la Selección Estratégica de Proveedores y Gestión de Riesgos

Proceso de Evaluación de Ofertas de Proveedores

Preselección de Ofertas

PRESELECCIONAR las ofertas recibidas, eliminando aquellas que no se ajusten a nuestras condiciones principales. Se debe desestimar a los proveedores que exigen pago al contado, no ofrecen garantía, tienen un plazo de entrega muy largo, etc.

Ficha de Proveedor

CONFECCIONAR una ficha para cada proveedor, incluyendo los datos de identificación de la empresa, los productos que suministran y sus condiciones comerciales.

Cuadro Comparativo

ELABORAR un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas. Su contenido debe reflejar la información clave sobre las condiciones de cada uno de los proveedores, como el precio unitario o por lotes, la calidad, la forma de pago, el plazo de entrega, etc.

Factores Determinantes en la Decisión de Compra

Factores Económicos

• Son el precio unitario, los descuentos y rappels (bonificaciones), o los gastos de embalaje, transporte, carga y descarga.
• Se elegirá la oferta cuyo importe total sea menor. En el caso de que dos ofertas tengan el mismo importe, se optará por la de mayor calidad.

Factores de Calidad

• Se evalúan examinando las muestras recibidas, las características técnicas y su funcionamiento.
• Cuando dos artículos son de la misma calidad o similar, se escoge el más económico.

Factores de Servicio

Incluyen el plazo de entrega, el servicio postventa, la asistencia técnica, la atención al cliente, el periodo de garantía, el prestigio del proveedor o la imagen del producto en el mercado.

Criterios para Relaciones Comerciales a Largo Plazo

• Comprobar que la empresa proveedora tiene la capacidad para atender nuestros pedidos, verificando que sus instalaciones, nivel técnico y controles de calidad suministrarán los materiales que mejor se adapten a nuestras necesidades.
• La organización y la situación financiera del proveedor transmiten información sobre la continuidad de la empresa y advierten sobre situaciones que podrían producir interrupciones en el suministro.

Evaluación Mediante Visita Personal al Proveedor

Factores del Producto y del Proveedor

Relacionados con las características técnicas y la facilidad de uso, la formación ofrecida por el proveedor y el tiempo concedido para ello, la flexibilidad para adaptarse al personal de nuestra empresa, o la confianza y empatía entre comprador y vendedor, para asegurar la comodidad del suministro.

Factores del Proceso de Compra

Relacionados con el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores se originan en la toma de decisiones. Cuando la decisión es autónoma, resaltan las preferencias del usuario principal del producto, mientras que en las decisiones conjuntas, pueden interponerse conflictos entre las personas que intervienen en la decisión.

Comunicación Posterior a la Selección del Proveedor

Una vez elegido el proveedor, debemos responder mediante una carta a todas las empresas que enviaron su oferta. Notificaremos a los proveedores seleccionados la decisión final y las razones de nuestra elección, mientras que a los no escogidos les explicaremos por qué no hemos aceptado sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas. Es importante recordar que estas ofertas pueden ser de gran utilidad en el futuro.

Objetivos del Fichero de Proveedores

• Obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuestos e información o enviar pedidos.
• Conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas.

Riesgos Derivados de un Acuerdo Comercial Deficiente

• La parte perdedora puede no cumplir lo acordado, rebajando la calidad del producto o prestando un mal servicio.
• La parte perdedora puede que cumpla lo acordado, pero que no se encuentre dispuesta a negociar otras compras, rompiendo así la relación comercial.