Metodología para la identificación de necesidades y problemas en proyectos

Problemática General

Los proyectos son la manera en que las organizaciones y los países crecen, se desarrollan y mejoran el bienestar. Los recursos, privados y públicos son escasos. Ante ilimitadas necesidades, debe priorizarse el uso de los recursos. Es esencial la correcta formulación y evaluación de proyectos y programas. El Estado tiene una gran responsabilidad en el desarrollo, y una de las formas de intervenir es mediante proyectos y programas.  Eficiencia requiere una metodología y disciplina para asegurar la buena formulación y evaluación de proyectos

Definición e identificación de necesidades

La Identificación sistemática de las necesidades de una población es una exigencia para determinar el nivel apropiado de servicios necesarios que deban ser provistos.  La complejidad de los seres humanos lleva a que las necesidades de la población sean muy numerosas y difíciles de gestionar. En el país, hay dos maneras mayoritarias en que se levanta información de necesidades: sectorial y territorial. Mantener un estado de situación actualizado requiere de estos métodos de levantamiento de forma sistemática. Los aspectos sectoriales deben cruzarse con los territoriales. De esta información pueden surgir las principales brechas que aquejan a la población tenerse en cuenta un mecanismo de priorización. Para que las políticas públicas se orienten apropiadamente, se requiere un proceso de levantamiento de información para determinar las necesidades de la sociedad y su magnitud.  A través de un proceso de planificación de largo plazo, el Estado responde por medio de políticas.

Definición e identificación del problema

Definiendo el problema, es una situación de inconveniencia, estado negativo o insatisfacción, que no puede ser resuelto, en forma autónoma, por los propios afectados (vulnerabilidad).  Se puede manifestar por la carencia de algo bueno, por la existencia de algo malo.  También se puede identificar un problema ante una oportunidad de desarrollo no aprovechada.  Una vez seleccionado el problema, se describen sus características y se identifican las variables que lo constituyen. Mediante el Diagnóstico se identifican los problemas y los factores causales de ellos. Consideraciones Contrastar situación a analizar respecto a niveles habituales, normales o estándar. Requiere de una referencia externa para su detección. Comparar la realidad con niveles deseables y posibles de ser conseguidos. El problema definido debe ser consensuado y significar lo mismo para los involucrados, lo que puede lograrse a través de la participación ciudadana. Se debe trabajar con problemas existentes, no ficticios Apreciar hechos de la realidad, que no son deseados y provocan efectos negativos en la comunidad o sociedad. No confundir el problema con la “falta” de una solución.  Enfocar el problema en las personas y el servicio a entregar

Técnicas para la identificación del problema

Análisis de los contextos (social, económico, cultural).  Revisión y análisis de fuentes secundarias (bibliografía).  Análisis de cuestionarios, entrevistas e inventarios aplicados a diferentes fuentes.  Comparación con estándares económicos, sociales, productivos u otros. Observación de la realidad en distintos niveles. Consulta a expertos (entendidos, lugareños).

Brainstorming o lluvia de ideas: técnica grupal que se realiza en un entorno relajado, de discusión. Analizar un problema que es dividido en pequeñas partes antes de iniciar la sesión. La técnica se realiza en grupo, bajo la moderación de un director, quien realiza preguntas dirigidas, preparadas con anterioridad. Un asistente va sistematizando la información.

Espinas de pescado de Ishikawa: Es un diagrama de causa-efecto que se puede utilizar para identificar las causas potenciales o reales de un problema. Su diagrama sirve como estructura para el debate sobre las posibles causas de un problema. Permite esencialmente un análisis extenso de las causas del problema. Tiene un esquema de presentación bastante sencillo con la forma de las espinas de un pescado.

Técnica de Pareto: Es un diagrama que organiza valores en forma gráfica; estos se separan por barras, ordenándose de mayor a menor. Su finalidad es que el tomador de decisiones priorice qué causas del problema atenderá dada la escasez de recursos. Se basa en la regla del 80/20 de Pareto, esto es: en la mayoría de las situaciones, el 80% de las consecuencias son debido al 20% de las causas.

Árbol de problema: Es un modelo explicativo y un esquema simplificado de la realidad. Se elabora mediante aproximaciones sucesivas de causas y efectos, en torno a un problema.  Requiere que el o los problemas se describan en forma clara y precisa, seleccionado y definiendo el problema principal, que sería el tronco del árbol. Técnica usada en la formulación y preparación de proyectos en el país. Es uno de los métodos más aplicados en proyectos y programas, procedimiento flexible y sencillo. Su eficiencia y efectividad depende de los participantes. Genera un consenso de opiniones en el proceso.