Metodología Eficaz para la Descripción de Puestos de Trabajo: De Días a Horas

Optimización del Proceso de Descripción de Puestos

Anteriormente, la descripción de puestos requería varios días para entrevistar a cinco o seis trabajadores muestra y a sus gerentes, así como para explicarles el proceso y los motivos de la evaluación. En la actualidad, el mismo proceso llevaría de 3 a 4 horas, y los pasos serían los siguientes:

Pasos para la Descripción Rápida de Puestos

1. Saludar a los participantes y darles una breve introducción.
2. Explicar concisamente el proceso de la descripción de puestos de trabajo y los roles que juega el participante en tal proceso.
3. Dedicar cerca de 15 minutos para determinar el ámbito del puesto que se va a describir, al llegar a un acuerdo sobre el resumen básico del puesto.
4. Identificar las áreas funcionales o de responsabilidades generales del puesto, como “administrativo” y “de supervisión”.
5. Identificar tareas dentro de cada área funcional de responsabilidad, usando un rotafolio o un software para trabajo en equipo.
6. Imprimir la lista de tareas y solicitar que el grupo la firme.

Técnicas Frecuentes para la Recolección de Información del Puesto

Los gerentes se valen de diferentes técnicas para realizar la descripción de puestos (es decir, para reunir información sobre las obligaciones, responsabilidades y actividades del puesto). Algunas de las técnicas más frecuentes son las siguientes:

La Entrevista como Método de Recolección de Datos

Las entrevistas para la descripción de puestos de trabajo podrían hacerse a quienes ocupan el puesto, o a uno o varios de los supervisores que conocen detalladamente sus tareas. Algunas preguntas típicas de dichas entrevistas son:

• ¿Cuál es el puesto de trabajo desempeñado?
• ¿Cuáles son las principales responsabilidades de su puesto de trabajo?
• ¿Qué hace usted exactamente?
• ¿En qué actividades participa?

Ventajas de la Entrevista en la Descripción de Puestos

Es probable que la entrevista sea la técnica más utilizada para identificar las obligaciones y las responsabilidades de un puesto de trabajo, lo cual refleja sus ventajas. Lo más importante es que la entrevista permite que los trabajadores informen acerca de actividades y conductas, lo cual de otra manera tal vez no se obtendría. Por ejemplo, un entrevistador habilidoso descubriría actividades importantes que solo se presentan de manera ocasional, o contactos informales (digamos, entre un supervisor de producción y el gerente de ventas) que no serían evidentes en el organigrama.

Desafíos y Distorsión de la Información

El principal problema con la entrevista es la distorsión de información, ya sea por la falsificación intencional o por malos entendidos. Con frecuencia, la descripción de puestos es el preámbulo para un cambio en el sueldo que se paga por ese trabajo. Por lo tanto, a veces los trabajadores consideran, de forma legítima, que la entrevista es un tipo de “evaluación de la eficiencia” que tal vez afecte su remuneración, y por ello quizás exageren ciertas responsabilidades y, al mismo tiempo, resten importancia a otras. La obtención de información válida llega a ser un proceso lento.

Por ejemplo, en un experimento los investigadores listaron responsabilidades de puestos de trabajo, ya fuera como sencillos enunciados de tareas (“anotar los mensajes telefónicos y otra información de rutina”) o como enunciados de habilidades (“la habilidad para anotar los mensajes telefónicos y otra información de rutina”).