Metodología de Diseño y Gestión para el Mejoramiento Continuo de Procesos

Organización para el Mejoramiento de Procesos

Definición y Gestión de Límites del Proceso

Los Límites definen dónde terminan y comienzan las actividades del proceso. Tanto el Límite de Iniciación como el Límite Superior permiten que los inputs entren al proceso.

• Todos los inputs de la primera actividad de un proceso ingresan a través del Límite de Iniciación.
• El Límite Superior permite que los inputs formen parte de cualquier otra actividad dentro del proceso.
• El Límite Inferior permite que el output del proceso llegue a los Clientes Secundarios en cualquier punto del proceso.
• El output del Límite de Finalización es el output primario del proceso y llega hasta el Cliente Final del proceso.

La selección de estos límites determina quiénes se involucrarán en el proceso y qué actividades se desarrollarán dentro de este.

Estructura de Equipos de Mejoramiento

La organización del mejoramiento de procesos requiere la participación de diversos equipos especializados:

1. Equipo de Mejoramiento del Subproceso (EMS-P): Se encarga de dividir el macroproceso en subprocesos y cuenta con un responsable del subproceso.
2. Equipo de Tareas (ET): Es un grupo de expertos dedicados a tareas específicas para asegurar que el cambio se realice correctamente.
3. Equipo de Mejoramiento en el Departamento (CEMD): Identifica los problemas que generan errores y/o condiciones que disminuyen la efectividad del departamento. Posteriormente, este equipo desarrolla y ejecuta acciones correctivas para eliminar los obstáculos que se oponen a la alta productividad y/o a un desempeño libre de errores.

Fase de Comprensión de la Tarea

La comprensión de la tarea implica la definición de los siguientes elementos:

• Objetivos de MPE (Mejoramiento de Procesos) señalados por el EEM (Equipo Ejecutivo de Mejoramiento).
• Supuestos Operacionales.
• Límites Preliminares del Proceso (realizados por el responsable del proceso).
• Definición de la Misión del Proceso.
• Nombre del EMP (Equipo de Mejoramiento del Proceso).
• Límites Finales del Proceso.

Clasificación de los Clientes del Proceso

La identificación precisa de los clientes es crucial para el diseño del proceso:

1. Clientes Primarios: Son aquellos que reciben directamente el output del proceso.
2. Clientes Secundarios: Es una organización que está por fuera de los límites del proceso y que recibe el output, pero que no es necesaria directamente para respaldar la misión primaria del proceso. Ejemplo: Cuando se finaliza un procesamiento computacional, el operador retira la cinta y le indica a otro operador que el computador se encuentra libre para procesar otro trabajo.
3. Clientes Indirectos: Son aquellos que, estando dentro de la organización, no reciben directamente el output del proceso, pero se ven afectados si el output es erróneo y/o retardado (armatoste).
4. Clientes Externos: Son los clientes externos de la empresa que reciben el producto o servicio final (distribuidor).
5. Consumidores: Con frecuencia son clientes externos indirectos. Algunas veces las empresas envían su output directamente al cliente. En estos casos, el Cliente Externo y el Consumidor son la misma persona u organización.

Objetivos Fundamentales del Proceso Total

Todo proceso debe orientarse a la consecución de tres objetivos principales:

• Efectividad: Es el grado hasta el cual los outputs del proceso satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes. Un sinónimo de efectividad es Calidad. La efectividad implica tener el output apropiado en el lugar apropiado, en el momento apropiado y al precio apropiado.
• Eficiencia: Es el punto hasta el cual los recursos se minimizan y se elimina el desperdicio en la búsqueda de la efectividad.
• Adaptabilidad: Es la flexibilidad del proceso para dirigir las expectativas futuras y cambiantes del cliente, así como los requerimientos especiales e individuales del cliente actual.