Metodología Completa para la Elaboración e Implementación de Manuales Organizacionales

Preparación del Proyecto

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo. Este documento debe definir los siguientes aspectos:

• Naturaleza: Tipo de manual que se pretende realizar.
• Justificación: Demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.
• Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar.
• Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

Programa de Trabajo

El programa de trabajo establece los parámetros operativos del proyecto:

• Identificación: Nombre del manual.
• Responsable(s): Unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
• Área(s): Universo bajo estudio.

Captación de la Información

Como primer paso de esta etapa, se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.

Análisis de la Información

En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento.

Técnicas de Apoyo para el Análisis

Esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.

Preparación del Proyecto del Manual

Una vez que se cuenta con toda la información del manual, se procederá a integrarlo. Para tal actividad, se requiere convocar a todos los partícipes de la elaboración del manual, para la revisión del contenido y presentación de cada apartado.

Estructuración

Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la elaboración del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

Formulación de Recomendaciones

Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo, los recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones. Esto incluye consideraciones sobre:

• Mantenimiento
• Eliminación
• Adición

Presentación del Manual para su Aprobación

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación. Esto incluye los niveles directivos, jerárquicos y de gobierno.

Reproducción del Manual

Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que este sea reproducido para su distribución e implantación.

Implantación del Manual

La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas, buscando elevar la productividad y mejorar la coordinación.