Marco Regulatorio y Gestión de RR.HH.: Protección de Datos y Control del Absentismo Laboral

Marco General de la Protección de Datos Personales

Son un conjunto de reglas generales que establecen cómo recoger, tratar, publicar y ceder datos personales para garantizar el respeto a la intimidad y demás derechos fundamentales de los ciudadanos.

Principios Rectores del Tratamiento de Datos

1. Principio de transparencia: Los datos personales deben ser tratados de forma lícita, leal y transparente. La normativa detalla las condiciones que deben darse para que se puedan recabar y tratar datos personales y se exige al responsable el deber de facilitar al interesado toda la información relativa al tratamiento, de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, utilizando un lenguaje claro y sencillo.
2. Principio de limitación de la finalidad: Los datos personales deben ser recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos.
3. Principio de calidad: Los datos personales deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con el tratamiento. Los datos personales deben ser exactos y estar siempre actualizados. Los datos personales deben mantenerse de forma que se permita la identificación de los afectados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.
4. Principio de responsabilidad proactiva (Accountability): Los datos personales deben ser tratados de tal manera que se garantice su seguridad frente al tratamiento ilícito, la pérdida accidental, destrucción, etc. Cuando se habla de responsabilidad proactiva, se hace referencia a la necesidad de prevención, de que las empresas adopten las medidas que garanticen de manera suficiente el cumplimiento de la normativa.

Gestión del Expediente Personal del Trabajador

En cada empresa debe existir solo un expediente personal por cada trabajador que preste servicios en la misma o los haya prestado.

Componentes del Expediente

Cada expediente consta de:

• Una carpeta: Es el contenedor físico en el que se guarda el expediente.
• Extracto o ficha-resumen: Es una hoja en la que se anota cada uno de los documentos de que consta el expediente personal.
• Documentación: Esta puede ser relativa a:
  • El trabajador: Fotocopias del NIF, de títulos académicos, de certificados profesionales, justificantes de ausencias al puesto de trabajo, etc.
  • Empresas que hayan tenido contacto con el trabajador: Por ejemplo, puede ser interesante guardar cartas de recomendación, certificados de servicios prestados, etc.
  • Organismos públicos que guarden relación con el trabajador: Es conveniente conservar fotocopias de altas y bajas en la Seguridad Social del trabajador, fotocopia del contrato o contratos de trabajo, etc.

El Absentismo Laboral

El absentismo es toda ausencia de una persona de su puesto de trabajo, en horas que correspondan a días laborables, dentro de la jornada legal de trabajo. El control del absentismo, el estudio de sus causas y su prevención, son algunas de las tareas principales del Departamento de RR.HH.

Tipos de Absentismo

Hay 3 tipos: Justificado, No justificado y Presencial.