Marco Legal de la Documentación Empresarial: Notarios, Registradores y Fe Pública

Régimen Jurídico de la Documentación Empresarial

La legislación de nuestro país distingue entre documentación pública y privada. La legislación exige que gran parte de la documentación generada por la empresa sea pública, por lo que tiene que ser autorizada e inscrita en registros de acceso público.

Documentos Públicos y Privados

La legislación española diferencia dos grandes tipos de documentos:

• Documentos Públicos: Son aquellos que están autorizados por un notario, con los protocolos requeridos por la ley. Hacen prueba del hecho que motiva su otorgamiento y la fecha de este. Además, hacen prueba contra los contratantes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho.
• Documentos Privados: Son aquellos que no han sido autorizados por un notario. Estos documentos hacen prueba del hecho que los motiva, de su otorgamiento y de la fecha de este, pero únicamente entre las partes que lo han suscrito.

Fedatarios Públicos

Son personas habilitadas legalmente para dar fe y autentificar hechos, actos o negocios jurídicos. Podemos incluir en este concepto:

• Los notarios.
• Los secretarios judiciales.
• Los registradores de la propiedad y mercantiles.
• Los funcionarios públicos legalmente facultados.

El Notario: Doble Función

Según el Reglamento Notarial de 1944, los notarios son a la vez funcionarios públicos y profesionales del derecho.

• Como funcionario, ejerce la fe pública notarial, que tiene y ampara (tanto en la esfera de los hechos como en la del derecho).
• Como profesionales del derecho, pueden asesorar jurídicamente a quienes se lo soliciten en el ejercicio de su cargo.

Los Registradores

Son funcionarios públicos del Estado, licenciados en derecho y seleccionados mediante oposición.

Funciones Principales

Llevan los registros de la propiedad, bienes muebles y mercantiles, ejerciendo las funciones públicas que les atribuye la legislación. Es importante destacar que no podrá inscribirse ningún documento en el registro correspondiente si el registrador no lo ha calificado favorablemente.

Documentos Notariales

Los notarios redactan escrituras matrices, expiden copias y forman protocolos. Además, están obligados a llevar los libros de registro previstos en la legislación notarial.

Estos documentos tienen unas características peculiares, dado que su carácter acredita la veracidad y la legalidad de los hechos y actos, y el lenguaje utilizado es formal.

Tipos de Documentos Notariales

Los notarios redactan los siguientes tipos de documentos:

• Escrituras Públicas.
• Actas Notariales.
• Pólizas Intervenidas.

En todas las notarías existirá un libro-registro en el que figuran por su orden, separada y diariamente, todas las operaciones en que los notarios hayan intervenido.

Estructura de las Escrituras Notariales

1. INTRODUCCIÓN: Incluye el lugar y la fecha, el nombre de la persona y sus datos personales.
2. CUERPO: Contiene la declaración de voluntad de los comparecientes, así como la documentación y los comprobantes que deben ajustarse.
3. CONCLUSIÓN: Se incluye la fe de la lectura de la escritura por el notario o los comparecientes.