Manuales Organizacionales: Clave para la Eficiencia y la Gestión Empresarial

El Manual de Organización es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los miembros de la organización. Es una guía especial de la organización. Las relaciones pueden ser verticales (jerárquicas) y horizontales (la división por funciones).

El manual sirve para que cada miembro de una organización sepa qué se espera de él en materia de:

• Funciones
• Tareas
• Responsabilidad
• Autoridad
• Comunicaciones
• Interrelaciones dentro y fuera de la empresa

De este modo, los colaboradores pueden comprender la organización y sus partes de manera integral.

El Manual de Procedimientos Administrativos

En el Manual de Procedimientos Administrativos se detallan las funciones de cada área y departamento, los métodos y las técnicas de recepción, procesamiento y emisión de información, y la determinación de las responsabilidades vinculadas con el procesamiento de la información. Además, se resumen las tareas que componen un proceso administrativo, con sus secuencias de relaciones y responsabilidades de los intervinientes.

Ventajas de Implementar Manuales Organizacionales

La implementación de manuales en una organización ofrece múltiples beneficios:

• Permite normalizar la ejecución de las tareas estándar y facilita la toma de decisiones programadas.
• Evita la superposición de tareas.
• Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que pueden resultar confusas, voluminosas y costosas cuando no estaban normalizadas.
• Permite simplificar el asesoramiento y la capacitación a nuevos empleados en la empresa.
• Permite incrementar la motivación del empleado, ya que le posibilita la comprensión de los objetivos que persigue la empresa mediante el aporte de sus tareas.
• Reduce la participación de jefes y gerentes, ya que su intervención se limitaría a situaciones no habituales.
• Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro sector.
• Refleja la evolución administrativa de la empresa y el nivel de organización alcanzado.

Alcances y Relevancia de los Manuales en la Empresa

Los manuales poseen un amplio alcance y son de vital importancia para la gestión empresarial:

1. Los manuales constituyen parte esencial del proceso de comunicaciones en la empresa; sirven para cumplir la función unificadora de las partes de la organización y, preponderantemente, de una de ellas: la organización formal.
2. En todas las organizaciones se producen casos conflictivos y situaciones de crisis; el manual es útil para dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones, responsabilidades y autoridad.
3. El legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes encuentra una vía natural de transmisión en los manuales.
4. Los manuales ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa y, en la medida que tal ayuda adquiera importancia, son instrumentos fundamentales para la dirección de la firma.
5. Proveen información esencial para todas las prácticas de la empresa.
6. Aseguran la continuidad de prácticas aceptadas por los jefes.