Manual de Documentación y Estilos de la Comunicación Comercial

Comunicación Comercial: Documentos y Estilos (3ª Evaluación)

1. Estructura de la Carta Comercial

Partes de la Carta

La carta comercial se divide en tres secciones principales:

A. Inicio

• Membrete
• Destinatario
• Referencias
• Asunto
• Fecha

B. Contenido

• Saludo
• Texto de la carta
• Despedida

C. Final

• Antefirma
• Firma
• Anexo
• Posdata

2. Estilos de Distribución del Texto

Existen ocho estilos de distribución del texto.

La carta debe estar bien centrada y debe tener una distribución correcta. Antes de comenzar a escribir, es fundamental realizar un borrador y calcular aproximadamente su longitud para así poder definir mejor su distribución en el papel.

La carta debe ser enviada sin borrones ni tachones. Para subsanar los errores se deben utilizar los correctores apropiados que se encuentren en el mercado. Si el resultado no es satisfactorio, lo mejor es volver a escribir la carta completa.

3. La Circular

La circular es el tipo de carta comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas, tales como cambios de domicilio, de razón social, etc. También se utilizan dentro de la propia empresa para comunicar asuntos de interés general como cambios de horario o de turnos.

Tipos de Estilos de Cartas Comerciales

Estilo Moderno

Se caracteriza por su sencillez en la distribución y por la rapidez en el mecanografiado. Las partes de la carta comercial comienzan en el margen izquierdo del papel y no se emplea ninguna sangría.

Estilo Moderno Modificado

Es muy parecido al estilo moderno, excepto que la despedida, la antefirma y la firma se escribirán desde el centro de la carta hacia el margen derecho.

Estilo Profesional

Se utiliza la sangría para la fórmula del saludo y al comienzo de cada párrafo. El apartado del destinatario aparecerá en la derecha. La despedida, la antefirma y la firma pueden figurar de diversas maneras: desde el centro hacia la derecha, alineadas al margen derecho, o incluso pueden aparecer centradas.

Estilo Evolucionado

Pretende simplificar el contenido de las cartas comerciales mediante el trato directo del tema. Se prescinde de la fórmula del saludo y de la despedida.

4. El Moroso y sus Tipos

(Nota: El documento original menciona 'Tipos', pero no los desarrolla.)

5. Cartas Relacionadas con el Proceso de Pedido

Tipología de Cartas

Solicitud de Información

Son cartas que se dirigen a los proveedores potenciales o habituales solicitando información sobre sus productos con el objeto de hacer un pedido. Se deben escribir exponiendo claramente la clase de información que deseamos.

Carta de Pedido

Una vez que la empresa cliente recibe la información enviada por el proveedor, se realiza el pedido por escrito y firmado. En su contenido debe figurar una descripción detallada del pedido, conteniendo información de los elementos que se envían.

Cartas de Aceptación del Pedido

Es el tipo de escrito que remite el vendedor o el proveedor a su cliente, mediante el que le comunica la aprobación o la aceptación del pedido formulado.

Cartas de Cobro de Pedido

Documentos utilizados para gestionar el pago de los pedidos realizados.

6. Otros Documentos de Comunicación Empresarial

Acta

Es un documento que sirve para dejar constancia de los asistentes, el orden del día, las deliberaciones y los acuerdos de las reuniones de los órganos colegiados.

Aviso

Es un escrito en el que se hace constar el conocimiento de algo a una persona.

Anuncio

Es el conjunto de palabras, signos e imágenes con que se anuncia algo que está por venir.

Saluda

Es el tipo de comunicación que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y autoridades.

Invitación

Es aquella tarjeta con la que se invita a alguien a algún acontecimiento.

Diferencias entre Saluda e Invitación

• El saluda lo escriben las personas de alto cargo, como los directores.
• Las invitaciones las puede hacer cualquier tipo de persona.

Confidencialidad

Es aquella cualidad mediante la cual entendemos que algo es secreto y no debe ser conocido por otras personas.