Manual de Ceremonial y Protocolo: Guía Completa

Ceremonial

Disciplina técnica, organizativa y comunicacional que pone en práctica un conjunto de conocimientos, reglas y normas protocolares y de etiqueta para ordenar y preparar actos y ceremonias oficiales de carácter público, creando un ámbito de equilibrio, cordialidad, respeto y cortesía con el fin de proporcionar relaciones públicas.

Ceremonial como técnica y arte

Un grupo es el conjunto de personas que interactúan en un espacio y tiempo determinado, en el que se deben establecer normas y principios de acción que aceptan para alcanzar metas y fines comunes.

Un evento es la reunión de personas que deben contemplar desde el principio el componente de las relaciones personales. En éste se busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo. La organización de éste es una de las herramientas de relaciones públicas más delicadas.

Evolución del Ceremonial: Historia

El ceremonial es una disciplina dinámica; sus reglas y procedimientos no son inmutables, sino que han ido variando a medida que variaron las ideas y los pueblos a través de la historia. Fue evolucionando conforme maduró el espíritu humano.

Se destacan 3 etapas evolutivas:

Ceremonial. Actos de culto

Se halla íntimamente ligado a lo religioso. Son las épocas del rey-dios, rey-sacerdote y del poderoso, misterioso y sobrenatural chamán (los dos primeros son las figuras centrales). Tiene vigencia desde los orígenes de la humanidad hasta la caída del Imperio de Occidente y la organización política bárbara. El saludo fue uno de los constantes aportes del ceremonial a la convivencia humana. El ceremonial se plasmó en los ritos primitivos, iniciadores de los credos. Todos los actos de los hombres estuvieron regidos por el ceremonial, que iniciaba las formas de lo que era correcto y de aquello que no lo era. Así se fueron desarrollando las etapas de la humanidad hacia las épocas históricas, siempre los pueblos se atuvieron a las normas civilizadoras de su propio ceremonial. En Egipto, el ceremonial era un ritual que dejaba un mensaje visual, haciendo que el pueblo se sintiera identificado con el faraón, generando conciencia como nación.

Ceremonial. Arte

Tiene vigencia a partir de la llegada de los pueblos bárbaros y la formación del Sacro Imperio Romano Germánico. Finaliza a mediados del siglo XIX, a medida que va desapareciendo el Antiguo Régimen Feudal. Este ceremonial es el de las monarquías de derecho divino. Las figuras centrales son el Chamberlain (encargado de ceremonial en la corte), el heraldo (encargado de leer e interpretar el sello real, iba de pueblo en pueblo), etc., quienes dan una exagerada importancia al rigorismo y a la aparatosidad. El ceremonial era más bien visual, ya que no sabían leer y escribir. En los reinos de los Austrias en España, de Luis XIV en Francia, la Casa de los Habsburgo en Austria o aún hoy en el Vaticano, su fin último era imponer respeto, la reverencia, hasta el temor, para que, a través de mecanismos psicológicos, el monarca y el estado pudieran gozar de prestigio, que finalmente es una forma de poder.

Ceremonial. Saber práctico

La característica de ésta es la normatividad. Se trata de un ceremonial de tipo positivo, escrupulosamente codificado. Es organizado, articulado y sistematizado. Aquí las figuras centrales son los especialistas y los ministros encargados del área en sus respectivas Administraciones Públicas. Esta comienza a medida que va desapareciendo el Antiguo Régimen. El ceremonial ha perdido complejidad; todos pueden comprender y practicar sus normas por cuanto estas últimas son sistematizadas, promulgadas y publicadas por los poderes públicos de los estados.

Ramas del Ceremonial

En la última de las etapas evolutivas, podemos distinguir 3 ámbitos de aplicación del ceremonial, cuyo objeto de estudio (al igual que su ámbito de aplicación) se halla también diferenciado.

Ceremonial Público

Se ocupa del estudio y la organización de los actos y ceremonias de carácter oficial en los que participan autoridades públicas. Éste, en cuanto disciplina técnica, enuncia un conjunto de reglas y procedimientos operativos de carácter práctico que, por una parte, establecen el marco ordenador de las relaciones formales entre los funcionarios estatales y, por otra, desarrollan la destreza organizativa de quienes deben organizar funciones protocolares en el ámbito de la Administración Pública. Las normas de éste son de naturaleza legal, ya que se aplican sobre instituciones cuya posición se encuentran establecidas en forma de escalonamiento piramidal, tanto por la Constitución Nacional como por los Reglamentos Administrativos. Dentro de esta rama ubicamos también a los “ceremoniales especiales”, cuyo objeto de estudio resulta complementario al enunciado para la Etiqueta Oficial; serán el Castrense, el Eclesiástico, el Judicial, etc.

Ceremonial Privado

Consiste en estudiar, explicar y formular normas relacionales y organizativas que rigen el buen tono social y se aplica a las normas de comportamiento social, el vestir, el comer, el servir, etc.

Ceremonial Social

Dispondrá de dos disciplinas que, al interactuar, tienden al mejoramiento de las relaciones públicas. Tales disciplinas son:

• Urbanidad: Es aquella sub-rama que se ocupa del estudio de principios y normas que tiene por objeto lograr el recto comportamiento social y la convivencia armónica dentro de un contexto urbano.
• Cultura Cívica: Es aquella sub-rama que se ocupa del estudio de principios y normas de respeto y conservación de los símbolos patrios, las prácticas democráticas y las virtudes cívicas.

Gestión Protocolar

El conocimiento y puesta en práctica de aquellas reglas comunes al protocolo y al ceremonial ejecutivo con el objetivo de conjugar armónica y correctamente todas las personas, elementos y acciones que son necesarias para la organización formal de cualquier acto, reunión, ceremonia o recepción de una institución o empresa, tanto pública como privada.

Reglas de la Logística Protocolar

Código de Hammurabi: Creado en 1760 a. C., es uno de los conjuntos de leyes más antiguos y uno de los ejemplares mejor conservados de este tipo de documentos creados en la antigua Mesopotamia y se basa en la aplicación de la ley del Talión. Las leyes de este código están escritas en babilonio antiguo y fijan diversas reglas de la vida cotidiana; norman particularmente: la jerarquización de la sociedad, los precios, los salarios, la responsabilidad profesional, el funcionamiento judicial y las penas. El castigo varía según el tipo de delincuente y de víctima.

Reglas Operativas (Reglas Ceremoniales)

Son internacionales, es decir, se aplican a todos los países regidos por el sistema protocolar de tipo occidental; se pueden distinguir hasta once Reglas Ceremoniales y, en todos los casos, éstas prescriben principios operativos de ubicación y desplazamiento en todas aquellas manifestaciones que deben revestir formalidad; deben aplicarse las reglas ceremoniales para asignar la jerarquía, el espacio y el movimiento de las personas, elementos y acciones que las conformen.

1. Regla de Precedencia

   Es la regla operativa por la cual se reconoce y asigna a una jerarquía la primacía sobre otra. Puede ser establecida de 3 maneras diferenciadas:
   • Vía Consuetudinaria: Se establece por el respeto de las jerarquías consideradas así por los usos y costumbres de cada comunidad.
   • Vía Normativa: Es establecida por leyes, decretos o resoluciones de los poderes públicos de un estado. Un decreto de precedencia contiene la relación pormenorizada de la mayoría de las autoridades del Estado, ordenadas de acuerdo al orden de jerarquía decreciente de sus cargos, teniendo en cuenta lo que establece la Constitución Nacional y nuestro ordenamiento administrativo.
   • Vía Interpretativa: Es el modo de establecer un orden de precedencia a través de la interpretación del organigrama de autoridades de un organismo, institución o empresa. En dicho organigrama aparecen las autoridades dispuestas jerárquicamente en una estructura de tipo piramidal, desde el titular hasta el último de sus ejecutivos o funcionarios.

2. Regla de Centro Métrico

   Establece que el anfitrión debe ser ubicado siempre en el centro del estrado, que presida cualquier acto o ceremonia. En esta regla se reconoce una excepción: cuando un acto es presidido por el Presidente de la Nación, el anfitrión debe ceder a aquél el centro métrico.

3. Regla de la Derecha

   Establece que la persona que ocupe el segundo lugar en el orden de precedencia debe ser ubicada a la derecha del anfitrión (es decir, a la derecha del centro métrico).
   • En caso de concurrir a un acto el anfitrión con su esposa, el primero deberá compartir con esta última el centro métrico, situándola a su derecha (por honor y cortesía). El rey varón jamás cede la derecha a su esposa, ya que es considerada “soberana consorte”.
   • Cuando el anfitrión preside un acto junto a una personalidad de su mismo rango, deberá compartir con ella el centro métrico, colocándola a su derecha.
   • Cuando el dueño de casa y su esposa son los anfitriones, y deben presidir el acto junto a un matrimonio de la misma jerarquía, en este caso se aplicará la regla de la derecha, pero se debe tener en cuenta que la recepción entre matrimonios reconoce 3 secuencias distintas:
     • Secuencia de Recepción: Ambos esposos deben compartir el centro métrico del podio. El anfitrión debe dar la derecha a su invitado. La esposa del anfitrión deberá colocarse a la izquierda de su esposo, y la del invitado a la derecha del suyo.
     • Secuencia de Atención: El anfitrión dará su derecha al invitado de honor, y la esposa del primero será ubicada a la derecha del segundo. Esta disposición facilita que ambos matrimonios se conozcan.
     • Secuencia de Despedida: La disposición de los matrimonios, anfitrión y de honor, es igual a la que se debe realizar en la Secuencia de Recepción.

4. Regla de Proximidad

   Establece que la persona que ocupa el tercer lugar en el orden de precedencia debe ser ubicada a la izquierda del anfitrión. De esta forma, todas las autoridades podrán ser dispuestas sucesivamente a derecha e izquierda del anfitrión, logrando una visión armónica del conjunto. Para los casos en que a una repartición pública o a una institución privada concurra el presidente de la nación, este conservará su lugar en el centro métrico como 0. El funcionario de rango ocupa el sitio de acuerdo al orden de precedencia nacional y, a su vez, el funcionario invitante ofrece su derecha a ambos, demostrando de este modo un profundo dominio de la cortesía y una elegancia cultural superior. Esta regla reconoce dos excepciones:
   • Cuando el anfitrión preside el acto junto con su esposa o con un directivo de rango igual al suyo, al que desea agasajar.
   • Cuando concurre a la repartición pública el gobernador en su provincia, no solo el funcionario invitante debe ceder el centro, sino que además debe colocarse a la izquierda del jefe del estado para ofrecerle su propia derecha.

5. Regla de la Ordenación Lateral

   Establece que todas las autoridades deben ser ubicadas alineadas por disposición lateral. En la etiqueta democrática, el cargo de los funcionarios deberá quedar señalada únicamente por el orden protocolar de su ubicación, dispuesta siempre por derecha y proximidad. En la etiqueta monárquica, el orden lateral rige para los funcionarios, ya que el rey solo se alinea lateralmente con la reina y con los demás miembros de la familia real. Cuando hablamos de un número par de personas, se aconseja que el sitio de honor sea el del extremo derecho frente al público.

6. Regla de Ordenación Lineal

   Establece que, en el desplazamiento de autoridades, la fila deberá ser encabezada por el anfitrión, seguido por las restantes jerarquías de acuerdo al orden de precedencia. Por lo común, lo hacen de dos en dos, ya que resulta más fácil la conversación y el cambio de opiniones; cuando es así, las jerarquías deben disponerse de manera tal que la mayor reciba permanentemente la derecha de la menor.

7. Regla de la Ordenación Alfabética

   Consiste en ordenar alfabéticamente personas o símbolos, teniendo en cuenta su nombre expresado en un nombre común. Se utiliza para fijar precedencias entre símbolos nacionales, provinciales y municipales.

8. Regla de la Igualdad Jurídica

   Consiste en reconocer a todos los países del mundo y a sus representantes plena igualdad jurídica internacional. En virtud de ésta, todos los representantes de países, empresas o instituciones que participen en cualquier manifestación pública en el ámbito de nuestra administración pública deben ser ordenados según reglas ceremoniales uniformes, con independencia del poderío económico o político de sus estados. En el caso de los diplomáticos extranjeros, deberá tenerse en cuenta la antigüedad de la presentación de sus cartas credenciales (embajadores) o de su toma efectiva de funciones (demás funcionarios diplomáticos extranjeros).

9. Regla del Alternado

   Confecciona tantos originales de un documento como signatarios deban suscribir. Esta tiene por finalidad que todos los firmantes puedan conservar para sí un original del tratado. Luego de suscribir el documento original que tiene frente a sí, el firmante ofrece a su par la carpeta ya firmada, y este hace lo mismo con la suya. Ambos estampan su rúbrica debajo de la anterior, y luego vuelven a intercambiar carpetas. Así, cada signatario conserva el original que cita su nombre o el de su país en primer lugar.

10. Regla de la Antigüedad

    Asigna las precedencias de acuerdo a la anterioridad temporal. Reconoce tres vías para establecerla en caso de colisión jerárquica:
    • Antigüedad en el cargo: Hoy en día se aplica internacionalmente para establecer el orden protocolar de los miembros del cuerpo diplomático, observando la fecha en que presentó sus cartas credenciales al jefe de estado.
    • Antigüedad de la empresa, repartición o institución: La precedencia de ejecutivos o funcionarios puede ser establecida por la antigüedad de la empresa, repartición o institución que representan en un acto, reunión o ceremonia.
    • Antigüedad en la vida: Puede optarse por otorgar mayor precedencia al ejecutivo o funcionario de mayor edad por sobre su colega más joven.

11. Regla de la Analogía

    Asigna la posición de un funcionario que no se encuentra en un orden de precedencias oficialmente establecido. En este caso, tomaremos la precaución de colocarlo junto a funcionarios similares; en caso de que no exista ninguna categoría parecida, se lo colocará por debajo de las últimas. Se la denomina también “laguna protocolar”.

Precedencias

Precedencias en Automóviles

Son las mismas que se utilizaban cuando los monarcas y jefes de estado se trasladaban en carrozas: los funcionarios se ubicaban de derecha a izquierda. En el automóvil se designó como lugar de honor la ventanilla derecha del asiento trasero. El asiento trasero izquierdo corresponde a la persona que le sigue en jerarquía, y el delantero será para el tercero en orden jerárquico. En caso de tener que ubicar a tres personas, el tercer lugar será para el próximo en jerarquía en el lugar del medio.

Precedencias en Aeronaves

El lugar de máxima preferencia es, en la primera fila, el asiento que se encuentra junto a la ventanilla de la derecha, en el sentido de vuelo. En este caso, corresponde que asciendan en orden inverso a la jerarquía (el menos importante primero) y se descienda según la jerarquía.

Precedencias en Embarcaciones

En embarcaciones fluviales ocurre lo mismo: el presidente aborda último y es el primero en descender. Cuando se trata de embarcaciones grandes, la persona de mayor jerarquía abordará y descenderá primero.

Precedencias en Palcos y Estrados

El anfitrión ocupa el centro métrico y los restantes miembros se ubican a la derecha e izquierda de acuerdo con su estricto orden de precedencia. En los actos al aire libre, en el centro métrico, el palco con las autoridades de mayor jerarquía de acuerdo al orden de precedencias, y las demás autoridades se ubican en los palcos laterales, teniendo en cuenta que estos deberán ser completados de derecha a izquierda. El orden de los asientos de cada línea de los palcos deberán ser numerados a partir de la pared lateral más cercana al palco central.