Manejo y Custodia de Expedientes Judiciales

III. Consulta del Expediente

De conformidad con el artículo 9º del C.O.T., los actos de los tribunales son públicos, salvo las excepciones establecidas por ley. En este sentido, una de las funciones de los secretarios es dar conocimiento a cualquier persona que lo solicite sobre los procesos archivados en sus oficinas y todos los actos emanados de la Corte o juzgado, excepto cuando el procedimiento deba ser secreto por disposición legal expresa (art. 380 Nº 3 del C.O.T.).

IV. Custodia del Expediente

El proceso se mantendrá en la oficina del secretario bajo su custodia y responsabilidad (Art. 36 C.P.C.). El Nº 4 del art. 380 del C.O.T. reitera esta obligación, estableciendo que los secretarios deben guardar con el debido orden los procesos y demás papeles de su oficina, siguiendo las órdenes e instrucciones de la Corte o juzgado. En la práctica, estos preceptos establecen la facultad de disponer la custodia especial de ciertos expedientes, que el Secretario mantiene separados del resto para evitar su extravío. Además, se contempla una custodia especial para ciertos documentos, como los títulos de crédito, que, en caso de mantenerse en custodia especial, deberían acompañarse en fotocopia para facilitar su consulta sin necesidad de recurrir al original.

El expediente, o los autos según el Código, no pueden retirarse de la secretaría, excepto por las personas y en los casos legalmente contemplados (art. 36 del C.P.C.).

• Retiro por el Ministerio Público o Defensor Público: A solicitud del tribunal o por mandato de ley, el secretario les entregará el proceso exigiéndoles el correspondiente recibo. Si estos funcionarios demoran la devolución, el tribunal puede fijar un plazo razonable y ordenar al secretario que recupere los autos (art. 37 incisos 1º y 2º del C.P.C.).
• Retiro por Receptores: Los receptores pueden retirar solo las piezas del expediente estrictamente necesarias para la diligencia que deban efectuar. Deben devolver el expediente o cuaderno dentro de los dos días hábiles siguientes, con la constancia de lo obrado. El incumplimiento constituye falta grave, sancionable por el tribunal (Art. 393 inc. 3º del C.O.T.). El secretario debe velar por el cumplimiento de este artículo (art. 36 del C.P.C.).
• Retiro por Relatores: Para revisar los expedientes y hacer la relación según lo establecido en los Nºs 3 y 4 del art. 372 del C.O.T.

V. Remisión del Expediente a Otro Tribunal

El Artículo 159 Nº 6 del CPC establece la presentación de cualquier auto relacionado con el pleito como medida para mejor resolver. La regla general es remitir, a costa del peticionario, copias o fotocopias certificadas del expediente. Excepcionalmente, se envía el original si es imposible sacar fotocopias, si el caso es urgente, si el tribunal lo estima necesario por resolución fundada, o si el expediente tiene más de 250 fojas (Art. 37 inciso final). El tribunal receptor conservará el expediente original solo por el tiempo estrictamente necesario, no más de ocho días en casos pendientes (art. 159 inc. 2º del C.P.C.). El secretario que remite debe exigir recibo al secretario receptor (art. 37 inc. 1º del C.P.C.).

VI. Extravío y Reconstitución del Expediente

El CPC no regula el procedimiento para el extravío y reconstitución de expedientes, a diferencia del Código de Procedimiento Penal (artículos 668 a 671). En la práctica, se aplica analógicamente este último. La conservación de copias timbradas de escritos y actuaciones es crucial.

En caso de extravío, se debe solicitar al tribunal que el secretario certifique la pérdida. Luego, se solicita la reconstitución presentando copias simples de los escritos y actuaciones, preferiblemente timbradas, que el art. 669 inc. 2º del C.O.T. reconoce como auténticas. El tribunal dicta una resolución teniendo por reconstituido el expediente con citación y notificación por cédula. En caso de oposición, el tribunal determinará las piezas válidas para la reconstitución.

Si existe sentencia firme y se conserva copia original o auténtica, se cumplirá la resolución según el art. 671 del C.P.P., utilizando la copia del registro de sentencias definitivas (art. 384 Nº 1 del C.O.T.).