Logística Esencial: Códigos de Barras, Inventarios y Gestión de Envases y Embalajes

Códigos de Barras: Tipos y Estructura

Los códigos de barras son herramientas fundamentales para la identificación y trazabilidad de productos en la cadena de suministro. Se clasifican según su uso principal:

• De Consumo: GTIN-13 y GTIN-8
• De Venta: GS1
• De Carga: GS1-128 o EAN128

La estructura de los códigos de barras GTIN sigue un patrón específico:

• Los dos primeros números son asignados por GS1 e identifican el país de origen.
• Los cinco números siguientes corresponden al código de empresa, gestionado por AECOC.
• Los cinco números posteriores son el código de producto, definidos por la propia empresa.
• El último dígito es el dígito de control, utilizado para verificar la validez del código.

Gestión de Inventarios: Tipos y Fases Clave

Un inventario es un informe detallado de los materiales y mercancías que una empresa tiene almacenados, clasificados según categorías. Existen dos tipos principales:

• Inventario Permanente: Se realiza para mantener un control constante de las entradas y salidas de cada artículo. Los movimientos se registran en fichas de control de existencias, permitiendo conocer el stock en tiempo real.
• Inventario Periódico: Implica un recuento físico de las mercancías para determinar las cantidades de stock en un momento dado. Puede ser de tipo final (al cierre de un periodo) o rotativo (recuentos parciales a lo largo del tiempo).

Inventario Físico: Proceso y Preparación

El inventario físico se lleva a cabo en un momento específico, mediante la observación y el conteo de unidades, lotes y referencias. Sus fases incluyen:

1. Establecer la época o momento del inventario.
2. Informar y capacitar al personal involucrado.
3. Preparar y organizar el almacén.
4. Programar las fechas de trabajo.
5. Preparar los impresos y documentos necesarios.

Fases de Expedición de Mercancías: Proceso Logístico

La expedición de mercancías es un proceso crítico en la logística que asegura la entrega eficiente de los productos. Sus fases son:

1. Extraer las mercancías del lugar de almacenaje y trasladarlas a la zona de preparación de pedidos.
2. Preparar los artículos y acondicionarlos con el embalaje y etiquetado adecuados.
3. Realizar la verificación y pesar los artículos del pedido.
4. Agrupar los envíos por destino o clientes.
5. Emitir la documentación necesaria para administración, ventas y el transportista.
6. Llevar los pedidos a la zona de muelle para su carga.

Funciones Esenciales de los Envases en Logística

Los envases cumplen múltiples funciones vitales para el producto y la cadena de suministro:

• Contener el producto y dosificarlo en unidades físicas o logísticas.
• Conservar las propiedades y calidad del producto.
• Proteger el producto del entorno y de posibles daños.
• Fraccionar el producto en distintos formatos y tamaños.
• Facilitar el uso y consumo del producto por parte del cliente final.
• Informar, a través del etiquetado, sobre las características y composición.
• Identificar el producto, diferenciándolo de la competencia.

Recomendaciones para el Diseño y Uso de Envases

Para optimizar la funcionalidad y eficiencia de los envases, se recomienda:

• El envase debe llevar el código de barras ubicado de tal forma que se pueda leer visualmente y mediante escáner.
• El envase que contiene el producto de venta debe incluir información clara sobre: instrucciones de uso, fecha de caducidad y normas de etiquetado.
• El producto debe estar envasado con el mínimo aire posible para preservar su calidad y reducir volumen.
• El diseño del envase debe permitir la identificación del producto desde todos los lados y debe ser fácil para el manejo y almacenamiento por parte del consumidor.

Documentación Logística Clave

Pedido: Solicitud de Materiales

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales a su proveedor, formalizando la intención de compra.

Registro de Pedidos: Elementos Esenciales

Un registro de pedidos debe contener información detallada para un seguimiento eficaz, incluyendo:

• Número de pedido
• Fecha de emisión
• Importe del pedido
• Proveedor
• NIF del proveedor
• Fecha de entrega prevista
• Almacén de destino
• Fecha de recepción
• Número de albarán asociado
• Observaciones relevantes

El Albarán: Justificante de Entrega

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante de entrega y recepción de los productos.

Packing List: Contenido y Utilidad

El Packing List (lista de empaque) debe contener datos referentes a la factura de compraventa, el nombre del consignatario, el número de bultos, el peso bruto, el tipo de embalaje, entre otros detalles esenciales para la inspección y aduanas.

Características Cruciales de Envases y Embalajes

Tanto envases como embalajes deben poseer características específicas para garantizar la seguridad y eficiencia logística:

• Resistencia: Para soportar manipulaciones y transporte.
• Hermeticidad: Para proteger el contenido de agentes externos.
• Garantía de cierre hermético: Asegurando la integridad del producto.
• Protección mediante precinto: Para indicar si ha sido abierto o manipulado.
• Compatibilidad: Con el producto que contiene y con otros materiales.
• Ergonomía: Facilitando su manipulación y almacenamiento.

Tipos de Empaquetado: Primario, Secundario y Terciario

El empaquetado se clasifica en diferentes niveles según su función y proximidad al producto:

• El empaquetado primario está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. Su objetivo principal es proteger el producto.
• El empaquetado secundario contiene varias unidades del artículo con sus envases primarios. Protege de daños físicos durante el almacenaje y el transporte, y a menudo se utiliza para fines de marketing.
• El empaquetado terciario es el que facilita la manipulación, almacenaje y transporte de varias unidades de venta, como palets o contenedores.

Recomendaciones para un Embalaje Eficiente y Seguro

Para asegurar la eficacia del embalaje en la cadena logística, se aconseja:

• El embalaje debe llevar un código de identificación y etiquetas de expedición, colocadas en una superficie y lugar visible.
• Debe proteger los productos y sus envases, mantenerlos juntos, resistir el apilado y permanecer estable cuando está paletizado.
• El embalaje debe impedir la visión de los códigos de barras de las unidades de venta individuales para evitar lecturas erróneas.
• Cuando el embalaje sea para venta al por menor, debe contener un número uniforme y coherente de unidades de consumo, abrirse con facilidad y debe evitar derrames y roturas.
• Debe presentar un diseño ergonómico en cuanto a peso y forma que permita una manipulación eficiente y segura.