Logística de Almacén y Gestión de Mercancías: Optimización y Eficiencia

NF.1: Envases y Embalajes

1. Tipo y Clasificación de las Mercancías

Tipos de productos por su estado físico:

• Sólidos

  • Sólidos en bruto: Se almacenan y comercializan en bruto. Ejemplos: minerales, productos agrícolas, productos químicos, tierras.
  • Sólidos compactos: Productos fabricados cuya materia prima es sólida y, después de elaborados, permanecen en estado sólido. Ejemplos: clavos, muebles, puertas.
  • Animales vivos: Almacenamiento corto, hasta que se sacrifican y transforman en alimentos.
    • Almacenamiento en granjas: conejos, aves, ganado lanar y vacuno.
    • Piscifactorías: mejillones, salmón…
    • Mataderos.

• Líquidos

  • Líquidos estables: No cambian de estado físico ni composición química. Ejemplos: alimentación, industria, productos energéticos, fabricados químicos.
  • Líquidos inestables: Cambian de estado físico cuando están en contacto con otro producto, humedad, aire. Ejemplos: salfumán, colonia, alcohol.

• Gases

  • Envasados a alta presión. Ejemplos: extintores.
  • Envasados a baja presión. Ejemplos: bombonas de butano.

2. Tipos de Productos

2.1 Tipos de productos según sus propiedades

Productos perecederos:

• Fecha de caducidad. Necesidades de conservación (algunos). Se almacenan por orden de entrada (FIFO).
• • Congelados: Mantener a -18 grados.
  • Refrigerados (cámaras frigoríficas): 1 a 6 grados.
  • Frescos: Lugar más fresco, pero sin cámaras. No hay focos de calor.
  • A temperatura normal.

Productos duraderos:

• No hay caducidad. No hay criterio prioritario de orden de salida.
• Se almacenan por productos, gamas, modelos...

2.2 Tipos de productos según el grado de peligrosidad

Clasificación ONU:

• (Contenido pendiente de desarrollo)

2.3 Tipos de productos según la forma, el tamaño y la densidad

• Al almacenarlos utilizamos el criterio forma y peso-volumen. Formas: regular / irregular.
• • Según el volumen-peso: Cargas pequeñas-ligeras, cargas paletizadas-pesadas, cargas voluminosas-pesadas, cargas muy grandes y muy pesadas.
  • Según la fragilidad/resistencia: Cargas sencillas-frágiles (no se pueden apilar), cargas ligeras-apilables con limitación de alturas, cargas resistentes-apilables.
  • Según la forma geométrica: Redondos, prisma, tipos placa y cilindro o tubo.
• Clasificación ABC (Ley de Pareto 20:80): Es un método de clasificación que permite conocer los productos que generan más actividad, más rotación, más beneficio…

3. Almacenamiento según el Tipo de Mercancías

3.1 Almacenamiento de piezas pequeñas

• Ejemplos: Juguetes, partes de un producto para ensamblar...
• Tenemos muchos artículos y muchas referencias.
• Almacén automático: equilibrio costes/rotación.

3.2 Sistemas de Almacenamiento

Almacenamiento: operario hacia el producto

• El operario se desplaza al lugar donde está almacenada la mercancía para extraerla o depositarla de forma manual.
• Tipos de extracción manual (operario hacia producto):
  • Estanterías de un solo nivel:
    • Pasillo para operario.
    • Poca capacidad de carga. Estanterías no muy altas.
    • Carro de picking.
    • Muchos modelos de estanterías/compartimentos.
    • Las cargas pesadas a nivel del suelo.
  • Estanterías de varios niveles o almacén entreplantas:
    • Más capacidad de almacenamiento.
    • Medios mecánicos solo en la primera planta.
  • Estanterías móviles: Las estanterías se mueven sobre raíles de forma manual o automática.
  • Almacenes de pasillo estrecho: Son los que mejor rentabilizan la utilización del suelo.

Sistemas de almacenamiento de producto hacia el operario:

• Almacén automático para cajas (AS/RS o Miniload)

  • Identificación de los artículos por código de barras.
  • El transelevador acerca las cajas al puesto del operario, este extrae la mercancía, el transelevador la devuelve a su lugar.
  • Ventajas: Aprovecha espacio, fácil acceso a las cajas, no se pierden mercancías y control del inventario permanente.

• Carrusel

  • Permite almacenamiento dinámico y compacto.
  • Formado por cajas o cestones apilados en bloque y suspendidos de un carril superior.
  • Carga manual (generalmente).
  • Bueno para piezas pequeñas y preparación de pedidos.

• Paternoster

  • Para piezas pequeñas y piezas de gran valor.
  • Muy compacto.
  • Poco tiempo de preparación de pedidos.
  • Fácil de implantar.
  • Coste muy elevado.

Cómo elegir el mejor sistema:

• Coste de inversión.
• Coste de manipulación.
• Capacidad de manipulación.
• Índice de utilización del suelo.

3.3 Almacenamiento de mercancías especiales

• Almacenamiento de cargas largas, generalmente pesadas y flejadas.
• Almacenamiento directamente en el suelo y sin plataforma de apoyo.
• Almacenamiento en estanterías: estanterías cantilever.
  • Inconvenientes: Capacidad de carga (según ménsulas) y altura.
  • Ventajas: No se deforma, permite varias ménsulas.
  • Manipulación de cargas largas.
• Carretillas de carga frontal: Pasillo = ancho carga. Inestabilidad.
• Carretillas de carga lateral: Pasillo más estrecho. Inestabilidad.
• Carretilla multidireccional.

4. Etiquetado y Codificación

La codificación de mercancías permite tener un almacén ordenado y organizado. Es importante que las mercancías estén perfectamente identificadas desde el mismo momento en que son recibidas. Tener la mercancía codificada implica asociarla a una etiqueta dotada de un determinado código que permita conocer su situación dentro del sistema en todo momento.

4.1 La Codificación de la Mercancía en el Almacén

Codificación de la mercancía (de cara al consumidor):

• La mercancía o producto es importante que vaya siempre identificada utilizando alguno de los diferentes sistemas de codificación existentes. El sistema de codificación estándar europeo para las mercancías es el EAN-13.
• Este código es el habitual en las presentaciones al consumidor, es decir, unidades, blísters y, en algunos casos, también en las cajas. Como su nombre indica, el código EAN-13 consta de 13 dígitos que se organizan de la siguiente manera:
  • 3 primeros dígitos: Código internacional del país de origen del producto.
  • 5 dígitos siguientes: Código de la empresa asignado por el organismo competente, en el caso de España es la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).
  • 5 dígitos siguientes: Código del producto (lo asigna el mismo fabricante).

Codificación de la mercancía en tránsito entre almacenes:

• El código GS1-128 o EAN-128 es el código que se utiliza habitualmente en la identificación logística (para identificar palets que van o vienen entre almacenes), dado que ofrece información complementaria al EAN-13 (en este caso la caducidad, el lote de fabricación, el peso, el número de serie, el alta de fabricación, la destinación del producto y otros).

4.2 Codificación de la Unidad de Manipulación en el Almacén

• La unidad de manipulación dentro de un almacén suele ser un palet, un contenedor, una jaula… Estas unidades de manipulación se mueven dentro del almacén con toros, carretillas o carretillas elevadoras.
• Cuando se asocia una unidad de manipulación a una etiqueta de identificación y esta se registra en el sistema de gestión de almacén (WMS, del inglés Warehouse Management System), se puede obtener información importante de esta mercancía como, por ejemplo, la referencia, el código EAN, el proveedor, el número de lote, la fecha de consumo preferente, la fecha de fabricación, etc. El objetivo de esta codificación es asegurar que no pueden existir nunca dos unidades de manipulación en el almacén con el mismo código. Esta codificación también permite realizar una trazabilidad de esta mercancía hasta el momento en que se incorpora a una orden de fabricación o a un pedido de venta. (Fuente de la imagen: Kaiser+Kraft)
• Existen diferentes tecnologías de codificación (Código de Barras, Data Matrix, RFID). La de utilización más común para las unidades de manipulación dentro de los almacenes sigue siendo el Código de Barras, que es una sencilla etiqueta con un código de barras secuencial y la codificación numérica (aunque puede contener tanta información como el usuario necesite). Esta etiqueta actúa como una matrícula dentro de las instalaciones del almacén y suele ser de uso interno exclusivamente y, por lo tanto, no tiene ninguna utilidad fuera del almacén.
  • Código de Barras: Todavía hoy es la etiqueta más común en los almacenes de todo el mundo.
  • Data Matrix: No es la más habitual, pero ya se empiezan a ver en un número considerable de almacenes. Se leen con un escáner (un lector de códigos QR).
  • RFID: Esta etiqueta no lleva ninguna identificación visible, ya que está grabada electrónicamente en el circuito impreso. RFID significa: identificación por radiofrecuencia. Necesitan un lector de RFID.

Para poder realizar la trazabilidad de la mercancía, conviene que las diferentes ubicaciones por las cuales la mercancía puede pasar mientras está dentro de los almacenes, también estén codificadas. Es decir, se debe crear una identificación de ubicaciones de almacén que también estará codificada dentro del sistema, de manera que si la mercancía “X” pasa por la ubicación “A”, después la “B”, después la “C” y finalmente es asociada a un pedido y expedida al cliente, el sistema será capaz de saber por qué ubicaciones pasó esta mercancía, cuándo lo hizo y cuándo se asoció a un determinado pedido.

Las ventajas de codificar las unidades de manipulación dentro del almacén son:

• Capacidad de gestionar el stock en tiempo real.
• Trazabilidad.
• Operaciones de recepción, ubicación, preparación, cambio de ubicación y extracción más rápidas.
• Evitar errores al manipular la unidad de manipulación.
• Preparación de pedidos fiables y rápidos.
• Monitorizar y analizar la actividad de almacén.
• Mejora en el mantenimiento de la eficiencia del almacén mediante compactaciones.
• Realización de inventarios rápidos y fiables.

4.3 La Codificación del Almacén

Para poder realizar la trazabilidad de las mercancías dentro del almacén, este debe tener las diferentes zonas y ubicaciones identificadas, de tal manera que cada movimiento pueda asociar la mercancía a la ubicación de salida y, consecutivamente, la misma mercancía a la ubicación de entrada. Cada empresa puede decidir cómo identificar sus ubicaciones, pero existen unos estándares que permiten una cierta lógica:

1. Código de almacén: Entre 1 y 3 dígitos.
2. Código de pasillo o estantería: Entre 1 y 3 dígitos.
3. Código de columna o posición vertical: Entre 1 y 3 dígitos.
4. Código de altura o posición horizontal: Entre 1 y 2 dígitos.

5. Envases y Embalajes

Funciones:

• Contener el producto. Dosificarlo en unidades físicas o logísticas.
• Conservar (propiedades, características, calidad...).
• Proteger (del entorno, agentes externos).

Características:

• Resistencia: Garantizar protección, rotura, peso, apilado, transporte.
• Hermeticidad: Protegerlo del exterior (agua, humedad, gases, insectos).
• Garantía de cierre hermético.
• Precinto: Para mantener la integridad del producto, evitar manipulaciones...
• Compatibilidad con la mercancía: Que no ocasione reacciones químicas al producto.
• Ergonomía, peso óptimo: Adaptarse a la manipulación y traslado, almacenamiento...
• Información al consumidor: Caducidad, precauciones, consideraciones sobre medioambiente...

Unidad de Consumo, Venta y Carga:

• Unidad de consumo: Envase primario. Ejemplos: brick, lejía.
• Unidad de venta o pack: Una o varias unidades de producto envasadas y recubiertas con envase secundario. Ejemplo: plástico que envuelve 12 latas de cerveza.
• Unidad de carga o transporte: Conjunto de productos con envase primario y secundario en un envase terciario (palé).

Materiales de los Envases y Embalajes:

• Plástico.
• Cartón y papel.
• Vidrio.
• Metales.
• Madera.
• Multimateriales.
• Textiles.

Tipos de Envases:

• Según el tipo de cierre: Herméticos (cerrados al vacío), no herméticos.
• Según la consistencia: Rígidos, semirrígidos, flexibles, frágiles.
• Según el material: Reutilizables, reciclables, reciclados.
• Envases especiales: Promocional, aerosoles.

Elección del Envase y Embalaje:

• Según la característica de la mercancía:
  • Mercancía peligrosa, contaminante, productos frágiles.
• Según las condiciones de transporte, almacenamiento y manipulación:
  • Tipo de transporte, medios mecánicos...

6. Señales de Seguridad

Símbolos Normalizados:

• Símbolos normalizados.

Formas Normalizadas:

• Señales de advertencia.
• Señales de prohibición.
• Señales de obligación.
• Señales de los equipos de lucha contra incendios.
• Señales de salvamento o socorro.

Tipos de Señales:

• Señales acústicas.
• Señales luminosas.
• Señales gestuales.

6.1 Riesgo de Incendio

Medidas de Prevención:

• Adoptar medidas para evitar la aparición del incendio y evitar que haya materiales combustibles. Como:
  • Sustituirlo por sustancias menos inflamables.
  • Limitar la cantidad almacenada del material inflamable.
  • Controlar los lugares donde se puede iniciar el fuego.
  • Regular los lugares donde se hacen soldaduras.
  • Mantenimiento de la instalación eléctrica.

Clasificación de Fuegos:

• El tipo de fuego nos determina el tipo de extintor. Tipos de fuego:
  • Clase A: Combustión por elementos sólidos.
  • Clase B: Sólidos grasos o líquidos combustibles.
  • Clase C: Gases inflamables.
  • Clase D: Metales especiales.

Sistemas de Protección y Alarma:

• Instalar un sistema de protección y alarma.
  • Protección: Muros o paredes cortafuegos.
    • Puertas contra incendios.
    • Techos resistentes al fuego.
  • Sistemas de detección y alarma:
    • Pulsadores manuales.
    • Detectores automáticos.

Agentes Extintores:

• Controlar los focos de ignición del fuego. Según el tipo de fuego usamos un agente extintor distinto:
  • Agua.
  • Espuma física. Fuegos clase A y B.
  • Polvos químicos secos.
  • Anhídrido carbónico (nieve carbónica).

UF.2: Recepción y Registro de Mercancías

1. El Almacén

Funciones y Objetivos:

• El almacén mantiene y conserva la mercancía, y genera un flujo de materiales, lo que a su vez genera una actividad administrativa. El personal del almacén informa al resto de departamentos. Si el material cambia de lugar o se transforma, necesitamos un documento justificativo e informativo.
• Objetivos del tema:
  • Conocer los documentos y justificantes.
  • Saber confeccionar estos documentos.

Movimientos de Productos:

• Entrada de productos al almacén. Motivos:
  • Compras a proveedores.
  • Procedente de otro almacén, de fabricación…
• Salida de productos del almacén. Motivos:
  • Venta a clientes.
  • Con destino a otros almacenes de la empresa, otras tiendas…

Documentación en el Almacén:

• Un documento es una información estructurada en soporte material (papel) u otros medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas.
• • Documentos de carácter externo:
    • Sirven para justificar la operación.
    • Sirven tanto al cliente como al proveedor.
  • Documentos de carácter interno:
    • Información para la propia empresa. Útil para quien los emite. Entre los departamentos de la empresa debe haber un flujo de información. Departamentos: compras, almacén, contabilidad, ventas, administración…

Tipos de Documentos:

• Hoja de pedido.
• Registro de pedidos.
• Hoja de solicitud.
• Albarán o nota de entrega.
• Hoja de recepción.

2. El Pedido

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Modo de envío: fax, correo electrónico. Es importante conservar una copia. Si el proveedor la devuelve firmada, indica que ha aceptado el pedido.

2.1 Contenido del Pedido

Información esencial:

• Debe incluir todos los datos necesarios para que no haya equivocaciones posteriores. Información que debe figurar en el pedido:
  • Datos del comprador: NIF, nombre o razón social, dirección completa, código postal, ciudad, provincia, teléfono, fax, país…
  • Número de orden: Correlativo. Ejemplo: 132/11. Este número debe figurar en todos los documentos.
  • Fecha de expedición: Fecha en que se emite el pedido.
  • Datos del vendedor: NIF, nombre o razón social, dirección completa, código postal, ciudad, provincia, teléfono, fax, país… Si el lugar de entrega es distinto al domicilio social, debe indicarse.
  • Relación de artículos solicitados: Nombre del producto, código o referencia, cantidad, precio.
  • Condiciones comerciales: Descuentos, seguro, forma de pago, gastos de embalaje… Todas las condiciones pactadas entre las dos partes.

3. Registro de Pedidos

• Realizar un seguimiento de todos los pedidos, desde que se envía el pedido hasta que se recibe la mercancía.

4. Hoja de Solicitud

• Documento interno. Para pedir materiales desde una sección a otra de una empresa. De ordenador a ordenador.

5. Albarán o Nota de Entrega

Elaboración y Función:

• Lo confecciona el vendedor. Es una relación del contenido del envío. El vendedor lo manda al comprador. Viaja junto con la mercancía.
• Función:
  • Justificar que la mercancía ha sido entregada.
  • Guía para emitir la factura.

Distribución de Copias:

• Cómo repartir las copias del albarán:
  • Original y primera copia: Para el cliente. El cliente devuelve la copia firmada.
  • Segunda copia: Al departamento de contabilidad. Sirve para emitir la factura.
  • Tercera copia: Al departamento de ventas.

6. El Packing List

• Es como el albarán, pero para exportación. Es una relación del contenido del envío. Es un documento necesario para el despacho aduanero (nacionalizar la mercancía).

7. Hoja de Recepción

• Documento de carácter interno que sirve para demostrar que se han recibido las mercancías solicitadas y para comprobar plazos de entrega, roturas…

8. Gestión de Incidencias y Recepción de Mercancías

Discrepancias en la Recepción:

• Si el albarán no coincide con la mercancía entregada, ¿qué podemos hacer?
  • Comentarlo en las observaciones.
  • Devolver la mercancía y no firmar el albarán.
  • Rectificar el albarán (para que se rectifique la factura).

Procedimiento de Recepción y Registro:

• Previamente hemos planificado las llegadas del día.
• Al llegar la mercancía, se comprueba que no existan errores: falta de artículos, artículos distintos a los solicitados, daños o roturas en el embalaje… Se realiza inspección cualitativa y cuantitativa.

Procedimiento posterior a la llegada de la mercancía:

• Registro de entrada.
• Acondicionar y codificar.

9. Logística y Servicio de Transporte

Modalidades de Transporte:

• Cómo podemos realizar el transporte:
  • Con medios propios.
  • Con medios ajenos.

Formas de Contratación:

• Contratación libre: Alquiler del vehículo completo (buque, camión).
• Contratación de línea regular: Se comparte espacio con otros cargadores.
• Consolidación o grupaje: Reúne mercancía de varios cargadores.
• Servicio de paquetería o transporte exprés: Para envíos pequeños o de mucho valor.

Medios de Transporte:

• Transporte por carretera: Servicio puerta a puerta, carga completa y carga fraccionada. CMR.
• Transporte por ferrocarril: Para grandes volúmenes de mercancías.
• Transporte marítimo: Carga completa y grupajes:
  • FCL: Full Container Load (carga completa).
  • LCL: Less than Container Load (grupaje).
  • FCL (origen)/LCL (destino).

  Existen distintas combinaciones posibles de cargar los contenedores: FCL/FCL, FCL/LCL, LCL/FCL, FCL/FCL.

• Transporte aéreo: Rápido. Óptimo para productos perecederos, urgentes, de alto valor... Requieren contenedores especiales. Air Waybill (AWB).
• Transporte multimodal: Utilizar dos o más medios de transporte sin que la mercancía esté sometida a manipulación.

Agentes del Transporte de Mercancías:

• Cargador o remitente: Contrata el transporte.
• Porteador: La compañía que transporta la mercancía.
• Destinatario: Persona que recibe la mercancía.
• Grupajista: Organiza y agrupa mercancía de varios clientes con origen y destino próximos a los centros de carga.
• Transitario: Gestiona y coordina el transporte internacional y el transporte en régimen de tránsito aduanero.
• Operador logístico: Organiza las actividades logísticas (transporte, despacho aduanero, almacenamiento, distribución...).
• Armador o naviero: Propietario del buque.
• Consignatario (transporte marítimo): Representante del armador cuando el buque llega al puerto.
• Estibador: Se ocupa de la carga, estiba, descarga.
• Agente IATA: Compañía especializada en gestionar los transportes aéreos de los clientes.