Llei de Conservació de la Documentació a Catalunya

L’objectiu d’aquesta Llei és conservar la documentació de Catalunya en bon estat, tant pública com privada. Per posar-la al servei de qui ho necessiti, es demostra un interès en la documentació i així regular les normes dels arxius.

Conceptes

• Lloc on s’organitza, es responsabilitza, es gestiona i conserva els documents.
• Fase activa, semiactiva i inactiva.

La llei regula:

• Documents públics de la Generalitat de Catalunya.
• Arxius privats.
• Arxius situats a Catalunya.
• Òrgans que donen suport.

El sistema d’arxius de Catalunya es regeix per la legislació estatal. Les administracions públiques han de promoure de manera activa l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació per dotar-se d’un sistema d’informació comú i interoperable (diferents departaments) que garanteixi el tractament de la documentació en tots els aspectes de gestió documental, preservació i difusió dels documents, complint la finalitat de posar-los als usuaris i als ciutadans.

Enumeració de documents públics

Als efectes, són documents públics els que produeixen o reben en l’exercici de les seves funcions:

• El president, el Govern i l’Administració de la Generalitat.
• El Parlament de Catalunya, el Síndic de Greuges, la Sindicatura de Comptes i el Consell Consultiu.
• Les altres institucions de la Generalitat no dependents de la seva Administració.
• Les administracions locals.

En cas de supressió o traspàs d’un organisme públic, els seus documents s’han d’incorporar a l’arxiu de l’administració pública que n’assumeixi les funcions. Si no hi ha cap administració que les assumeixi, els documents s’han d’incorporar a un arxiu de l’administració pública de la qual depenia l’organisme suprimit o traspassat.

Privatització d'entitats públiques

Un organisme públic que depengui i passi a ser de naturalesa privada o perdi la dependència pública, la documentació anterior al canvi de naturalesa o de dependència manté la titularitat pública. L’esmentada documentació, si és de conservació permanent, s’ha de transferir a l’arxiu de l’administració pública de la qual depenia l’organisme, o bé al que determini el Departament de Cultura.

Inalienabilitat, inembargabilitat i imprescriptibilitat

Els documents públics no poden ésser alienats ni embargats, i els drets dels qui en són titulars no prescriuen. Els titulars de documents públics que tinguin coneixement de l’existència de documents propis en possessió de tercers prendran les mesures legals pertinents per a recuperar-los.

Responsabilitats dels titulars de documents privats

Els titulars de documents privats integrants del patrimoni documental tenen, a més de les establertes per la Llei 9/1993, del patrimoni cultural català, les obligacions següents:

• Ordenats i inventariats.
• Conservar íntegrament.
• Permetre l’accés a les persones que acreditin documentalment la condició d’investigadores.

Definició i estructura

El Sistema d’Arxius de Catalunya és el conjunt d’òrgans de l’Administració i d’arxius que, amb normes i procediments, garanteixen, d’acord amb els seus valors, la gestió, la conservació, la protecció i la difusió correcta de la documentació de Catalunya, així com l’accés a aquesta documentació.

Funcions del Departament de Cultura

• Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya.
• Impulsar i coordinar la Xarxa d’Arxius Comarcals.
• Dirigir funcionalment els arxius centrals administratius de la Generalitat.
• Impulsar l’acció del Consell Nacional d’Arxius i de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.

Consell Nacional d'Arxius i gestió documental

És l’òrgan consultiu de l’Administració de la Generalitat en matèria d’arxius i gestió documental. La Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la direcció general competent en matèria d’arxius i gestió documental.

Arxius que integren el sistema d'arxius de Catalunya

• L’Arxiu de la Corona d’Aragó.
• Els arxius de la Generalitat de Catalunya.
• Els arxius de les diputacions provincials i els dels municipis de més de deu mil habitants.
• Els arxius de les universitats.
• L’Arxiu Històric de Protocols de Barcelona.
• Els arxius històrics provincials.
• Els arxius diocesans i capitulars de l’Església catòlica.
• Els que hi siguin integrats.

Per resolució del conseller o consellera de Cultura, un cop comprovat que compleixen els requisits establerts, es poden integrar al Sistema d’Arxius de Catalunya:

• Els arxius de municipis de menys de deu mil habitants i els d’altres entitats públiques o d’entitats dependents de les administracions públiques.
• Els arxius d’entitats o persones privades altres que els establerts anteriorment.
• Qualsevol altre arxiu amb responsabilitat sobre els documents.

Les administracions competents han de fomentar d’una manera preferent la incorporació al Sistema d’Arxius de Catalunya dels arxius dels municipis d’entre cinc mil i deu mil habitants.

Coordinació en la custòdia de documents

Els acords entre dues administracions o entitats públiques pels quals s’estableixi el dipòsit de la documentació d’una d’elles a un arxiu de l’altra s’han de notificar al Departament de Cultura.

Inventari i registre d'arxius

La inclusió d’un arxiu al Sistema d’Arxius de Catalunya comporta necessàriament la inscripció d’ofici al Registre d’Arxius.

Enumeració

• L’Arxiu Nacional de Catalunya.
• L’Arxiu del Parlament de Catalunya.
• L’Arxiu del Síndic de Greuges.
• L’Arxiu de la Sindicatura de Comptes.
• L’Arxiu del Consell Consultiu.
• Els arxius de les altres institucions de la Generalitat no dependents de la seva Administració.
• Els arxius centrals administratius dels departaments de la Generalitat, de les delegacions territorials del Govern, de les empreses, entitats i ens dependents de la Generalitat i de les entitats de dret públic vinculades a la Generalitat.
• La Xarxa d’Arxius Comarcals.
• Tots els arxius que es puguin crear o s’hi puguin incorporar en aplicació d’aquesta Llei.

Entitats obligades a tenir arxiu

Els ajuntaments dels municipis de més de 10 mil habitants i les diputacions provincials han de tenir un arxiu propi. Els consells comarcals també n’han de tenir un de propi, integrat a l’arxiu comarcal. Tots els ajuntaments i les altres administracions locals poden crear i gestionar el seu propi arxiu, i integrar-lo, si compleix els requisits fixats per aquesta Llei, al Sistema d’Arxius de Catalunya.

Els municipis de fins a deu mil habitants que no tinguin un arxiu propi integrat al Sistema d’Arxius de Catalunya no estan exempts de les obligacions. Si acorden el dipòsit de la documentació a l’arxiu comarcal, aquest assumeix les esmentades obligacions en relació amb la documentació dipositada.

Correspon als consells comarcals, a les diputacions provincials i a qualsevol de caràcter regional que pugui existir en el futur prestar assistència als municipis i cooperar-hi per tal que els arxius municipals compleixin els requeriments exigits per a la integració al Sistema d’Arxius de Catalunya.

Sancions

Les infraccions lleus se sancionen segons una escala que comprèn des de l’advertència fins a la multa de 3.000 euros; les greus, amb una multa de 3.000,01 a 60.000 euros, i les molt greus, amb una multa de 60.000,01 a 300.000 euros. Les quanties establertes per l’apartat 1 s’han d’incrementar, si escau, fins a cobrir el benefici obtingut com a conseqüència de la infracció.