Komunikazioa, Lan Taldeak eta Bilerak: Gakoak eta Oztopoak

Komunikazio motak eta norabideak

Komunikazio Bertikala: Behetik Gora

Deskribapena: Maila ertaineko arduradunengandik zuzendaritzara doana.

Helburuak:

• Arazoak eta kezkak ezagutzea.
• Langileek parte hartzea sustatzea.
• Informazioa lortzea.

Nola komunikatu:

• Iritzi-inkestak eginez.
• Elkarrizketa ez-formalak eginez.

Komunikazio Bertikala: Goitik Behera

Deskribapena: Zuzendaritzatik hasi, maila ertaineko arduradunengandik pasa, eta beheko mailara iritsi artekoa.

Helburuak:

• Lan aginduak ematea.
• Helburuen berri ematea.
• Egin beharreko lana definitzea.

Nola komunikatu:

• Aginduak eta argibideak emanez.
• Zirkularren bidez.

Komunikazio Horizontala

Deskribapena: Hierarkia-maila berean dauden langile edo sailen artekoa.

Helburuak:

• Jarduerak koordinatzea.
• Arazoak konpontzea.
• Erabakiak hartzea.

Nola komunikatu:

• Lan-bilerak eginez.
• Talde-lanak eginez.
• Debateak eginez.

Komunikazio Formala eta Ez-formala

Komunikazio Formala

Deskribapena: Programatua, egituratua eta hierarkia-kateak jarraituz egiten dena.

Helburuak: Aginduak ematea, informazioa zabaltzea, gaiak azaltzea eta argitzea (hierarkia kateak jarraituz).

Komunikazio Ez-formala

Deskribapena: Hierarkia mailak alde batera utzita, pertsonen artean berez sortzen dena (elkarren artean erlazionatzeko beharragatik).

Helburuak:

• Lanei buruzko informazio gehigarria lortzea (kanal formalen burokrazia saihestuz).
• Lan giro ona sortzea.

Komunikatzeko zailtasunak eta oztopoak

Oztopo motak

Oztopo Semantikoak

• Hizkuntza bat baino gehiago erabiltzen bada.
• Berariazko hizkera edo terminologia erabiltzen bada.
• Hitz batek hainbat adiera izan ditzake (nahasmena sortuz).
• Mezua luzeegia bada (hartzaileak aspertu eta interesa galdu).

Oztopo Fisikoak

• Zarata badago (interferentziak).
• Argi gutxi badago.
• Tenperatura egokia ez bada.
• Eraikuntza ondo kokatuta ez badago.
• Irrati-interferentziak daude.
• Interneta ondo ez badabil.

Oztopo Pertsonalak edo Psikologikoak

• Eguneroko bizitzan jasaten ditugun emozioek lan-arloan eragitea (triste edo pozik egotea).
• Pertsona erasokorrek edo lotsatiek adierazteko modu desberdinak izatea.
• Aurreiritziak eta estereotipoak.
• "Halo efektua": Pertsonarenganako jarrera erabakitzeko pertsona horren ezaugarri jakin bat erabiltzea.

Mezuaren norabidearen araberako oztopoak

Oztopoak beheranzko komunikazioan (Goitik Behera)

• Nagusikeriaz agintzen denean (komunikazio laburra eta agintzailea nagusitzea).
• Jasotzailearengan mesfidantza sortzea eta ahozko komunikazioaren bat-batekotasuna etetea.
• Enpresa handietan erabaki-gune asko egoteak komunikazioa ez hain arina izatea eragiten du.

Oztopoak goranzko komunikazioan (Behetik Gora)

• Nagusiek entzuteko jarrerarik ez izatea.
• Mendekoek informazioa ez ematea.
• Nagusiarenganaino heltzeko hierarkia-maila gehiegi igaro behar izatea (informazioa aldatuta iritsiz).

Oztopoak komunikazio horizontalean

• Enpresan batzuetan berariazko hizkuntza teknikoak erabiltzea (adibidez, saltzaileek).
• Sailen arteko kooperazio-erlazioak sortzeko ekimen eza.

Lan taldeak: Etapak eta rolak

Lan taldeek gainditu beharreko etapak

1. Trebakuntza Etapa: Hasieran, taldekideen artean zalantzak nagusitzen dira (zereginak, helburuak). Etapa honetan oraindik ez dago lidergorik.
2. Gatazka Etapa: Barne-gatazkak sortzen hasten dira, edo lidergoa eskuratzeko borrokak. Taldekideak ez daude prest amore emateko. Gerta daiteke taldekideren bat aldentzea edo taldeak baztertzea, ideiekin ados ez egoteagatik.
3. Antolatze Etapa: Taldeak arauak, zereginak eta rolak ezartzen hasten dira. Emaitzak lortzen hasten direnez, taldearen kohesioa indartu egiten da.
4. Lankidetza Etapa: Taldearen indarra zereginak betetzera bideratzen da, eta helburuak lortzera bideratzen da arreta osoa.

Lan taldeen partaideen rolak

Rol Positiboak

Ikertzailea, liderra, aditua, koordinatzailea, animatzailea, bakegilea, bozeramailea eta idazkaria.

Rol Negatiboak

Erasokorra, galarazten duena, interesatua, epaitzailea, ukatzailea, menderatzailea.

Bileren kudeaketa eta arazoak

Parte-hartzaileen zereginak bileretan

Moderatzailea

Bilera zuzendu, bideratu eta koordinatzeaz arduratzen da. Gaia aurkezten du eta garapenerako beharrezkoa den informazioa ematen du. Eztabaidak moderatzen ditu (liskarrak ekiditen saiatuz). Erabakiak hartzeko, parte-hartzaileak ados jartzen saiatzen da, konfiantza eta adiskidetasun giroa sortuz, elkarlana eta komunikazioa sustatuz. Bilera dinamizatu eta puntu garrantzitsuenak eta adostutako akordioak laburtzen ditu.

Idazkaria

Taldeak egiten dituen bileren oroimena da. Bileraren akta betetzen du datuak jasoz (parte-hartzaileen izenak, ordua, eguna). Eztabaidatzen diren puntu garrantzitsuen oharrak hartzen ditu (gaiak, alde edo aurkako arrazoiak). Gai bati buruz gauzak argi ez baditu, azalpenak eskatuko ditu. Hartutako erabakiak, horien jarduerak eta betetzeko egutegia argi eta garbi jasoko ditu. Azkenik, akta garbira pasako du, artxibatu eta kopia bat emango dio bilera deialdia egin duenari edo parte-hartzaile guztiei.

Gainerako Parte-hartzaileak

Bileraren funtzionamendua denen ardura denez, honako hauek egin behar dituzte:

• Era positiboan inplikatu.
• Ideiak argi eta garbi azaldu.
• Besteeen iritziak entzun eta errespetatu.
• Ados ez badaude, alternatibak proposatu.
• Zeharkako kontuetan aritu gabe, gaian zentratu.
• Gaien ordena eta funtzionamendu-arauak errespetatu.
• Taldeak ondo funtziona dezan, iradokizunak proposatu.
• Taldean sortzen diren tentsioak baretu.

Bileretan ohikoak diren arazoak

Bilera aurretik

• Deialdiak akatsak ditu (ez ditu bileraren zergatiak azaltzen; tokia, eguna eta ordua ez daude zehaztuta).
• Baliabide materialak ez dira egokiak (lokal zaratatsua, aulki desegokiak).
• Gaiak ez daude aurrez behar bezala prestatuta (inprobisatzera bultzatuz).

Bileran zehar

• Saioa gehiegi luzatu eta ez da inolako etenaldirik egin.
• Parte-hartzaileen arteko liskarrak sortzen utzi da (hiztunak gehiegi luzatu, batzuk ez hitz egin, mespretxuak).
• Moderatzailea ez da errespetatu.
• Gai-zerrendan agertzen ez diren puntuez hitz egin da.
• Irtenbideak proposatzen hasi dira, arazoak behar bezain sakon landu gabe.
• Bilera geldiarazi egin da telefono-deiak edo parte-hartzaileen irteerak direla eta.
• Bilera amaitutzat eman da erabakiak hartu gabe edo horien arduradunak eta epeak zehaztu gabe.

Bilera ondoren

• Akta ez da idatzi edo parte-hartzaileei ez zaie banatu.
• Bileran gertatutakoa ez da ebaluatu.
• Hartutako akordioei ez zaie jarraipenik egin.