Inventario de Herramientas Cualitativas y Cuantitativas para la Optimización de Procesos

Clasificación y Aplicación de Herramientas para la Mejora de Procesos

Herramientas Blandas o Cualitativas

Estas herramientas se caracterizan por la facilidad en su utilización, ya que su interpretación y aplicación están al alcance de todos los miembros de la organización.

Herramientas Cualitativas Específicas

• Checklist para la Recolección de Datos: Se utiliza en cualquier momento en que necesitamos asegurar que se han adoptado todos los pasos o acciones correspondientes para facilitar la reunión apropiada de datos.
• Lluvia de Ideas (Brainstorming): Es una herramienta de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Se puede utilizar de diferentes maneras y ante diversas situaciones:
  • Lluvia de ideas no estructurada (flujo libre)
  • Lluvia de ideas estructuradas (en círculo)
  • Lluvia de ideas silenciosas (escritas)
• Checklist para la Definición de Problemas: La definición del problema es el paso inicial de cualquier actividad destinada a solucionar problemas o producir mejoras en un proceso dado. Se utiliza para identificar información específica requerida para completar la descripción de un problema.
• Diagrama de Interrelaciones: Presenta las relaciones entre factores o problemas. Al utilizarlo, se demuestra que cada ítem puede ser conectado con más de un ítem diferente a la vez. Permite un pensamiento multidireccional.
• Diagrama de Flujo: Es una representación pictórica de los pasos en un proceso, útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. Se pueden descubrir las fuentes de problemas potenciales. Es útil cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo.
• Diagrama de Causa y Efecto (Ishikawa): Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico.
• Los Cinco Porqués (5 Whys): Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de resolución de problemas para buscar sus posibles causas principales.
• Análisis del Campo de Fuerzas: Una herramienta utilizada para ayudar a facilitar el cambio. Hay dos tipos de fuerzas: impulsoras (que facilitan el cambio) y restringentes (que lo evitan).

Herramientas Duras o Cuantitativas

Estas herramientas se caracterizan por una menor frecuencia de utilización o por requerir conocimientos más especializados para su correcta aplicación e interpretación.

Herramientas Cuantitativas Específicas

• Hoja de Relevamiento de Datos: Se utiliza para recolectar y registrar datos, y es utilizada para responder a la pregunta: ¿Con qué frecuencia ocurren ciertos eventos?
• Análisis Costo/Beneficio: Es el proceso de colocar cifras en pesos (o monetarias) en los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo, podemos estimar el impacto financiero acumulado de lo que queremos lograr.
• Histograma: Es un tipo especial de gráfico de barras que despliega la variabilidad dentro de un proceso. Esta herramienta permite evaluar la situación actual del sistema y estudiar resultados.
• Gráfico de Radar: Presenta visualmente las diferencias existentes entre el estado real y el estado deseado, mostrando los cambios en las fortalezas o debilidades del equipo o la organización, entre otros usos.
• Diagrama de Distribución (Correlación): Es una herramienta que dibuja pares relacionados de variables para presentar un patrón de relación o correlación.
• Gráfico de Pareto: Sirve para tomar decisiones, concentrándose en los “pocos vitales”. Es una herramienta de datos ampliamente utilizada y útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas.
• Gráfico de Comportamiento (Run Chart): Se utiliza para estudiar los datos de procesos en cuanto a las tendencias o patrones a lo largo del tiempo.