Introducción a las Hojas de Cálculo: Almacenamiento, Procesamiento y Visualización de Datos con Excel

Introducción a las Hojas de Cálculo: Almacenamiento, Procesamiento y Visualización de Datos

Las hojas de cálculo son una herramienta con un gran potencial para almacenar datos, procesarlos y presentar resultados de forma gráfica. Un fichero de hojas de cálculo puede tener varias hojas. Observa este ejemplo con dos hojas:

1. Organización de las Hojas de Cálculo

Puedes crear hojas, cambiarlas de nombre o borrarlas. Una hoja tiene una serie de celdas donde puedes escribir información. Observa la celda A4, que está en blanco; sin embargo, la celda B4 ya contiene información. Los datos de las celdas pueden ser de varios tipos: texto, números enteros o con decimales, fechas, porcentajes, etc. En el ejemplo puedes ver que hay celdas de texto y numéricas. También puedes definir el estilo de cada celda: tamaño, color de fondo, color de los datos, tipo de fuente, etc.

Y puedes realizar diferentes operaciones con los datos de las celdas: operaciones aritméticas sencillas (+, -, *, /) u operaciones más complejas. En el ejemplo puedes ver que se calcula la nota media de la asignatura de Lengua. Finalmente, puedes generar gráficos a partir de la información contenida en las hojas de cálculo y así representar los datos de una forma más sencilla.

2. Microsoft Excel: Entorno de Trabajo

• Abre la aplicación Office Excel. Por defecto, te abre un archivo al que denomina libro1, pero puedes abrir más desde el botón de Office.
• Si haces clic sobre el icono de Guardar, la primera vez te pedirá el nombre del libro. Puedes asignar el nombre que quieras, como por ejemplo mis asignaturas, y guardarlo en la ubicación que prefieras.
• El libro por defecto tiene varias hojas y puedes crear nuevas con el botón de Crear. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja puedes renombrarla o eliminarla.
• En la hoja de Lengua haz clic sobre una de las celdas, por ejemplo B2, y escribe el nombre de la asignatura, por ejemplo Lengua. Este será el título de tu hoja.
• En la siguiente fila escribe la cabecera de las columnas de datos, por ejemplo Prueba y Nota, para registrar los nombres de las pruebas y la nota obtenida.
• Puedes dar formato a las celdas que has escrito modificando aspectos como estos: color del texto, color de relleno, tamaño de la fuente, negrita o cursiva, bordes de las celdas, etc.
• Crea una hoja por cada una de las asignaturas que tengas.
• Ya tienes preparada la plantilla para introducir datos; haz lo mismo con las hojas de las otras asignaturas. Puedes utilizar Ctrl+C y Ctrl+V para copiar y pegar hojas seleccionadas.

3. Trabajar con Datos en Excel

• En primer lugar, introduce los nombres de las pruebas y las notas respectivas en las columnas correspondientes.
• En la última celda vacía de la columna que contiene los nombres de las pruebas, B7 en el ejemplo de la figura, escribe el texto Nota Media. Para distinguir que es un dato diferente, cambia el estilo de esta celda; por ejemplo, pon el texto en negrita y cambia su color, así como el color de relleno de la celda. Puedes poner el mismo estilo en la celda de la derecha, C7 en el ejemplo, donde introduciremos el valor de la nota media.
• En la columna de las notas vamos a hacer el cálculo, concretamente en la celda C7. En este caso, la operación consistirá en sumar los valores de las celdas con notas y dividir el resultado por el número de notas. Para indicar que vamos a hacer un cálculo, iniciaremos el texto con el signo =. Si, por ejemplo, tienes tres notas en las celdas C4, C5 y C6, la operación que hay que escribir en la celda C7 es =(C4+C5+C6)/3.
• Como observarás en el ejemplo, el resultado es un número con muchos decimales. Si quieres reducir a un decimal, selecciona la celda que tiene este valor y pulsa el botón de Reducir decimales, en la barra de herramientas, tantas veces como sea necesario.