Introducción a la Gestión de Datos con MS Access: Tipos de Campos y Relaciones

Microsoft Access: Fundamentos de Bases de Datos

Definiciones Clave

Base de Datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular.

Microsoft Access

Es un programa utilizado en Windows para la gestión de bases de datos, creado y orientado a ser usado en entornos personales y organizacionales.

La extensión del programa es .accdb (a partir de la versión 2007).

Administrador de Base de Datos (DBMS)

Herramienta que se usa para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos.

Clasificación de los Campos (Tipos de Datos)

Un campo es el lugar del archivo donde se colocan letras, símbolos o números.

• Texto: Almacena una cadena de caracteres alfanuméricos, incluyendo símbolos especiales o espacios en blanco. La longitud es de 1 a 255 caracteres.
• Numérico: Almacena números que pueden utilizarse en operaciones matemáticas.
• Fecha/Hora: Campos especiales que guardan fecha y hora en determinados formatos.
• Moneda: Representa valores monetarios.
• Memo (Texto Largo): Almacena información de longitud variable (texto extenso).
• Lógico (Sí/No): Guarda dos valores (Verdadero/Falso).
• Objeto OLE: Almacena archivos con gráficos o imágenes. OLE significa Object Linking and Embedding (Incrustación y Vinculación de Objetos).
• Autonumérico: Valor numérico que se asigna automáticamente, permitiendo asegurar que cada registro tenga un valor único.

Identificadores y Estructuras de Búsqueda

• Clave Principal: Uno o más campos que se usan para identificar los registros de forma única, es decir, que no existen otros registros con el mismo identificador.
• Índice: Estructura que permite agregar otras claves además de la clave principal para optimizar búsquedas y ordenación.

Diferencias entre Clave Principal e Índice

La clave principal identifica registros de forma única sin necesidad de ordenarlos. El índice, además de optimizar la búsqueda, puede imponer un orden y asegurar que ciertos valores (si es un índice único) no se repitan.

Relaciones entre Tablas

Las relaciones definen cómo se conectan los datos entre diferentes tablas.

• Relación Uno a Uno (1 - 1)

  Se da cuando un registro de una tabla se relaciona solamente con un registro de otra tabla.

  

• Relación Uno a Varios (1 - Varios)

  Se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona con varios registros de otra tabla.

  

• Relación Varios a Varios (Varios - Varios)

  Se da cuando un registro de una tabla puede tener registros de otras tablas (implica relaciones complejas).

  

Componentes de Interacción y Visualización

¿Qué es una Consulta?

Es la selección de un conjunto de registros en una o más tablas que cumplen una condición específica (similar a un filtro en Excel).

Formularios

Son diseños de plantillas personalizadas que sirven para introducir información en la base de datos.

Componentes Comunes de Formularios

• Botón de Opción: Permite seleccionar solo una opción de un conjunto de varias.
• Cuadro Combinado: Es cuando aparece una lista y se seleccionan varios apuntes.
• Cuadro de Lista: Muestra una lista fija donde se escoge una o varias opciones.
• Cuadro de Texto: Opción para introducir o visualizar texto.

¿Qué es un Informe?

Es un documento mediante el cual se presenta la información de la base de datos en un formato de orden específico para visualizarlo por pantalla o enviarlo a la impresora.