Introducción a la Administración de Proyectos

**Activos de Procesos de la Organización**

Son los procesos y procedimientos de la organización, incluyendo procesos estándar, políticas y definiciones de procesos.

**Factores Ambientales de la Organización**

Factores externos (del cliente) e internos (de la organización), como estándares gubernamentales, estándares de la industria, reglamentos y condiciones del mercado.

**Juicios de Expertos**

Experiencia proporcionada por personas con conocimientos especializados.

**¿Qué es la Administración de Proyectos?**

Aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con las expectativas y objetivos, cumpliendo con el cronograma, presupuesto y requisitos de calidad acordados.

**Proyecto**

Es un esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado que es único y que se desarrolla gradualmente.

**Características de un Proyecto**

• Temporal: Tiene un principio y final.
• Producto o Servicio: Proyecta generar un producto, servicio o resultado.
• Único: Tiene alcance y recursos específicos.

**Responsable de Aplicar la Administración de Proyectos**

El Administrador de Proyectos es responsable de cumplir los objetivos, vigilando el desempeño y rendimiento de un equipo de personas, equilibrando intereses y gestionando influencias de los interesados, utilizando sus habilidades personales.

**Ciclo de Vida de un Proyecto**

Es una serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre, describiendo lo que se necesita hacer para completar el trabajo:

1. Inicio del Proyecto
2. Organización y Preparación
3. Ejecución del Trabajo
4. Cierre del Proyecto

**Ciclo de Vida del Producto**

Es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado, describiendo las características específicas que debe tener el producto:

1. Concepción
2. Crecimiento
3. Maduración
4. Declinación
5. Retiro

**Ciclo de Vida de la Administración de Proyectos**

Describe qué se necesita hacer para administrar el proyecto:

1. Inicio: Definición preliminar y autorización formal.
2. Planificación: Definición y planificación detallada.
3. Ejecución: Llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.
4. Control: Medir y supervisar regularmente el avance.
5. Cierre: Formalizar la aceptación.

Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto. La influencia de los interesados, los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto.

**Objetivos de un Proyecto**

Se establecen al inicio, se perfeccionan durante la planificación y deben ser claros y alcanzables.

**Triple Restricción Extendida**

Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo

Programa: Conjunto de proyectos con un objetivo común

Portafolio: Conjunto de programas o proyectos alineados con los objetivos estratégicos de una organización

**Tipos de Estructuras Organizacionales**

1. Orientada a Proyectos
2. Funcional
3. Matricial

**Estructura Orientada a Proyectos**

Los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico.

Ventajas:

• Organización eficiente
• Lealtad al proyecto

**Estructura Funcional**

Cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades. Cada departamento funcional actúa como una isla independiente del resto de los departamentos.

**Estructura Matricial**

Se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la organización. Tener dos jefes.

**Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)**

Soporte para la dirección de proyectos, creación de políticas y procedimientos, y gestión efectiva de la comunicación a través de los proyectos.

**¿Cuándo un Proyecto es Exitoso?**

• Alcance: Línea base del alcance formalmente aprobada.
• Costos o Presupuesto: Línea base de costos formalmente aprobada.
• Calidad, Recursos y Riesgos formalmente aprobados.

**¿Qué es un Proceso?**

Describen las tareas que el director del proyecto y el equipo necesitan hacer.

**5 Grupos de Procesos**

1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre

**Grupo de Procesos de Inicio**

• Se define el alcance del proyecto.
• Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto.

**Grupo de Procesos de Planificación**

• Se define el alcance del proyecto.
• Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto.

**Grupo de Procesos de Ejecución**

• Para implementar el plan para la dirección del proyecto.

**Grupo de Procesos de Monitoreo y Control**

• Se supervisan el avance del proyecto y aplican acciones correctivas.

**Grupo de Procesos de Cierre**

• Se aceptan formalmente los entregables del proyecto.

**¿Qué es un Administrador de Proyectos?**

Es el responsable de analizar y balancear las restricciones de un proyecto para conseguir el equilibrio del mismo cumpliendo los objetivos para los cuales fue creado.

**Gestión de la Integración**

Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar.

**¿Cuáles son los Roles Principales?**

• Rol del Director del Proyecto: Integración del proyecto
• Rol del Patrocinador: Proteger los recursos del proyecto
• Rol del Equipo: Completar el trabajo según el plan

**Integración**

**El Acta de Constitución del Proyecto**

Es el documento que formaliza el inicio del proyecto, establece el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

**Interesados**

Identificar a los interesados, aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto.

**Desarrollar el Plan para la Dirección de Proyectos**

Incluye acciones para definir, integrar y coordinar todos los planes de las diferentes áreas de conocimiento.

**Planificar el Involucramiento de los Interesados**

Estrategia para comprometer a los interesados con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos.

**Alcance**

El alcance del producto son las características y funciones principales del producto, servicio o resultado que será entregado al cliente.