Instrumentos Clave de Comunicación Empresarial Externa

Documentos de Comunicación Externa Empresarial

A. La Carta Comercial

Es el principal documento de comunicación externa de la empresa. Su estructura básica incluye:

• Encabezado
• Cuerpo
• Cierre

Tipos de Cartas: Comerciales y Circulares

• Cartas Comerciales: Se utilizan como apoyo a la actividad comercial. Buscan darse a conocer en el mercado o promocionar productos y servicios.
• Cartas Circulares: Son documentos que comunican alguna noticia de interés general.

Estilos de Presentación de Cartas

La disposición de los elementos en la carta define su estilo:

• Estilo Moderno: Todos los elementos quedan alineados a la izquierda del papel.
• Estilo Moderno Modificado: Similar al anterior, salvo que la despedida y el cierre van alineados a la derecha.
• Estilo Profesional: Los datos del destinatario, la despedida y el cierre van alineados a la derecha.
• Estilo Evolucionado: No se utiliza ningún saludo ni despedida. Este estilo busca un trato más directo con el cliente.

B. La Invitación

Es un documento de carácter formal cuyo objetivo principal es convocar a alguien a un acto específico. También se emplea para promover un nuevo producto o servicio.

Características Esenciales de una Invitación

• Membrete del emisor.
• Lugar y fecha.
• Saludo al destinatario.
• Motivo claro de la convocatoria.
• Petición de confirmación de asistencia (RSVP).
• Despedida formal.

C. El Saluda

Se utiliza para expresar agradecimientos, felicitaciones o cualquier otro acto de carácter social.

Normas para la Redacción del Saluda

• Debe ser muy sencilla, sincera y muy cuidada en su redacción.
• Se escribe en tercera persona y no se firma.
• No incluye la dirección del destinatario.

D. Tarjetas de Visita y Comerciales

Son instrumentos tradicionales que se utilizan para mantener el contacto en cualquier gestión comercial o para presentar al personal clave de la empresa.

E. Comunicaciones de Prensa

Es un documento dirigido a los medios de comunicación (radio, televisión, blogs, etc.) para anunciar algo de interés periodístico. Pueden enviarse por correo electrónico.

Se utilizan para anunciar eventos, promociones, etc. El objetivo fundamental es llamar la atención de los medios para aumentar la difusión del mensaje.

F. Telegramas

Se utiliza para comunicarse con lugares donde todavía no hay cobertura telefónica ni acceso a internet. Es un documento diseñado para transmitir mensajes de manera rápida. La tarifa se cobra estrictamente según el número de palabras que contenga el texto.