Importància i Tipus de Documentació en l'Àmbit Sanitari

Definició de document i documentació

És imprescindible un bon ús de la documentació per poder fer la nostra feina correctament.

Document: informació registrada sobre un suport. És la suma del que s’explica (informació) i el mitjà en què aquesta informació es registra.

Documentació: els suports en què s’emmagatzema la informació poden ser molt diferents, com ara paper (en formats estandarditzats), radiografies, ecografies o documents electrònics.

Importància de la documentació sanitària

En les activitats sanitàries, l'ús de documentació és de gran importància, ja que:

• És fonamental per a una atenció sanitària de qualitat. Per a una bona atenció, necessitem accés ràpid a una gran quantitat d’informació.
• Determinats documents són exigibles legalment.
• Poden ser claus en cas de reclamacions.
• El més important de la nostra feina és atendre el pacient, i la documentació ho facilita.

Estructura de la documentació

Els documents sanitaris tenen una estructura general de capçalera, cos i peu. Habitualment, els hospitals treballen amb documents dissenyats de forma similar per programes informàtics. Cada document inclou:

• El nom del document.
• Un codi que en facilita la identificació i el maneig ràpids.

Tipus de documentació

Als centres sanitaris podem trobar un gran nombre de documents, molt variats i que compleixen funcions diferents. Es diferencien principalment en:

Documentació sanitària

És el conjunt de documents generats en l’atenció als pacients. És específica de les entitats sanitàries i es divideix en:

• Documentació clínica: directament relacionada amb l’atenció sanitària al pacient. Aquests documents formen la història clínica.
• Documentació no clínica: es genera en les activitats de gestió i administració durant l'atenció als pacients.

Documentació no sanitària

Inclou documents similars als usats en qualsevol altre tipus d’entitat o treball. El TCAI, en consultes privades, també pot fer feines administratives o de gestió, i haurà de fer servir documents similars als de qualsevol altra feina. Entre les tasques de gestió destaquen comunicar-se amb els pacients i amb els proveïdors, i gestionar les cites.

Comunicació i gestió administrativa

Comunicació amb proveïdors i clients

La comunicació ha de ser professional i es fa de forma contínua. Pot ser:

• Verbalment
• Per mitjans electrònics
• Per cartes comercials

Finalitat de les cartes comercials a clients

• Informar de nous serveis, ofertes o preus especials.
• Enviar pressupostos.
• Sol·licitar dades necessàries.
• Reclamar el pagament de serveis realitzats.

Finalitat de les cartes comercials a proveïdors

• Demanar informació dels seus productes.
• Fer comandes de compra.
• Presentar reclamacions.

Estructura d'una carta comercial

Salutació

Exemples: Benvolgut senyor/a, Benvolguts senyors, Distingida senyora, Senyor...

Comiat

Exemples: Atentament s’acomiada, Esperant la vostra resposta, el saluda, Rebi una cordial salutació, El/la saluda atentament.

Signatura

Nom i càrrec de la persona que signa.

Annex

Quan juntament amb la carta enviem un document adjunt (com una factura o un pressupost), cal esmentar-ho al text.