Implementación y Optimización del Enfoque Basado en Procesos según la Norma ISO 9000

Introducción a la Familia de Normas ISO 9000

La **ISO** proporciona orientación para la **comprensión** de los **conceptos**, **intención** y **aplicación** en la familia de las normas **ISO 9000**. También es utilizada para otros **sistemas de gestión** independientemente del tipo, como:

• 1. **Medio Ambiente**
• 2. **Seguridad y Salud Ocupacional**
• 3. **Riesgos de los Negocios**
• 4. **Responsabilidad Social**

Beneficios del Enfoque Basado en Procesos

Los **beneficios** del **enfoque basado en procesos** son:

1. Integra y alinea los procesos para permitir el **logro de los resultados**.
2. Capacidad para centrar los esfuerzos en la **eficacia y eficiencia** de los procesos.
3. Proporciona **confianza a los clientes** respecto al desempeño de la organización.
4. **Transparencia** de las operaciones dentro de la organización.
5. Reduce **costos y tiempos** por el uso eficaz de los recursos.
6. Mejores resultados, **coherentes y predecibles**.
7. Proporciona oportunidades para enfocar las **iniciativas de mejora**.
8. Estimula la **participación del personal** y la clasificación de sus responsabilidades.

¿Qué es un Proceso?

Un proceso es un conjunto de **actividades interrelacionadas** o que interactúan para transformar **elementos de entrada** en **resultados**. Algunos resultados pueden ser **tangibles** o **intangibles**, pero también pueden ser **no intencionados** como la **contaminación**. Los **clientes** son quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades.

Todos los procesos deben estar alineados con los **objetivos de la organización**, teniendo en cuenta el alcance de esta. La eficiencia y eficacia se evalúan a través de procesos de revisión internos o externos:

• ***Eficacia:*** **Capacidad para alcanzar los resultados deseados**.
• ***Eficiencia:*** **Resultados logrados frente a recursos utilizados**.

Tipos de Procesos

Los procesos dentro de una organización se pueden clasificar en cuatro categorías principales:

1. Procesos para la Gestión de la Organización

Incluyen la **planificación estratégica**, el establecimiento de políticas, la fijación de objetivos, la disponibilidad de recursos, etc.

2. Procesos para la Gestión de Recursos

Procesos para la **provisión de los recursos** que son necesarios en los procesos para la gestión de una organización, la realización y la medición.

3. Procesos de Realización

Son los que proporcionan el **resultado previsto** por la organización.

4. Procesos de Medición, Análisis y Mejora

Procesos necesarios para realizar el **análisis del desempeño** y la mejora de la eficacia y eficiencia.

Comprensión del Enfoque Basado en el Proceso

El enfoque basado en procesos es una vía para organizar y gestionar la forma en que las **actividades de trabajo crean valor para el cliente**. Tradicionalmente, las organizaciones están organizadas como una jerarquía de unidades funcionales. El enfoque introduce la **gestión horizontal**, unificando los enfoques hacia las metas principales de las diferentes unidades funcionales.

Implantación del Enfoque Basado en el Proceso

El enfoque basado en procesos se puede aplicar en cualquier tipo de proceso.

1. Identificación de los Procesos de la Organización

Los pasos clave son:

1. **Definir el propósito de la organización:** La organización tiene que identificar a sus clientes y los requisitos.
2. **Política y objetivos de la organización:** Se establece la política y objetivos basándose en el análisis de los requisitos.
3. **Procesos de la organización:** Todos los procesos necesarios para producir los resultados.
4. **Secuencia de los procesos:** Determinar cómo es el flujo de los procesos en su interacción.
5. **Dueños del proceso:** Asignar la responsabilidad y autoridad para cada proceso.
6. **Documentación del proceso:** Determinar los procesos que se van a documentar y la forma de hacerlo.

2. Planificación del Proceso

Implica definir:

1. **Actividades dentro del proceso:** Actividades necesarias para lograr el proceso.
2. **Requisitos de seguimiento y medición:** Dónde y cómo se debe aplicar el seguimiento y la medición.
3. **Recursos necesarios:** Recursos necesarios para la operación eficaz.
4. **Verificar el proceso con respecto a la planificación:** Confirmar que las características del proceso son coherentes.

3. Implantación y Medición de los Procesos

Se puede desarrollar un proyecto para la implantación que incluya:

1. **Comunicación**.
2. **Toma de conciencia**.
3. **Formación**.
4. **Gestión del cambio**.
5. **Participación de la dirección**.
6. **Actividades de revisión** aplicables.

4. Análisis del Proceso

Evalúa los datos del proceso para cuantificar el **desempeño del proceso**. Compara los resultados con los requisitos definidos para confirmar la eficacia y eficiencia y usar acciones correctivas.

5. Acción Correctiva y Mejora del Proceso

Define el método para implantar **acciones correctivas** y eliminar los problemas. Cuando se logran los requisitos, se deben crear mejoras a niveles más altos. La metodología **PHVA** (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) se usa para controlar las acciones correctivas y la mejora continua.