Implementación y Gestión Documental: Sistemas de Clasificación de Archivos Empresariales

1. El Archivo: Concepto y Finalidad

Las empresas producen y reciben gran cantidad de documentos diariamente. Estos documentos pueden ser necesarios para el funcionamiento presente y futuro de la compañía. Una correcta ordenación, clasificación, y posterior archivo y conservación es esencial para la operatividad.

Definición de Archivo

Con la palabra archivo, podemos referirnos a tres conceptos principales:

1. Al conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas.
2. Al lugar físico o digital donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés de la empresa.
3. A la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado.

1.2. Consejos para desarrollar la labor de archivo

La labor de archivo es fundamental para la eficiencia empresarial. Aunque no sigue una norma específica y se adapta a las necesidades de cada compañía, es crucial seguir ciertas pautas:

• Cualquier labor de archivo debe ser respetuosa con las reglas y procedimientos internos establecidos.
• Si el trabajo de archivo no es sistemático y la documentación no es clasificada, ordenada y guardada siempre de la misma forma, hay más posibilidades de que los documentos sean depositados en lugares incorrectos y no se encuentren fácilmente.

2. Tipos de Archivos Empresariales

Las empresas no utilizan toda su documentación de la misma forma, por lo que no todos los archivos empresariales se configuran igual. Algunos de los factores determinantes para el establecimiento de distintos tipos de archivos son la frecuencia de uso de la documentación, el soporte utilizado para contener el documento o la localización física del archivo.

2.1. Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación

La documentación se clasifica según la necesidad de acceso:

• Archivos Activos: Documentación de uso frecuente y actual.
• Archivos Semiactivos: Documentación de uso ocasional o en proceso de cierre.
• Archivos Inactivos: Documentación histórica o de conservación legal, de uso muy raro.

2.2. Tipos de archivos según su localización física

Un archivo consume espacio y recursos, por lo que algunas empresas de cierto tamaño crean archivos centralizados en un único edificio o planta. Según la localización física de las instalaciones, podemos diferenciar entre diferentes gestiones del archivo:

1. Gestión centralizada del archivo: Concentración de la documentación en un único punto.
2. Gestión descentralizada del archivo: La documentación se mantiene en los departamentos que la generan.
3. Gestión mixta del archivo: Combina elementos de la gestión centralizada y descentralizada.

2.3. Tipos de archivos según el soporte utilizado

Aunque cada vez son más las empresas que aplican procesos de digitalización a sus archivos físicos, la mayoría de ellas mantienen una combinación de soportes:

• Archivos en formato papel (físicos).
• Archivos en formato digital.

3. Sistemas de Clasificación de Documentos

Todos los archivos deben tener establecido un criterio de ordenación de los documentos que se incluyen en ellos. Este criterio funciona como una “llave” que nos permite comprender la colocación de la documentación y acceder a cualquier documento rápidamente.

Tipos de Sistemas de Clasificación

Los sistemas de ordenación más comunes son:

• Sistema Alfabético: Ordenación por nombres, asuntos o títulos.
• Sistema Numérico: Ordenación secuencial o por códigos.
• Sistema Cronológico: Ordenación por fecha (día, mes, año).
• Sistema Geográfico: Ordenación por ubicación, país, región o ciudad.
• Sistema Temático: Ordenación por categorías o temas específicos.
• Sistemas Mixtos: Combinación de dos o más criterios (ejemplo: el sistema alfanumérico).