Implementación del Estándar OHSAS 18001:2007 para la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Introducción a la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con OHSAS 18001

El estándar OHSAS 18001, reconocido internacionalmente como parte de la Serie de Evaluación de la Seguridad y Salud en el Trabajo (Occupational Health and Safety Assessment Series), es una herramienta clave para gestionar los desafíos que enfrentan organizaciones de todos los sectores y tamaños. Entre estos desafíos se encuentran: altos niveles de siniestralidad, enfermedades profesionales, jornadas de trabajo perdidas, absentismo laboral, sanciones, y costes de atención médica y compensación a los trabajadores. La implementación de OHSAS 18001 tiene como objetivo principal una gestión ordenada de la prevención de riesgos laborales, lo que contribuye a mejorar el clima laboral, disminuir el absentismo y, en consecuencia, aumentar la productividad.

La estructura del estándar OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua de Edwards Deming, conocido como Ciclo “PDCA” (Plan – Do – Check – Act). Esta metodología facilita la mejora del comportamiento de la organización en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Además, permite la compatibilidad con otros sistemas de gestión, como el estándar ISO 9001 (Sistemas de Gestión de la Calidad) o el ISO 14001 (Sistemas de Gestión Ambiental).

Términos y Definiciones Clave en OHSAS 18001

Antes de analizar los requisitos de la especificación OHSAS 18001, es fundamental comprender los conceptos clave que se tratan en ella, ya que algunos términos difieren de los utilizados habitualmente en el campo de la seguridad y salud.

• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Nota: Puede haber más de una causa para una no conformidad.
• Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o cualquier otra situación potencial indeseable. Nota: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
• Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de la auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los “criterios de auditoría”. Nota: Independiente no significa necesariamente externo a la organización. En muchos casos, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidades en la actividad que se audita.
• Competencia: Capacidad demostrada para aplicar conocimientos, habilidades y comportamientos adecuados.
• Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
• Desempeño de la SST: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos para la SST. Nota: La medición del desempeño de la SST incluye la medición de la eficacia de los controles de la organización. En el contexto de los sistemas de gestión de la SST, los resultados se pueden medir con respecto a la política de SST, los objetivos del citado sistema y a otros requisitos de desempeño de la SST.
• Deterioro de la salud: Condición física o mental identificable y adversa que surge o empeora por la actividad laboral o por situaciones relacionadas con el trabajo.
• Documento: Información y su medio de soporte. Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de estos.
• Establecer: Implica que haya una permanencia y que el SGSST no se pueda considerar establecido hasta que todas las partes que lo forman se hayan introducido en el mismo, de manera que éste se pueda demostrar frente a otros.
• Evaluación de riesgos: Proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables.
• Evidencia de la auditoría: Registro, declaración de hecho o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría.
• Formación: Proceso que proporciona y desarrolla conocimientos, habilidades y comportamientos para cumplir los requisitos.
• Función en SST: Forma en la que realizar y aplicar los trabajos que han sido asignados.
• Identificación de peligros: Proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y se definen sus características.
• Implementar: Poner en funcionamiento, mediante la aplicación de métodos y cualquier medida que resulte necesaria para llevar a cabo con éxito el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Incidente: Suceso relacionado con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño, un deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad). Nota: Un accidente es un incidente que ha dado lugar a un daño o a un deterioro de la salud. Se puede definir también como cuasi accidente un incidente donde no se ha producido un daño o deterioro de la salud. Una situación de emergencia es un tipo particular de incidente.
• Lugar de trabajo: Cualquier lugar físico en el que se desempeñan actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización. Nota: La organización debería tener en cuenta los efectos para la SST del personal que está, por ejemplo, de viaje o en tránsito trabajando en las instalaciones del cliente o en casa.
• Mantener: Funcionamiento del sistema de gestión una vez se tenga establecido e implementado. Para ello, el estándar OHSAS ofrece varias herramientas, tales como los apartados de verificación y acciones correctivas o la revisión por la dirección.
• Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión de la SST para lograr mejoras en el desempeño de la SST global de forma coherente con la política de SST de la organización. Nota: No es necesario que dicho proceso se lleve a cabo de forma simultánea en todas las áreas de actividad.
• No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Nota: Una no conformidad puede ser una desviación de: • las normas de trabajo, las prácticas, los procedimientos o los requisitos legales pertinentes, entre otros. • los requisitos del sistema de gestión de la SST.
• Objetivo de SST: Fin de la SST que, en términos de desempeño de la misma, se marca alcanzar una organización. Nota: Los objetivos de SST han de ser coherentes con la política de SST y deben cuantificarse cuando sea posible.
• Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución o parte de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Nota: Para organizaciones con más de una unidad operativa, ésta puede definirse como una organización.
• Parte interesada: Persona o grupo, tanto de dentro como de fuera del lugar de trabajo, que tiene interés o está afectado por el desempeño de la SST de una organización.
• Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño, en términos de deterioro de la salud, a la propiedad, al ambiente del lugar de trabajo, o una combinación de éstos.
• Política de SST: Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño de la SST, como las ha expresado formalmente la alta dirección. Nota: La política de SST proporciona una estructura para la acción y el establecimiento de los objetivos de SST.
• Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota: Los procedimientos pueden estar documentados o no. Un procedimiento debe responder de forma coherente y seria a las siguientes preguntas: ¿Qué debe hacerse? ¿Quién es el responsable? ¿De qué y cómo hacerse? ¿Cuándo? y ¿Con qué resultado esperado?
• Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas.
• Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud causado por éste.
• Riesgo aceptable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política de SST.
• Responsabilidad en SST: Aquello que comprende, tanto la cualidad de estar encargado de alguna actividad, como la de rendir cuentas y responder ante otros, si dicha tarea asignada no se ha realizado de forma correcta.
• Seguridad y salud en el trabajo (SST): Condiciones y factores que afectan, o podrían afectar a la salud y la seguridad de los empleados incluyendo a los trabajadores temporales y personal contratado, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. Nota: Las organizaciones pueden estar sujetas a requisitos legales sobre la salud y la seguridad de las personas más allá del lugar de trabajo inmediato o que estén expuestas a las actividades del mismo.
• Sistema de gestión de la SST (SGSST): Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de SST y gestionar sus riesgos. Nota: Un sistema de gestión es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos, así como para que estos puedan ser cumplidos. Comprende la estructura de la organización, la planificación de actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos.

Características Principales del Estándar OHSAS 18001

El estándar OHSAS 18001 ha sido desarrollado por las principales certificadoras del mundo y elaborado a partir de los criterios establecidos por la British Standard BS 8800. Su objetivo es ser compatible con las normas sobre sistemas de gestión ISO 9001 e ISO 14001, facilitando la integración de dichos sistemas, compartiendo los principios comunes basados en:

• La mejora continua.
• El compromiso de toda la organización.
• El cumplimiento de la normativa legal.

Como se indicó anteriormente, el estándar OHSAS 18001 se fundamenta en la metodología de la mejora continua, a la que la norma se refiere como Ciclo de PDCA (Plan–Do– Check–Act) o círculo de Deming.

A continuación, se describen las etapas que lo conforman:

• PLAN (Planificar): Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado acorde a la política de SST de la organización.
• DO (Hacer): Ejecutar el plan a través de la recogida de datos para su empleo en las siguientes etapas.
• CHECK (Verificar): Efectuar un seguimiento y la medición de lo realizado, ver hasta qué punto y en qué medida ha conseguido la dirección cumplir con su deber de garantizar la SST, así como informar sobre los resultados logrados.
• ACT (Actuar): Llevar a cabo las acciones para la mejora del SGSST. Es la etapa que cierra el ciclo y que supone la implantación real del concepto de la mejora continua.

Áreas Clave del Sistema de Gestión según OHSAS 18001

• La planificación para identificar, evaluar y controlar los riesgos.
• El programa de gestión de OHSAS.
• La estructura y la responsabilidad.
• La formación, concienciación y competencia.
• La consulta (participación) y comunicación.
• El control de funcionamiento.
• La preparación y respuesta ante emergencias.
• La medición, supervisión y mejora del rendimiento.

El estándar especifica los requisitos para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, facilitando a la empresa formular una política y objetivos específicos, teniendo en consideración los requisitos legales e información sobre los riesgos inherentes a su actividad. Es importante destacar que la especificación no establece unos requisitos mínimos absolutos para el desempeño de la Seguridad y Salud en el Trabajo más allá de aquellos compromisos incluidos en dicha política.

Un aspecto relevante del mismo es que existe la posibilidad de certificarse de forma totalmente voluntaria por parte de una entidad independiente acreditada para ello.

El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestión dependerá de varios factores, tales como el alcance del mismo, el tamaño de la empresa, la naturaleza de sus actividades o la cultura de la organización, entre otros.

Estructura del Sistema de Gestión según el Estándar OHSAS 18001:2007

El estándar OHSAS 18001:2007 se divide en 5 bloques significativos que deben ser cumplidos. Los aspectos más relevantes de cada uno de ellos se destacan a continuación:

• Política de SST:
  • Establece un sentido general de orientación y los principios de las acciones a tomar.
  • Contempla las responsabilidades y la evaluación requerida por el proceso.
  • Demuestra el compromiso de la alta dirección para la mejora continua de la salud y seguridad en el trabajo.
• Planificación:
  • Determina los riesgos significativos de la empresa utilizando procesos de identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la planificación de las acciones para controlar o reducir los efectos de éstos.
  • Implica la obligatoriedad de mantener actualizada la legislación relativa a la SST que es de aplicación a la organización.
  • Establece, implementa y mantiene los objetivos en SST y sus programas para poder alcanzar su consecución.

Los diversos aspectos citados quedan recogidos dentro de la estructura del estándar OHSAS 18001:2007, como se muestra a continuación:

• Implementación y funcionamiento: Fija los recursos, funciones y responsabilidades, documentación y acciones a llevar a cabo en todos los aspectos del SGSST (competencia, formación y toma de conciencia, control operacional, situaciones de emergencia, consulta y participación, etc.).
• Verificación y acción correctiva: Identifica los parámetros claves del rendimiento para dar cumplimiento a la política establecida de SST, con objeto de que determinen:
  • La consecución de los objetivos.
  • La implementación y efectividad de los controles de riesgo.
  • La efectividad de los procesos de capacitación, entrenamiento y comunicación.
• Revisión por la dirección: La alta Dirección asume un compromiso con el sistema para cumplir con los objetivos propuestos y conseguir la mejora continua del SGSST.

Estructura Detallada del Estándar OHSAS 18001:2007

1. Objeto y campo de aplicación

2. Publicaciones para consulta

3. Términos y definiciones

4. Requisitos del sistema de gestión de la SST

4.1. Requisitos Generales

4.2. Política de SST

4.3. Planificación

4.3.1. Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos

4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos

4.3.3. Objetivos y Programas

4.4. Implementación y operación

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.3. Comunicación, participación y consulta

4.4.3.1. Comunicación

4.4.3.2. Participación

4.5. Verificación

4.5.1. Seguimiento y medición del desempeño

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal

4.5.3. Investigación de incidentes, No Conformidades y acción correctiva y preventiva

4.5.3.1. Investigación de incidentes

4.5.3.2. No Conformidades y acción correctiva y preventiva

4.5.4. Control de registros

4.5.5. Auditoría Interna

4.6. Revisión por la Dirección

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Requisito OHSAS

La alta dirección debe definir y autorizar la política de SST de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión de la SST, ésta:

a) es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos para la SST de la organización;

b) incluye un compromiso de prevención de los daños y el deterioro de la salud, y de mejora continua de la gestión de la SST y del desempeño de la SST;

c) incluye un compromiso de cumplir al menos con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus peligros para la SST;

d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST;

e) se documenta, implementa y mantiene;

f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organización, con el propósito de hacerles conscientes de sus obligaciones individuales en materia de SST;

g) está a disposición de las partes interesadas; y

h) se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organización.

Desarrollo de la Política de SST

La política de Seguridad y Salud en el Trabajo es la forma en la que se definen los principios, creencias y reglas que regulan la gestión de las organizaciones y constituyen la filosofía institucional en la materia.

Se erige como el documento director de la gestión de seguridad y salud laboral de la organización, a través de los compromisos fundamentales declarados por la alta dirección respecto a esta materia.

Para dar cumplimiento con el presente requisito de política, ésta debe cumplir con cada uno de los puntos establecidos en el mismo:

• Establecer de forma clara e inequívoca los objetivos generales de la organización.
• Ser apropiada a la naturaleza y dimensión de los riesgos para la SST de la empresa.
• Incluir el compromiso de prevención de los daños y el deterioro de la salud, y de la mejora continua.
• Cumplir con los requisitos legales y aquellos requisitos que suscriba la organización.
• Servir como marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST.
• Estar documentada, implantada y actualizada en todo momento.
• Comunicarse a todas las personas que trabajan para la organización.
• Encontrarse a disposición de las partes interesadas dentro y fuera de la organización.
• Ser revisada de forma periódica, con el fin de garantizar que sigue siendo apropiada.

Durante el proceso de desarrollo de la política, resulta importante tener en cuenta la opinión y dejar participar a todos los miembros de la organización, persiguiendo con ello involucrar y comprometer a todos los integrantes en el alcance de los objetivos propuestos.

La política debe ser examinada periódicamente para garantizar su adecuación a la organización en todo momento. Dicho examen debe realizarse durante la Revisión del Sistema por parte de la dirección.

Requisitos a tener en cuenta en el desarrollo de la política: Mejora continua, Misión / Visión, Cumplimiento requisitos legales, Peligros de la SST, Partes interesadas, Necesidades de los trabajadores, Objetivos, Cumplimiento requisitos, Desempeño histórico y actual, Coordinación con otras políticas.

La política debe ser conocida por todos los miembros de la organización y estar disponible para las partes externas interesadas. Puede darse a conocer de manera directa y personalizada o mediante su publicación en el tablón general de anuncios de la organización, en internet (página web) o mediante la inclusión en la intranet de la organización. Se deberán utilizar formas y métodos de comunicación que resulten comprensibles y apropiados para el público objetivo.

Es importante que el documento se encuentre fechado y firmado por el máximo responsable que haya en la organización, debiendo prestar especial atención en su actualización en caso de resultar necesario.

Planificación

Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles

Requisito OHSAS

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios. El procedimiento o procedimientos para la identificación de peligros y la evaluación de los riesgos debe tener en cuenta:

a) las actividades rutinarias y no rutinarias;

b) las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes);

c) el comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos;

d) los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente a la salud y seguridad de las personas bajo el control de la organización en el lugar de trabajo;

e) los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización; Nota 1: Puede ser más apropiado que dichos peligros se evalúen como un aspecto ambiental.

f) la infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la organización como otros;

g) los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales;

h) las modificaciones en el sistema de gestión de la SST, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades;

i) cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios;

j) el diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

La metodología de la organización para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe:

a) estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que es más proactiva que reactiva, y

b) prever la identificación, priorización y documentación de los riesgos, y la aplicación de controles, según sea apropiado.

Para la gestión de los cambios, la organización debe identificar los peligros para la SST y los riesgos para la SST asociados con los cambios en la organización, el sistema de gestión de la SST, o sus actividades, antes de la incorporación de dichos cambios. La organización debe asegurarse de que se consideran los resultados de estas evaluaciones al determinar los controles. Al establecer los controles o considerar cambios en los controles existentes se debe considerar la reducción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía:

a) eliminación; b) sustitución; c) controles de ingeniería; d) señalización/advertencias y/o controles administrativos; e) equipos de protección personal.

La organización debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles determinados.

La organización debe asegurarse de que los riesgos para la SST y los controles determinados se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestión de la SST.

Metodología para la Identificación y Evaluación de Riesgos

Atendiendo a los criterios establecidos en el artículo 16 de la LPRL y el requisito, la organización elaborará un procedimiento en el que se establezcan las metodologías necesarias para poder realizar:

• La identificación de los peligros.
• La eliminación de esos peligros.
• La evaluación de los riesgos asociados a los peligros que no se hayan podido eliminar.
• La identificación de los controles de la eficacia de las acciones tomadas y la aplicación de los mismos.

Los peligros deberán estar debidamente identificados antes de proceder a la evaluación de los riesgos. Para poder lograrlo, se considerarán, entre otras, las siguientes fuentes de información o elementos de entrada:

• La política de SST.
• Los requisitos legales y otros suscritos por la organización.
• La información de los representantes de los trabajadores.
• La exposición en el trabajo y los reconocimientos médicos.
• Los registros de incidentes.
• La peligrosidad de los productos utilizados.
• Los informes de auditorías, evaluaciones o revisiones previas.
• La información de las consultas a los empleados y a las partes interesadas.
• Los incidentes ocurridos en organizaciones similares.
• La información sobre las instalaciones, procesos y actividades de la organización.

Se deberá tener en cuenta también si existen o no sistemas de control de dichos peligros y verificar su idoneidad, debiendo respetar la jerarquía de controles (eliminación, sustitución…).

Para ello, tal y como se ha comentado con anterioridad, se deberá desarrollar una metodología para la identificación de peligros y evaluación continuada de riesgos, habida cuenta que la empresa se encuentra inmersa en la mayoría de las ocasiones en una dinámica de continuos cambios. Debido a esto, la gestión del cambio se convierte en un elemento imprescindible de vínculo y coordinación con las tres fases: identificación, evaluación y control de los riesgos existentes o potenciales.

La metodología a utilizar variará en función de las actividades que se desarrollen en la organización, pudiendo ir desde evaluaciones sencillas mediante el uso de cuestionarios o check-list, hasta la elaboración de evaluaciones cuantitativas, por ejemplo la exposición a agentes químicos, físicos o biológicos en una industria.

Ésta deberá garantizar que sea más proactiva que reactiva y tenga en cuenta la siguiente jerarquía para la reducción de los riesgos:

1º Eliminación del riesgo:

Modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir dispositivos de elevación mecánica para eliminar el peligro de la manipulación manual.

2º Sustitución del agente causante del riesgo:

Reemplazar por un material menos peligroso o reducir la energía del sistema (reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura...).

3º Controles de ingeniería:

Instalar sistemas de ventilación, protecciones en las máquinas, engranajes, insonorización…

4º Señalización – advertencias y controles administrativos:

Señales de seguridad, marcados de áreas peligrosas, sirenas o luces de alarma, procedimientos de seguridad, sistemas seguros de trabajo, marcas para caminos peatonales, inspección de equipos, controles de acceso, permisos de trabajo y etiquetado, etc.

5º Equipos de protección individual (EPIs):

Gafas de seguridad, protectores auditivos, pantallas faciales, arneses de seguridad, guantes, calzado…

Se deberá disponer de los registros y los documentos derivados de la identificación de peligros y evaluación de riesgos de las actividades que se estén llevando a cabo, así como de los riesgos para la SST asociados con los cambios en la organización.

La identificación de peligros y la evaluación de riesgos, junto con la determinación de los controles, deberán ser revisadas de forma continuada. Para ello, se deberá disponer de la Planificación de Actividades Preventivas con sus respectivas frecuencias de revisión.

Además, se considerará que dichas planificaciones pueden verse afectadas o alteradas por elementos no presentes en el momento actual, tales como las repuestas frente a nuevos peligros, los cambios en la legislación, la diversidad cambiante en la mano de obra incluidos los contratistas…

Comunicación, Participación y Consulta

Requisito OHSAS

Comunicación

En relación con sus peligros para la SST y su sistema de gestión de la SST, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

a) la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización;

b) la comunicación con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;

c) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

Participación y consulta

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

a) la participación de los trabajadores mediante su:

• adecuada involucración en la identificación de los peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles;
  • adecuada participación en la investigación de incidentes;
  • involucración en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de SST;
  • consulta cuando haya cualquier cambio que afecte a su SST;
  • representación en los temas de SST.

Se debe informar a los trabajadores acerca de sus acuerdos de participación, incluido quien o quienes son sus representantes en temas de SST.

b) la consulta con los contratistas cuando haya cambios que afecten a su SST.

La organización debe asegurarse de que, cuando sea apropiado, se consulte a las partes interesadas externas sobre los temas de SST pertinentes.

Implementación de la Comunicación, Participación y Consulta

La organización deberá promover la participación y consulta de los trabajadores y las partes interesadas en la mejora del Sistema de Gestión mediante la aportación de buenas prácticas e iniciativas de mejora, así como garantizar el correcto funcionamiento de la comunicación tanto interna (vertical y horizontal) como externa.

Algunas de las personas que pueden estar interesadas o afectadas por el funcionamiento del sistema de gestión de la SST pueden ser:

• Los empleados fijos y temporales, junto con sus representantes
• Las empresas contratistas o subcontratistas
• Las visitas
• Los vecinos
• Los servicios de emergencias
• Las aseguradoras
• Los Inspectores reglamentarios
• La autoridad laboral, local…

Comunicación

Se deberán elaborar uno o varios procedimientos para asegurarse de que, tanto los empleados como las partes interesadas, disponen de las herramientas necesarias y suficientes para que haya una fluida comunicación interna entre los diversos niveles de la organización y con los contratistas, además de con otras partes interesadas como los inspectores reglamentarios o los vecinos.

En el procedimiento se deberá indicar qué forma se va a utilizar en la comunicación, siendo las más habituales los boletines, las charlas, las reuniones o el correo electrónico, entre otros.

En cuanto a la comunicación interna, se garantizará fluidez tanto en la comunicación descendente como en la ascendente, pudiendo abarcar los siguientes puntos:

• Comunicación descendente:
  • Compromisos por la Dirección
  • Objetivos
  • Peligros y riesgos
  • Acciones de mejora
  • Cambios
• Comunicación ascendente:
  • Comunicaciones de riesgos
  • Incidentes
  • Propuestas de mejora

La organización, deberá desarrollar y mantener aquellos procedimientos que resulten necesarios con el fin de garantizar que se incluye información para los contratistas y los visitantes:

• Contratistas:
  • Controles en aquellas actividades que puedan poner en peligro el sistema.
  • Información de cambios que puedan producirse.
  • Coordinación de actividades empresariales.
  • Información para la respuesta en situaciones de emergencia.
  • Investigación de los incidentes.
• Visitantes:
  • Requisitos necesarios para las visitas.
  • Información sobre las emergencias identificadas en el centro.
  • Controles de tráfico interno y de accesos.
  • Equipos de Protección Individual.

Para el desarrollo de las comunicaciones con las partes externas interesadas, la organización deberá tener creados procedimientos con objeto de poder recibir, documentar y responder de manera adecuada a todas las comunicaciones relevantes realizadas por éstos.

Participación y Consulta

Se deberán elaborar uno o varios procedimientos para garantizar que los trabajadores (empleados, voluntariado, becarios, temporales y personal de contratas) pueden participar de forma activa y continua en el desarrollo y revisión de las prácticas de SST, disponer de representantes de SST con funciones definidas (delegados de prevención), ser consultado sobre la selección de los controles apropiados y ser involucrados en las recomendaciones de mejora al desempeño de la SST o informados cuando se produzcan cambios que afectan a la misma.

La organización asegurará la confidencialidad y privacidad de los trabajadores durante su participación en la mejora del sistema, considerando siempre las posibles barreras existentes (idioma, alfabetización…).

Los trabajadores tendrán que ser informados de la persona que les representa en materia de SST. Esta representación será elegida entre todos los trabajadores a través de los medios apropiados para tal fin.

También se deberán elaborar uno o varios procedimientos para garantizar la realización de la consulta a los contratistas o partes externas interesadas mediante reuniones de coordinación o a través de cualquier medio regulado en la legislación vigente de coordinación de actividades empresariales.

Es importante destacar que dicha consulta, resultará necesaria cuando:

• Surjan nuevos peligros o sean desconocidos hasta la fecha, incluyendo aquellos que puede introducir el contratista.
  • Se den reorganizaciones en el sistema.
  • Haya cambios en los materiales, equipos, exposiciones...
  • Se ocasionen modificaciones en los Planes de Emergencia o Planes de Autoprotección.
  • Se produzcan variaciones en los requisitos legales u otros requisitos.
  • Existan peligros sobre la vecindad o generados por la vecindad.

La participación de los trabajadores y sus representantes en el diseño y desarrollo del sistema preventivo es esencial para que éste pueda ser eficaz. Difícilmente se asumirá algo en lo que no se haya participado.

No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva

Requisito OHSAS

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales y para

tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:

a)  la identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para mitigar sus consecuencias para la SST;

b) la investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;

c)   la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;

d) el registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; y

e)  la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.

En los casos en los que una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que esas acciones propuestas se tomen tras una evaluación de riesgos previa a la implementación.

Cualquier acción correctiva o acción preventiva que se tome para eliminar las causas de una no conformidad real o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos para la SST encontrados.

La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario que surja de una acción preventiva y una acción correctiva se incorpora a la documentación del sistema de gestión de la SST.

3.5.3.2.2. ANÁLISIS DEL REQUISITO Con el fin de garantizar la eficacia del sistema de gestión de la SST se deberá disponer de uno o varios procedimientos para la identificación de las no conformidades que pueden generarse, debiendo aplicar las acciones correctivas oportunas en caso de resultar necesario o tomar acciones preventivas, para evitar que los problemas se materialicen.

Llegado este punto, es de gran interés recordar la definición facilitada en el apartado “1.4. Términos y definiciones” sobre los tres conceptos que conciernen al presente requisito, con objeto de garantizar una correcta interpretación:

No conformidad

Es un incumplimiento de un requisito. En la organización se deberá establecer en qué grado y exigencia se pretenderá que los integrantes del grupo identifiquen una no conformidad. Para ello, habrá que plantearse preguntas tales como: ¿La inexistencia de papel de manos en los WC es motivo de una No Conformidad? o si, ¿El 2% de los extintores se encuentra por encima de los 170 cm que marca la normativa implicará un motivo de una No Conformidad? …

Algunos ejemplos típicos en los que pueden surgir las No Conformidades son:

• Los fallos ocurridos durante el establecimiento o la consecución de los objetivos en SST.
• La existencia de documentación inapropiada o no actualizada.
• El error en la definición de responsabilidades en SST o los producidos durante la comunicación interna o externa, en la identificación y evaluación de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización, así como durante el registro de los incidentes ocurridos.
• Las desviaciones producidas en la aplicación de los procedimientos de SST.

Es importante destacar que resulta necesario que la identificación de las No Conformidades, forme parte de las responsabilidades individuales de cada uno de los miembros de la organización, con el fin de integrar la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Acción correctiva

Aquella acción que se lleva a cabo con objeto de eliminar la causa de una No Conformidad real u otra situación indeseable y así impedir que vuelva a producirse.

Acción preventiva

Aquella acción efectuada para eliminar una posible fuente que pueda desarrollar una No Conformidad u otra situación potencial indeseable.

Una vez identificada y establecidas las oportunas acciones correctivas o preventivas en su caso, se deberá realizar un seguimiento de las mismas valorando la eficacia de la medida aplicada para garantizar que la deficiencia encontrada ha desaparecido. Dicha acción será registrada de forma documental.

Una forma metodológica para la identificación y seguimiento de las No Conformidades es la siguiente:

Este capítulo pretende facilitar mediante fases, los pasos a seguir para lograr implantar el estándar OHSAS 18001 en la organización de una forma eficiente y exitosa.

FASE 1: CONFORMIDAD DE LA DIRECCIÓN:

En esta fase inicial, resulta fundamental tener garantizado el compromiso por parte de la Dirección sobre la implantación del estándar OHSAS 18001, ya que ella será quién asuma la mayor parte del protagonismo en la gestión de la SST.

Es importante destacar que se debe tener claro cuál es el objetivo que se persigue como institución para el logro de la certificación según OHSAS, es decir, si se debe a la petición de algún cliente, si se busca el sello de la certificación como garantía de cumplimiento de lo establecido o si realmente se pretende la mejora continuada del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, como sería recomendable.

FASE 2: PLAN DE PREVENCIÓN:

Se va a analizar si el Plan de Prevención existente en la organización está correctamente implantado o solo se dispone de un documento creado con el fin de poder dar cumplimiento a los requisitos legales.

Para ello revisará el correcto establecimiento de los objetivos de SST y si los programas que los van a desarrollar con el fin de lograrlo son los adecuados, así como los procedimientos, las instrucciones y las fichas existentes en la organización, diseñadas para llevar a cabo una correcta aplicación del sistema de gestión. Será conveniente verificar también el grado de aplicación de los mismos durante el desempeño de las diferentes actividades afectadas.

FASE 3: NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE:

Tal y como viene especificado en el requisito sobre “Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad”, la organización deberá nombrar a uno o varios miembros de la alta dirección con el fin de gestionar el correcto funcionamiento del sistema.

Esta persona debe disponer del rango suficiente para poder actuar según convenga en cualquiera de las situaciones que puedan producirse durante el desarrollo del sistema.

La persona designada podrá, en determinados casos, delegar algunas de sus funciones y deberes, si bien nunca podrán eludir la responsabilidad de dirigir la Gestión de la SST en la organización.

FASE 4: COMITÉ DE IMPLANTACIÓN:

Es de gran importancia que la implantación del sistema no sea de carácter unipersonal, es decir, que no recaiga únicamente a una persona, sino que forme parte de él, el mayor número de personas de la organización posible, para así lograr la integración del funcionamiento del sistema de gestión en todos los estamentos.

La creación de este comité no es ningún requisito del estándar OHSAS, pero si resulta muy necesario. Algunos de sus posibles integrantes pueden pertenecer a la Dirección y áreas de prevención de riesgos, administración, producción o mantenimiento, variando en función de la organización de la propia empresa.

El objetivo principal que perseguirá este comité será ver la interacción de los procedimientos entre las distintas áreas de la empresa y la idoneidad de su aplicación.

FASE 5: MANUAL DE GESTIÓN, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y FICHAS:

La ejecución de esta fase no corresponde a ningún requisito del estándar OHSAS 18001, pero se considera una necesidad el elaborar un manual para el correcto desarrollo de todo el sistema de gestión.

En caso de ser en formato papel, con objeto de darle mayor agilidad y flexibilidad al documento, se aconseja que las hojas que lo componen sean recambiables.

Los procedimientos, instrucciones o las fichas que formen parte del mismo deberán ser lo más simples, didácticas y aplicables posible.

El Manual de Gestión estará disponible para todos los miembros que forman parte de la organización, con el fin de que estos puedan realizar tantas consultas al mismo como les sea necesario y deberá estar formado, al menos, por los siguientes apartados:

• Presentación.
  • Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Objetivos y Programas de SST.
  • Organización y distribución de las funciones y responsabilidades de todos los elementos de la organización.
  • Actividades esenciales del Plan de Prevención y su programación (Evaluación de Riesgos, Vigilancia de la Salud, Formación...).
  • Planificación anual de la SST.
  • Índice informativo de los procedimientos y de las instrucciones del SGSST.

FASE 6: FORMACIÓN:

Se persigue que todas las personas que desarrollan actividades para la organización sean las capacitadas para poder llevar a cabo sus tareas de forma correcta.

Una propuesta de actividades formativas esenciales a efectuar para el correcto funcionamiento del sistema de gestión según la especificación OHSAS 18001, pueden ser un seminario para la Dirección de la organización (2 horas), un curso para la Línea de Mando (8-10 horas) o charlas divulgativas a todos el resto de trabajadores (1 hora opcional).

FASE 7: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA:

Es recomendable fijar una fecha con antelación y proceder a su comunicación a todos los integrantes de la organización.

A partir de entonces, el Comité de Implantación y los miembros designados por la alta dirección deberán realizar un trabajo de seguimiento sobre el correcto funcionamiento y aplicación del sistema.

Durante la implantación del mismo, podrán surgir dudas o conflictos. Será en ese momento cuando el personal encargado de la implantación del sistema deberá actuar aportando soluciones.

La duración de la presente fase variará en función del nivel de cultura de la organización en la gestión mediante procesos. Como ya se indicó en apartados anteriores, si una organización tiene implantado ya otro sistema de gestión (Calidad, Medio Ambiente, etc.) resultará mucho más ágil y fácil su implantación.

FASE 8: AUDITORÍA INTERNA:

Es una fase de obligado cumplimiento. Se materializará cuando el sistema de gestión de SST se encuentre debidamente implantado.

En el procedimiento de Auditoría Interna se deberá establecer quién o quiénes estarán capacitados para poder llevar a cabo dichas actividades, ya sea personal propio o externo y definir qué actitudes y aptitudes deberán tener.

La periodicidad será al menos anual, por lo que habrán de realizarse las consiguientes programaciones con el fin de tener bajo control su correcta aplicación.

Una vez realizada la auditoría interna, se elaborará el informe de auditoría, indicándose en el mismo todos los hallazgos encontrados.

FASE 9: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

Una vez concluida la fase anterior, se mostrarán los resultados del informe de auditoría interna a la Dirección de la organización para su revisión, quedando ésta debidamente documentada.

Aunque en el estándar OHSAS 18001 no se indica de forma explícita, se recomienda realizarla de forma trimestral como mínimo.

FASE 10: AUDITORÍA EXTERNA Y CERTIFICACIÓN:

Esta fase es de ejecución voluntaria por parte de la organización y consiste en someter al sistema de gestión de SST a una auditoría externa, llevada a cabo por una entidad totalmente independiente a la organización, cuyo objetivo principal será la de verificar la correcta implantación del estándar OHSAS 18001 en dicho sistema de gestión.

Las auditorías externas y de certificación suelen realizarse en dos fases diferenciadas:

• 1ª Fase (inicial o previa + revisión de la documentación).

• 2ª Fase (certificación).

Una vez certificado el sistema de gestión, de forma anual se llevará a cabo una auditoría externa de seguimiento o mantenimiento y cada tres años, las auditorías de renovación de la certificación.

FASE 11: CRONOGRAMA DE LA IMPLANTACIÓN A continuación, se muestra un ejemplo de posible Cronograma para la implantación del sistema de gestión de la SST: