Implementación de Controles y Contingencias para la Eficiencia Organizacional

Controles y Planes de Contingencia en la Gestión Empresarial

La evaluación y control es una fase fundamental del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos, con el fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa.

El Control Administrativo

Íntimamente ligado con la planeación, el control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, con el objetivo de corregir desviaciones y, así, reiniciar el proceso de mejora continua.

Importancia del Control

El control es crucial para la salud y el éxito de cualquier organización. Sus principales beneficios incluyen:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protege los activos de la empresa.
• Garantiza el cumplimiento de los planes establecidos.
• Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempos.
• A través de este, se detectan y analizan las causas que originan las desviaciones para evitar que se repitan.
• Es el fundamento para el proceso de planeación, al proporcionar información valiosa para futuras decisiones.

Principios del Control

Para que el control sea efectivo, debe regirse por los siguientes principios:

• Equilibrio
• Indicadores
• Oportunidad
• Desviaciones
• Costeabilidad
• Excepción
• Función Controlada

Equilibrio

Para cada grado de delegación conferido, debe establecerse el grado de control correspondiente. A mayor autonomía, mayor necesidad de mecanismos de control adecuados.

Indicadores

Los indicadores sirven de patrón para evaluar los resultados. Permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y facilitando la toma de decisiones.

Oportunidad

El control requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

Desviaciones

Las desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas para detectar las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad

Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte a la organización.

Excepción

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas y críticas.

Función Controlada

El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control perdería efectividad y objetividad.

Proceso del Control

El proceso de control se compone de las siguientes etapas interrelacionadas:

1. Establecimiento de Estándares
2. Medición y Detección de Desviaciones
3. Corrección
4. Retroalimentación

1. Establecimiento de Estándares

El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado. Para ello, se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados claros y cuantificables.

2. Medición y Detección de Desviaciones

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de las unidades de medida definidas, de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones o diferencias entre lo planeado y lo real.

3. Corrección

Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa raíz. Esto asegura que las medidas establecidas resuelvan el problema de fondo y no solo sus manifestaciones superficiales.

4. Retroalimentación

A través de la retroalimentación, se informa sobre los resultados obtenidos y las medidas correctivas que se aplicaron. Esta información es crucial para ajustar los planes futuros y mejorar continuamente el proceso.

Herramientas del Control

Es importante destacar que todas las herramientas o técnicas de planeación son, inherentemente, también técnicas de control. A partir del momento en que se determina un objetivo (si este es correctamente definido), se establece un mecanismo de control, ya que un objetivo actúa como un estándar.

Por lo tanto, un control adecuado depende directamente de una planeación eficiente, y viceversa, creando un ciclo virtuoso de mejora continua en la gestión empresarial.