Implantación de Sistemas: Guía Paso a Paso para el Éxito

Análisis y Preimplantación: Definición de Objetivos y Requerimientos del Sistema

1. Fase de Análisis y Planificación

   Primer Paso: Elaboración del Informe de Objetivos y Requerimientos del Nuevo Sistema

   • Nombrar un coordinador responsable del proyecto: debe conocer los objetivos estratégicos y operativos de la empresa y estar familiarizado con los procesos empresariales actuales.
   • Anticipar el impacto del nuevo sistema en la organización.
   • El informe debe realizarse desde dentro de la organización.
   • Se deben definir objetivos relevantes, significativos, detallados, coherentes y completos.

   Segundo Paso: Valoración de las Alternativas Posibles

   • Seleccionar un número mínimo de alternativas para profundizar más.
   • Entregar a cada proveedor un documento con los objetivos y requerimientos para que este haga una oferta.
   • La oferta debe detallar: nivel de cobertura, metodología (calendario de ejecución) y recursos necesarios.

   Tercer Paso: Decisión sobre la Implantación y Firma del Contrato

   • Evaluar la viabilidad: operativa, organizacional y económica.
   • Firma del acuerdo: pasar de la propuesta al compromiso formal.

2. Fase de Implantación

   • Se presentan en detalle los objetivos a cumplir por cada uno de los componentes del sistema.
   • Una vez diseñado y aprobado el sistema, comienza la fase de construcción, que incluye:
     • Elementos físicos: equipo material, software general y específico.
     • Procedimientos de uso: normas de uso del nuevo sistema.
     • Personas: preparación del personal para la implantación del sistema.
   • Tras la construcción, se realiza una prueba del sistema experimental para:
     • Verificar si se han obtenido los resultados esperados.
     • Comprobar si los operadores están capacitados para su uso.
     • Asegurar la disponibilidad de los datos.

3. Fase de Uso y Mantenimiento

   • Idealmente, la puesta en marcha debe ser paulatina, abandonando poco a poco el sistema antiguo.
   • Decidir si se ponen en marcha todas las aplicaciones a la vez o no, y si se implementa para todos los usuarios o no.
   • Mantenimiento y seguimiento: deben existir canales de comunicación abiertos para poder presentar incidencias ocurridas en el sistema.
   • Evaluación: analizar el uso real del sistema y su impacto en la organización.