Hoja de cálculo: funciones, elementos y operaciones esenciales

Hoja de cálculo: descripción y ventajas

Hoja de cálculo: Es un programa informático dedicado a realizar operaciones a partir de datos dispuestos en tablas. Ventajas: podemos almacenar las operaciones y recuperarlas más adelante; si nos equivocamos al introducir un dato, podemos modificarlo sin repetir todo el proceso; además, nos permite realizar simulaciones. También se puede emplear en la creación de bases de datos, gráficas y documentos que integren texto, imágenes y resultados de las operaciones.

Hojas de cálculo más empleadas

Las hojas de cálculo más empleadas son: Calc (LibreOffice), Gnumeric, Lotus 1-2-3 (IBM) y Microsoft Excel. Disponen de herramientas y un entorno de trabajo comunes, puesto que muchas tareas son similares con independencia del tipo de aplicación que estemos manejando.

Elementos de una hoja de cálculo

Tabla: Es un elemento que se utiliza para almacenar y ordenar información de una manera clara y sencilla. Los elementos de una tabla son columnas, filas y la intersección de la columna y la fila forman unos cuadros que se conocen con el nombre de celdas.

Operaciones y prioridades

Las operaciones básicas y los símbolos que se usan en las hojas de cálculo son:

• Suma: para utilizar este operador debemos emplear el signo +.
• Resta: esta operación se efectúa introduciendo el signo -.
• Multiplicación: el producto queda identificado con el signo *.
• División: para dividir dos valores emplearemos el signo /.
• Potencia: se usa el símbolo ^ del teclado.

Cuando combinamos varias operaciones no debemos olvidar los paréntesis, que definen el orden de prioridad en los cálculos.

Rangos y operaciones con rangos

El tamaño de la hoja de cálculo es muy grande y puede contener tantos datos que, a veces, se hace necesario que ciertas operaciones se realicen solo sobre alguna celda o conjunto de celdas. Aparece así el concepto de rango, que no es más que un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Un rango se nombra por las direcciones de las celdas situadas en la esquina superior izquierda y en la esquina inferior derecha del rectángulo que queremos seleccionar, separadas por el carácter de dos puntos, por ejemplo: A1:B10.

Ancho de columna

Para modificar el ancho de columna tenemos varios procedimientos. Un método común es:

1. Activar alguna celda de la columna cuyo ancho se desea modificar.
2. Seleccionar la opción Ancho de columna del menú Formato.
3. Introducir el ancho deseado.
4. Hacer clic en Aceptar.

Seleccionar múltiples rangos

Se utiliza para marcar rangos no consecutivos. Es posible realizarla con cualquiera de las posibilidades: celdas, filas o columnas. Para ello:

1. Situamos el puntero en la posición deseada.
2. Hacemos la selección como se ha indicado.
3. Volvemos a situar el puntero en otra posición a la vez que mantenemos pulsada la tecla Control (Ctrl).
4. Realizamos la selección como ya se ha indicado.

Mensajes, errores y notaciones

En algunas circunstancias la hoja de cálculo muestra mensajes o notaciones que conviene conocer:

• IIVALO: una dirección de referencia está equivocada.
• 5,6375E+15: notación científica; equivale a 5,6375 × 10¹⁵.
• IIIIII: el dato ocupa un ancho mayor que la columna.