Herramientas de Gestión Empresarial: Guía Completa

Balance Scorecard

Define el rendimiento de una organización y mide si la gerencia está logrando los resultados deseados. Traduce las declaraciones de Misión y Visión en un conjunto completo de objetivos y medidas de desempeño que pueden ser cuantificados y valorados. Se usa para:

• Aclarar o actualizar la estrategia de una empresa.
• Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo.
• Realizar un seguimiento de los elementos clave de la estrategia empresarial.

Benchmarking

La evaluación comparativa mejora el rendimiento identificando y aplicando las mejores prácticas demostradas en las operaciones y las ventas. Los gerentes comparan el rendimiento de sus productos o procesos externamente con los de la competencia y las mejores empresas, e internamente con otras operaciones que realizan actividades similares en sus propias empresas. El objetivo del Benchmarking es encontrar ejemplos de desempeño superior y comprender los procesos y las prácticas que impulsan dicho rendimiento. Las empresas mejoran su desempeño adaptando e incorporando estas mejores prácticas en sus propias operaciones, no imitando, sino innovando.

Big Data Analytics

Permite la rápida extracción, transformación, carga, búsqueda, análisis y compartición de conjuntos de datos masivos. Analiza una gran base de datos integrada, en tiempo real, en lugar de conjuntos de datos más pequeños e independientes. Busca identificar rápidamente correlaciones y patrones desconocidos para mejorar la toma de decisiones. Aunque está relacionado con los sistemas tradicionales de administración de bases de datos y de inteligencia empresarial, Big Data Analytics aumenta dramáticamente la capacidad de procesar datos de cuatro maneras principales:

• Volumen
• Velocidad
• Variedad
• Variabilidad

Business Process Reengineering

Implica el rediseño radical de los principales procesos de negocio para lograr mejoras de productividad, tiempos de ciclo y calidad. En la reingeniería de procesos de negocio, las empresas empiezan con una hoja en blanco y vuelven a pensar los procesos existentes para entregar más valor al cliente. Se usa para mejorar sustancialmente los procesos que afectan a los clientes, reduciendo el tiempo y el tiempo de ciclo, y mejorando la calidad.

Change Management Programs

Los programas de gestión del cambio permiten a las empresas instalar nuevos procesos para mejorar la realización de beneficios. Estos programas implican la elaboración de iniciativas de cambio, generando comprensión organizativa, implementando las iniciativas y generando un modelo repetible para asegurar el éxito continuo en los esfuerzos futuros de cambio. Un programa de gestión del cambio permite a los líderes ayudar a las personas a tener éxito, indicando dónde y cuándo es probable que surjan problemas, estableciendo una estrategia para mitigar los riesgos y supervisando el progreso.

Complexity Reduction

Ayuda a las empresas a simplificar su estrategia, organización, productos, procesos y tecnologías de la información. La reducción en cualquiera de estas áreas abre oportunidades de simplificación en otras. ¿Cuándo usarlo?

• Identificar y fortalecer las capacidades básicas.
• Construir el negocio en torno a las necesidades del cliente.
• Crear un enfoque para lanzar nuevos productos o servicios y eliminar aquellos que los clientes ya no valoran.
• Diseñar una estructura organizacional que apoye las decisiones críticas.
• Maximizar la eficiencia del proceso.
• Alinear los sistemas de información con los objetivos del negocio.

Core Competencies

Es una competencia profunda que le permite a la empresa ofrecer un valor único a sus clientes. Encarna el aprendizaje colectivo. Esta competencia básica crea una ventaja competitiva sostenible para una empresa y la ayuda a concentrarse en una amplia variedad de mercados relacionados. ¿Cuándo usarla?

• Diseñar posiciones competitivas y estrategias para aprovechar las fortalezas corporativas.
• Unificar la empresa a través de unidades de negocio y unidades funcionales, y mejorar la transferencia de conocimientos y habilidades entre ellas.
• Ayudar a los empleados a entender las prioridades de la dirección.
• Integrar el uso de la tecnología en la realización de procesos de negocios.
• Decidir dónde asignar los recursos.
• Realizar decisiones de subcontratación, desinversión y asociación.
• Ampliar el dominio en el que la empresa innova y generar nuevos productos y servicios.
• Inventar nuevos mercados y entrar rápidamente en mercados emergentes.
• Mejorar la imagen y fidelizar a los clientes.

Customer Relationship Management (CRM)

La tecnología CRM permite a las empresas recopilar y gestionar una gran cantidad de datos de clientes, para luego, con esa información, llevar a cabo estrategias. Esto ayuda a las empresas a resolver problemas específicos a lo largo de su ciclo de vida de relación con el cliente. Esta herramienta tiene como objetivo:

• Aprovechar de mejor manera la disposición a pagar del cliente.
• Mejorar las relaciones comerciales con los clientes.
• Ayudar en la retención y satisfacción de los clientes.
• Aumentar el crecimiento de las ventas.
• Entender las necesidades y comportamientos de los clientes.

¿Cuándo usarla?

• Cuando se requiere el uso de una fuerza de ventas para llegar a los clientes.
• Recomendable para las compañías que cuentan con un gran número de distintos clientes y consumidores.
• Firmas que cuentan con una oferta variada para distintos segmentos.

¿Cuándo no usarla?

• En las empresas que ofrecen servicios básicos, que presentan monopolios naturales y en donde el usuario no puede elegir el no consumo.

Customer Segmentation

Es la subdivisión del mercado en subsecciones de clientes homogéneos, donde cualquier subsección puede ser seleccionada como el mercado objetivo que se quiera alcanzar con un mix de marketing distintivo. Las empresas que identifican los segmentos “desatendidos” pueden superar a la competencia desarrollando productos y servicios exclusivamente atractivos. ¿Cuándo usarla?

• Priorizar los esfuerzos de desarrollo de nuevos productos.
• Desarrollar programas de marketing personalizados.
• Elegir características específicas de productos.
• Determinar los precios de productos de manera apropiada.
• Diseñar una estrategia de distribución óptima.

Decision Rights Tools

Ayuda a las empresas a organizar su toma de decisiones y su ejecución estableciendo roles claros y dando a todos los involucrados un sentido de propiedad de las decisiones, asegurando que las decisiones críticas se tomen bien y rápidamente, y que resulten en acciones eficaces. ¿Cuándo usarla?

• Eliminar los cuellos de botella en la toma de decisiones.
• Tomar decisiones de mayor calidad.
• Tomar decisiones más rápidamente.
• Crear un debate sano sobre las decisiones críticas, a través de procesos productivos, con mínima frustración.
• Tener agilidad y flexibilidad en la toma de decisiones y ejecución para responder a circunstancias dinámicas.
• Proporcionar un vocabulario común para discutir las decisiones de manera constructiva entre las unidades.

Digital Transformation

Integra las tecnologías digitales en la estrategia y en las operaciones de una organización. Examina cada enlace en la cadena de experiencia del cliente, explora nuevos vínculos tecnológicos que pueden reforzar el negocio base y los teje en sistemas holísticos que crean experiencias superiores para los clientes. El proceso tiene como objetivo extender profundamente las ventajas competitivas y acelerar el crecimiento de la rentabilidad. ¿Cuándo usarla? Las transformaciones digitales implican todas las funciones de la organización. Utilizan tecnologías digitales para reinventar cada uno de los eslabones de la cadena de experiencia del cliente, incluyendo:

• Desarrollo de nuevos productos y servicios.
• Personalización de marketing para ayudar a los clientes a descubrir y evaluar las ofertas de la empresa.
• Personalización de productos y servicios.
• Procesos de compras.
• Cadenas de suministro y redes de cumplimiento.
• Uso del producto y modelos de servicio.
• Procesos de devolución y actualización.
• Revisión de productos y sistemas de retroalimentación.

Disruptive Innovation Labs

Herramienta que, mediante la innovación, crea nuevos productos, servicios y modelos de negocios. Estrategia que busca romper la estructura existente del mercado para poder competir y liderarlo. ¿Cuándo usarla? Su finalidad es combatir en el mercado y posicionarse en este mismo. Las empresas utilizan esta herramienta debido a que:

• Se enfrentan a un mercado altamente competitivo o mercados estancados.
• Surge por la necesidad de diferenciarse.
• Buscan la transición hacia una cultura de innovación.
• Quieren aumentar la cuota de mercado.

Employee Engagement Surveys

Estas permiten medir si los empleados están completamente involucrados y entusiasmados con su trabajo y compañía. Los empleados comprometidos intelectual y emocionalmente ayudan a crear clientes satisfechos, más leales, y un mejor desempeño empresarial. Miden el grado de apego de los empleados a sus trabajos, colegas y organización, ayudando a determinar su voluntad de ir más allá de los parámetros básicos de su trabajo. También se pueden utilizar para entender qué factores tienen el mayor impacto en la participación de los empleados y para predecir la retención de los empleados. Estas están estrechamente vinculadas a la participación de los clientes y se miden de manera similar.

Mergers and Acquisitions

Las adquisiciones ocurren cuando una compañía más grande asume una más pequeña; una fusión típicamente implica dos iguales relativos uniendo fuerzas y creando una nueva compañía. Una fusión se considera un éxito si aumenta el valor para el accionista más rápidamente que si las compañías se hubieran mantenido separadas. Debido a que las adquisiciones corporativas y las fusiones pueden reducir la competencia, están fuertemente reguladas, a menudo requieren la aprobación del gobierno. ¿Cuándo usarla? Las fusiones se utilizan para aumentar el valor para los accionistas de las siguientes maneras:

• Reducir los costos combinando departamentos y operaciones y recortando la fuerza de trabajo.
• Aumentar los ingresos absorbiendo a un competidor importante y ganando más cuota de mercado.
• Venta cruzada de productos o servicios.
• Crear ahorros de impuestos cuando una empresa rentable compra una perdedora.
• Diversificar para estabilizar los resultados de ganancias y aumentar la confianza de los inversionistas.

Mission and Vision Statements

Los elementos de Misión y Visión y las declaraciones se combinan a menudo para proporcionar una declaración de los propósitos, metas y valores de la compañía. ¿Cuándo usarla?

Internamente:

• Orientar el pensamiento de la gerencia en temas estratégicos, durante tiempos de cambio significativo.
• Ayudar a definir estándares de desempeño.
• Inspirar a los empleados a trabajar de manera más productiva con un enfoque y objetivos comunes.
• Guiar la toma de decisiones de los empleados.
• Ayudar a establecer un marco para el comportamiento ético.

Externamente:

• Obtener apoyo externo.
• Crear vínculos más estrechos y una mejor comunicación con los clientes, proveedores y socios.
• Servir como herramienta de relaciones públicas.

Organizational Time Management

Considera el tiempo como un recurso escaso que debe invertirse tan eficazmente como los recursos financieros. Las compañías con gestión del tiempo pueden medir no sólo el tiempo que los gerentes dedican a diversas tareas, sino con quiénes pasan tiempo e incluso su nivel de compromiso durante las reuniones. Al traer la misma disciplina a los presupuestos de tiempo que se aplican a los presupuestos de capital, las empresas pueden reducir la presión de tiempo en los ejecutivos, reducir los costos y aumentar la productividad. Se usa para:

• Medir el uso del tiempo de los empleados.
• Eliminar reuniones improductivas.
• Reducir los comportamientos disfuncionales.

Outsourcing

La contratación de terceros permite a una empresa centrar sus esfuerzos en sus competencias básicas. Los terceros que se especializan en una actividad probablemente sean de menor costo y más eficaces, dado su enfoque y escala. ¿Cuándo usarla?

• Reducir los costos operativos.
• Inculcar disciplina operacional.
• Aumentar la productividad y la flexibilidad de fabricación.
• Aprovechar la experiencia y la innovación de las empresas especializadas.
• Fomentar el uso de las mejores prácticas en actividades internas.

Price Optimization Models

Programas matemáticos que calculan cómo la demanda varía a diferentes niveles de precios, información sobre los costos y los niveles de inventario para recomendar precios que mejorarán los beneficios. Los modelos de optimización de precios se pueden utilizar para adaptar los precios a los segmentos de clientes, simulando cómo los clientes responderán a los cambios de precios con escenarios basados en datos. ¿Cuándo usarla?

• La optimización inicial de los precios funciona bien para las bases estables de productos de ciclo de vida largo (supermercados, cadenas, tiendas de suministros de oficina y fabricantes de productos básicos).
• La optimización de precios promocionales ayuda a establecer precios temporales para estimular las ventas de artículos con ciclos de vida larga (productos recién introducidos, productos agrupados en promociones especiales y líderes de pérdidas).

Satisfaction and Loyalty Management

Aumentan los ingresos y los beneficios de una empresa mejorando la retención entre sus clientes, empleados e inversionistas. Miden y rastrean la lealtad de los grupos, diagnostican las causas de deserción y desarrollan maneras de aumentar su lealtad. Cuantifican los resultados financieros. ¿Cuándo usarla?

• Construir relaciones duraderas con los clientes que aportan la mayoría a la rentabilidad y capturar una mayor proporción de sus negocios.
• Generar crecimiento de ventas al incrementar las referencias de clientes y empleados.
• Atraer y retener a los empleados cuyas habilidades y relaciones son esenciales para un rendimiento superior.
• Mejorar la productividad y disminuir los costos de reclutamiento y capacitación.
• Alinear estratégicamente los intereses y las energías de los empleados, clientes, proveedores e inversores en un ciclo de auto-refuerzo.
• Mejorar el desempeño financiero a largo plazo y el valor para los accionistas.

Scenario and Contingency Planning

La planificación de escenarios permite a los ejecutivos explorar varios futuros alternativos. Examina los resultados de una empresa en una serie de estrategias operativas y condiciones económicas. La planificación de contingencia evalúa qué efecto tendrían los cambios repentinos en el mercado o las interrupciones del negocio en una empresa y elabora estrategias para hacerles frente. La planificación de escenarios y de contingencia evita los peligros de la simplificación o el pensamiento lineal. Al plantear y probar varios escenarios de "qué pasa si", los gerentes pueden intercambiar ideas y supuestos en un entorno hipotético no amenazante antes de decidir sobre un cierto curso de acción. La planificación de escenarios y de contingencia permite a la gerencia realizar pruebas de presión de los planes y las previsiones, y equipa a la empresa para manejar lo inesperado. ¿Cuándo usarla?

• Lograr un mayor grado de aprendizaje organizacional.
• Elevar y desafiar tanto las creencias implícitas como los supuestos sobre el negocio y su dirección estratégica.
• Identificar las palancas clave que pueden influir en el curso futuro de la empresa.

Strategic Alliances

Las alianzas estratégicas son acuerdos entre empresas en las que cada una compromete recursos para lograr un conjunto común de objetivos. Las compañías pueden formar alianzas estratégicas con una amplia variedad de jugadores: clientes, proveedores, competidores, universidades o divisiones de gobierno. A través de las alianzas estratégicas, las empresas mejoran su posicionamiento competitivo, ingresan a nuevos mercados, complementan habilidades críticas y comparten el riesgo o el costo de los proyectos. ¿Cuándo usarla?

• Reducir los costos mediante economías de escala o mayor conocimiento.
• Aumentar el acceso a las nuevas tecnologías.
• Inhibir a los competidores.
• Entrar en nuevos mercados.
• Reducir el tiempo de ciclo.
• Mejorar los esfuerzos de investigación y desarrollo.
• Mejorar la calidad.

Strategic Planning

La planificación estratégica es un proceso integral para determinar en qué debe convertirse una empresa y cómo se puede lograr mejor ese objetivo. Se evalúa todo el potencial de un negocio y se vinculan explícitamente los objetivos del negocio a las acciones y recursos requeridos para lograrlos. La planificación estratégica ofrece un proceso para preguntar y responder a las preguntas más críticas de un equipo de gestión, especialmente las decisiones de compromiso de recursos grandes e irrevocables. ¿Cuándo usarla?

• Cambiar la dirección y el desempeño de un negocio.
• Fomentar discusiones basadas en hechos de políticas sensibles.
• Crear un marco común para la toma de decisiones en la organización.

Supply Chain Management

Sincroniza los esfuerzos de todas las partes involucradas en satisfacer las necesidades de un cliente (proveedores, fabricantes, distribuidores, clientes, etc.). El enfoque a menudo se basa en la tecnología para permitir intercambios sin fisuras de información, bienes y servicios a través de los límites de la organización. Forja relaciones mucho más estrechas entre todos los vínculos en la cadena de valor para entregar los productos adecuados en los lugares adecuados en los tiempos adecuados y por los costos correctos. El objetivo es establecer fuertes vínculos de comunicación y confianza entre todas las partes para que puedan funcionar eficazmente como una unidad, totalmente alineados para agilizar los procesos de negocio y lograr la satisfacción total del cliente.

Total Quality Management (TQM)

Es un enfoque sistemático para la mejora de la calidad que combina las especificaciones del producto y del servicio con el rendimiento para el cliente. TQM apunta a producir estas especificaciones con cero defectos. Esto crea un ciclo virtuoso de mejora continua que impulsa la producción, la satisfacción del cliente y la rentabilidad. Mejora la rentabilidad al centrarse en la mejora de la calidad y abordar los desafíos asociados dentro de una organización. ¿Cuándo usarla?

• Aumentar la productividad.
• Reducir los costos de la chatarra y de la repetición.
• Mejorar la fiabilidad del producto.
• Disminuir los ciclos de tiempo de comercialización.
• Disminuir los problemas de servicio al cliente.
• Aumentar la ventaja competitiva.

Zero-Based Budgeting

El presupuesto basado en cero es un esfuerzo de transformación de costos de amplio alcance que lleva un enfoque de "hoja en blanco" a la planificación. Difiere de los procesos tradicionales de presupuesto al examinar todos los gastos para cada nuevo período, no sólo los gastos incrementales en áreas obvias. El presupuesto basado en cero obliga a justificar todo gasto que deba mantenerse. Permite a las empresas rediseñar sus estructuras de costos y aumentar la competitividad. El análisis de presupuestos basados en cero determina qué actividades deben realizarse, a qué niveles y frecuencia, y examina cómo podrían ser mejor realizadas (potencialmente a través de la racionalización, estandarización, externalización, offshoring o automatización). El proceso es útil para alinear las asignaciones de recursos con los objetivos, aunque puede ser lento y difícil de cuantificar el rendimiento de algunos gastos, como la investigación básica. ¿Cuándo usarla?

• Enfrentar el pensamiento convencional y desafiar cada elemento de línea y suposición, incluyendo "las vacas sagradas".
• Ayudar a las organizaciones que son demasiado complejas debido a las fusiones o adquisiciones.
• Financiar los imperativos estratégicos clave mientras se eliminan los costos.
• Alinear recursos con la misión de la función y la empresa.
• Justificar actividades y recursos propuestos.