Herramientas Esenciales de Diagramación y Control de Procesos

Introducción a la Diagramación de Procesos

La diagramación es una notación gráfica utilizada para representar información de un determinado proceso. Esta muestra sus operaciones, materia prima, producto y condiciones de producción, describiendo en líneas generales el desenvolvimiento de dicho proceso.

Software y Herramientas de Diagramación

Programas Específicos

• Cacoo: Es una herramienta de dibujo muy amigable con el usuario, que le permite crear una variedad de diagramas, guardarlos o exportarlos a formato PNG.
• Visio: Permite crear diagramas para describir los conceptos más rápidamente y comunicar información con mayor eficacia.

Otras Herramientas de Maquetación y Diseño

Aunque no están especializadas en diagramas de procesos, estas herramientas se utilizan frecuentemente en la maquetación:

• InDesign
• QuarkXPress
• Adobe PageMaker
• Corel Ventura

Beneficios Estratégicos de la Diagramación

A través de los diagramas, los ejecutivos de empresa pueden tomar mejores decisiones y lograr:

• Crear consensos en una organización.
• Mejorar la comunicación.
• Controlar y mantener los sistemas de tecnología.
• Obtener resultados más profesionales en el entorno empresarial.

Tipos de Diagramas Esenciales para la Gestión de Procesos

Diagrama de Flujo (Flowchart)

Es la representación gráfica del flujo o secuencia de las rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

Viene a ser la representación simbólica de un proceso administrativo.

Diagrama de Pareto

Es un tipo de gráfica de barras donde los valores están organizados de mayor a menor.

Se utiliza para identificar los defectos que se producen con mayor frecuencia, las causas más comunes de los defectos o las causas más frecuentes de quejas de los clientes (priorización basada en frecuencia).

Diagrama de Ishikawa (Causa-Efecto o Espina de Pescado)

Es una herramienta que sirve para plasmar de manera gráfica las causas principales y secundarias que explican un problema determinado.

Pasos para la Construcción del Diagrama de Ishikawa

1. Identificar el problema (Tema central).
2. Determinar las causas (Causas principales y secundarias).
3. Crear una línea horizontal principal de donde van a partir las flechas o las espinas.
4. Rectángulo para plasmar el tema central.
5. Flechas primarias o espinas para plasmar las causas principales.
6. Flechas secundarias, que son a su vez subcausas de las principales o causas secundarias.

Histograma

Es un gráfico de barras dispuestos de manera vertical que muestra la distribución de datos relativos a los resultados de un proceso.

Ventajas del Histograma

• Ayuda a comprender las frecuencias de los valores en estudio.
• Muestra los datos en grandes cantidades para dar una visión clara de la distribución.
• Muestra un diagnóstico.

Hojas de Control (Check Sheets)

Las hojas de control sirven para clasificar información ordenada por categorías, mediante el registro frecuente de su comportamiento.

Se debe tener claro cuáles son las categorías a observar, y el registro del comportamiento debe ser fiel a la realidad para que tenga veracidad.

Funciones Principales

• Agrupar variables por características: calidad, peso, volumen, etc.
• Clasificación de productos con defectos.
• Clasificación de defectos en cada pieza.
• Clasificación de causas de los defectos.
• Chequeo de mantenimiento.

Diagrama de Dispersión

Es la representación gráfica de la relación entre dos variables en cuanto a su correlación y a su dependencia.

Se grafica en las coordenadas cartesianas a través de puntos que se posicionan en el eje de las X y las Y.

Conceptos Adicionales de Interfaz

Barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como guardar, imprimir o deshacer.

Esta barra es muy útil, pues nos ahorra tiempo al querer poner en marcha una aplicación determinada. Además, podemos agregar los botones que consideremos que utilizaremos más frecuentemente, es decir, podemos personalizarla.