Gestión de Eventos en Hoteles: Negociación, Contratos y Servicios

1. Negociación de Eventos en Hoteles

a) Preparación y Posición de Negociación

Una negociación exitosa en la industria hotelera implica que ambas partes, el hotel y el organizador del evento, alcancen un acuerdo mutuamente beneficioso. Para lograrlo, es crucial una preparación previa que incluya:

• Conocimiento del producto: Analizar datos históricos del hotel para evaluar si satisface las necesidades del cliente, sus posibilidades y las capacidades del personal.
• Definición de objetivos: Establecer claramente las necesidades de reservas del hotel, la mezcla óptima de clientes y los precios medios para cada segmento del mercado.
• Evaluación de la temporada: La posición de negociación varía según la demanda. En temporada alta, se pueden cobrar precios más altos, mientras que en temporada baja se ofrecen descuentos para atraer negocios. La temporada media permite un precio medio-alto y es ideal para campañas de marketing.

b) Factores Clave en los Primeros Contactos

Al evaluar la postura del cliente o su organizador, se deben considerar varios factores:

• Presupuesto: Conocer el presupuesto anterior y actual del organizador ayuda a determinar su disposición a gastar y si el precio es un factor decisivo.
• Propósito del evento: Comprender el objetivo del evento permite al hotel adaptar su oferta y servicio para satisfacer las necesidades específicas del cliente.
• Fechas: Es fundamental conocer la flexibilidad del grupo con respecto a las fechas y la disponibilidad de la competencia para las fechas deseadas.

2. Estandarización de Contratos

La estandarización de contratos facilita el proceso de negociación y cumple con los requisitos de los organizadores de eventos. Los contratos estandarizados son comunes en eventos pequeños debido a su simplicidad y eficiencia. Sin embargo, los organizadores de eventos independientes a menudo prefieren contratos personalizados para satisfacer las necesidades únicas de cada evento.

Ventajas de la estandarización:

• Facilita los procedimientos y ahorra tiempo.
• Puede ser utilizada como herramienta de negociación.

Contratos para múltiples eventos:

Estos contratos son cada vez más populares entre las cadenas hoteleras y los organizadores de eventos corporativos. Ofrecen ventajas como precios garantizados y ahorro de tiempo, pero también presentan desventajas como la dificultad de predecir la asistencia y la falta de flexibilidad.

3. Formularios e Impresos de Eventos

a) Memorándum de Eventos

El memorándum de eventos, también conocido como resumen o biblia, es un documento crucial que proporciona una visión completa del programa del evento, incluyendo actividades, horarios, procedimientos y necesidades especiales. Es responsabilidad del director de eventos completarlo en detalle y distribuirlo al personal del hotel con suficiente antelación.

b) Otros Formularios Importantes

• Orden de servicio: Detalla el tipo de montaje, decoración, equipo audiovisual y otros servicios requeridos para cada servicio del evento.
• Listado de habitaciones (Rooming list): Proporciona al hotel una lista de los asistentes al evento y sus asignaciones de habitaciones.

4. Implicación del Personal y Proveedores Externos

a) Comerciales del Hotel

La implicación de los comerciales del hotel en el servicio al cliente varía según el tamaño y la política del establecimiento. Algunos hoteles prefieren que los comerciales se centren en las ventas, mientras que otros abogan por una gestión completa del evento, incluyendo el seguimiento del cliente y la coordinación del servicio.

b) Proveedores de Servicios Externos

Cuando el hotel no puede proporcionar ciertos servicios, se recurre a proveedores externos. Es importante tener acuerdos de precios y servicios actualizados con estos proveedores.

c) Programas para Acompañantes

Los hoteles reconocen la importancia de atender a los acompañantes e invitados de los asistentes al evento. Algunos establecimientos han creado departamentos dedicados a ofrecer programas especiales que incluyen actividades como compras, excursiones, conferencias y programas para niños.

Al implementar estas estrategias de negociación, contratos y servicios, los hoteles pueden mejorar la gestión de eventos y garantizar la satisfacción del cliente.