Comunicación Interpersonal y Organizacional: Guía Completa

Comunicación Interpersonal y Organizacional: Guía Completa

Guía 6: El Público en el Proceso Comunicativo

Importancia del Público

El receptor del mensaje es tan protagonista como el emisor. Es crucial considerar al público para que el mensaje sea recibido efectivamente. Anteriormente, el emisor era visto como la figura central, mientras que el auditorio ocupaba un segundo plano, lo cual es incorrecto.

Conocimiento del Auditorio

Para una comunicación efectiva, es necesario conocer características del auditorio como:

• Número de personas
• Edad
• Sexo
• Condición social
• Estudios
• Profesión y ocupación
• Nivel cultural

Análisis del Público

Es importante hacerse preguntas como:

• ¿Qué interés espero del auditorio ante el tema?
• ¿Qué conocimientos posee el auditorio acerca del tema?
• ¿Qué distancia física habrá entre el orador y el público?

Características Comunes del Público

La actitud inicial de un público suele ser amigable, respetuosa y expectante. Se interesan por asuntos que conocen o se relacionan con su vida. Existen tres categorías de oyentes:

• Los que están de acuerdo con lo expuesto
• Los que asumen una actitud neutral
• Los que no aceptan las ideas

Guía 7: Tipos de Relaciones Interpersonales

Tipos de Relaciones

• Conocidos: Personas cuyos nombres conocemos y con las que hablamos ocasionalmente de manera impersonal.
• Amigos: Personas con las que hemos establecido relaciones más personales de forma voluntaria.
• Amigos cercanos o íntimos: Personas con las que compartimos un alto grado de compromiso, confianza e interdependencia.

Apertura y Retroalimentación

• Apertura: Compartir información personal, ideas y sentimientos con otras personas.
• Retroalimentación: Respuestas verbales y no verbales a las personas que intervienen en la relación.

Etapas en las Relaciones

• Inicio y desarrollo: La comunicación se centra en obtener información sobre la otra persona.
• Mantenimiento: Comportarse y comunicar de manera que se mantenga un nivel de cercanía o intimidad.
• Reducción y finalización: La relación puede volverse menos satisfactoria, llevando a pasar menos tiempo juntos y a un comportamiento menos solidario.

Guía 8: La Escucha Efectiva

Definición de Escuchar

Escuchar es un proceso que consiste en recibir y responder a mensajes verbales y no verbales, dándoles un significado.

Procesos Involucrados

La escucha efectiva implica los procesos de atender, recordar, evaluar y responder.

Entender y Empatía

• Entender: Decodificar con precisión un mensaje para comprender lo que el hablante quiere decir.
• Empatía: Identificarse intelectualmente con los sentimientos y actitudes de otra persona.

Tipos de respuesta empática:

• Respuesta empática: Experiencia y respuesta emocional paralelas a las emociones de otra persona.
• Respuesta perspectiva: Imaginar estar en el lugar de la persona.
• Respuesta simpática: Sentir preocupación o pena por el otro.

Parafrasear

Parafrasear es poner en palabras las ideas o sentimientos percibidos del mensaje.

Tipos de paráfrasis:

• Paráfrasis de contenido: Se centra en el significado denotativo del mensaje.
• Paráfrasis de sentimiento: Capta las emociones unidas al contenido del mensaje.

Análisis Crítico

El análisis crítico es el proceso de evaluar lo escuchado para determinar su veracidad. Implica separar enunciados de hechos de enunciados basados en inferencias.

• Afirmaciones factuales: Su exactitud puede verificarse.
• Inferencias: Declaraciones basadas en observaciones.

Guía 9: Competencias Conversacionales

Cinco Competencias Conversacionales

1. Hablar con poder: Reconocer el poder transformador de la palabra y que todo hablar es un actuar.
2. Escuchar con profundidad: Asignar significado a lo que oímos y vemos de nuestro interlocutor.
3. Indagar con material: Utilizar preguntas para escuchar mejor.
4. Entrar en sintonía: Crear un vínculo de confianza en la conversación.
5. Conversar de forma constructiva: Tomar conciencia de la actitud con la que asumimos nuestras conversaciones.

Afirmaciones y Juicios

• Afirmaciones: Actos lingüísticos que describen lo que podemos observar. Pueden ser verdaderas o falsas, relevantes o irrelevantes.
• Juicios: Interpretaciones o valoraciones que expresan la perspectiva de las personas. Pueden ser facilidades o limitaciones, válidos o inválidos, fundados o infundados.

Identidad Privada e Identidad Pública

• Identidad privada: Conjunto de juicios que una persona posee sobre sus propias características.
• Identidad pública: Carácter dinámico que cambia con el tiempo.

Declaraciones

Las declaraciones son actos lingüísticos que construyen una nueva realidad. Forjan nuestro futuro y quienes somos.

Escuchar: Definición y Niveles

• Definición: Oír y ver + asignar un sentido.
• Niveles de escucha: Escuchar lo que se dice, interpretar el significado, escuchar lo que no se dice, interpretar emociones.

Condiciones y Preguntas Implícitas en la Escucha

• Condiciones de la escucha: Situación cultural, ambiente semántico, imagen pública del interlocutor.
• Preguntas implícitas: ¿Qué está diciendo? ¿Qué lo lleva a decirlo? ¿Qué consecuencia tiene para mí? ¿Qué emocionalidad transmite?

Actitudes para una Escucha Efectiva

Predisposición, aceptación, apertura, confianza y seguridad.

Objetivos de la Indagación

• Escuchar con mayor profundidad: Obtener información precisa, verificar la escucha, evitar sesgos de pensamiento.
• Profundizar los niveles de análisis: Buscar nuevos sentidos y perspectivas.

Tipos de Preguntas

• Preguntas abiertas: Para que el interlocutor se explaye.
• Preguntas cerradas: Para obtener información concreta.
• Preguntas de verificación: Para obtener o verificar información.
• Preguntas de profundidad: Para acceder a un significado profundo.

Sintonía

Vínculo que se establece en la conversación, creando un clima de cordialidad, afinidad y armonía.

Pasos para Lograr la Sintonía

1. Percibir al otro: Prestar atención, tomar contacto visual.
2. Calibrar: Percibir las señales no verbales.
3. Espejar: Igualar el lenguaje corporal y el tono de voz.
4. Acompasar: Entrar en el ritmo del otro.

Guía 10: La Entrevista

Definición e Importancia

Una entrevista es una conversación planificada donde una persona hace preguntas y la otra responde. Son importantes para conocer al entrevistado y profundizar en su experiencia o conocimiento.

Criterios para Plantear Preguntas

Las preguntas pueden enfocarse en comportamientos, demografía, opiniones, conocimientos, experiencias o sentimientos.

Pasos para Planear una Entrevista

1. Definir el propósito.
2. Seleccionar al candidato.
3. Desarrollar el protocolo.
4. Realizar la entrevista.

Características y Habilidades a Evaluar

• Características personales: Ambición, energía, entusiasmo.
• Habilidades interpersonales: Conversar y escuchar.

Carta de Presentación y Currículum

• Carta de presentación: Expresa el interés por el trabajo, capta la atención del lector y solicita una entrevista.
• Currículum: Resume capacidades y logros, incluyendo información de contacto, objetivo profesional, historia laboral, formación educativa, habilidades y referencias.

Recomendaciones para la Preparación

• Investigar sobre la empresa y el puesto.
• Preparar preguntas.
• Ensayar la entrevista.
• Vestir apropiadamente.
• Llegar a tiempo.

Recomendaciones para el Comportamiento

• Ser un oyente activo.
• Pensar antes de responder.
• Mostrar entusiasmo.
• Hacer preguntas.
• Evitar discutir salario y beneficios.

Guía 11: Comunicación Interna

Definición y Funciones

La comunicación interna es el intercambio de información, ideas y sentimientos dentro de una organización. Pertenece a todos y facilita el entendimiento, la coordinación y la cooperación.

Funciones de la comunicación interna:

• Afianzar, fomentar o cambiar la cultura corporativa.
• Construir una identidad de la empresa.
• Hacer públicos los logros.
• Crear espacios de información, participación y opinión.

Niveles de Instancia de la Comunicación

• Información: Permite a cada integrante conocer su posición en la organización.
• Opinión: Facilita la incorporación de la experiencia de los integrantes.
• Toma de decisiones: Desarrolla la autonomía en cada área.

Errores Comunes de la Comunicación Gerencial

• Las palabras no siempre se interpretan correctamente.
• La comunicación requiere esfuerzo.
• Los buenos oradores no siempre son buenos comunicadores.
• La comunicación es un proceso, no un evento aislado.
• La falta de tiempo no es excusa para una mala comunicación.

Canales y Comunicación Formal e Informal

• Canal formal: Medio institucionalizado, como correo electrónico o comunicados.
• Canal informal: No utiliza medios institucionales, como conversaciones informales o redes sociales.
• Comunicación formal: Se desarrolla en referencia a una estructura formal, como normas de trabajo o información de prensa.
• Comunicación informal: Interacciones espontáneas basadas en preferencias personales, como charlas con colegas.