Guia de Sistemes d'Arxiu i Classificació de Documents

Funció de l'arxivament

Una correcta ordenació, classificació i posterior arxivament i conservació dels documents és clau per al bon funcionament de l'empresa.

Què és un arxiu?

És un conjunt ordenat de documents produïts en l'exercici i el desenvolupament d'unes funcions o activitats concretes. També fa referència al lloc físic o digital on s'ordenen, es classifiquen i es desen aquests documents.

Finalitat de la tasca d'arxiu

La tasca d'arxiu s'ha d'adaptar a les característiques de cada departament. La seva finalitat principal és permetre consultar i recuperar documents de vital importància. Aquests documents poden utilitzar-se per a prendre decisions o com a material probatori. A més, la llei obliga a conservar certa documentació durant un període determinat (per exemple, 6 anys).

Objectius de l'arxivament

• Desar i conservar correctament la documentació.
• Localitzar els documents de manera fàcil i ràpida.
• Controlar la informació que entra i surt de l’empresa.

Tipus d'arxiu segons la freqüència d'ús

Arxiu actiu (o d'oficina)

Conté documents que s'utilitzen amb més freqüència i que s'han de tenir a prop per evitar pèrdues de temps.

Arxiu semiactiu (o central)

Inclou documents que s'han retirat de l'arxiu actiu perquè s'utilitzen amb poca freqüència.

Arxiu inactiu (o històric)

És conegut com a arxiu històric i conté documents que rares vegades es consulten i que ja no s'utilitzen de manera habitual a l'empresa.

Sistemes de classificació de documents

Requisits d'un bon sistema

Un sistema de classificació eficient ha de complir els següents requisits:

• Ser fàcil de comprendre.
• Ser senzill d’aplicar.
• No ser ambigu.
• Permetre ampliacions futures.
• Facilitar una localització ràpida i eficient.

Sistema alfabètic

Classifica els documents segons l'ordre establert per l'alfabet. Cada document té una paraula clau que serveix com a referència i s'estableix una ordenació ascendent (A-Z) o descendent (Z-A).

• Avantatge: Localització ràpida i senzilla.
• Inconvenient: La dificultat que pot sorgir en alguns documents per trobar una paraula clau prou representativa.

Sistema numèric

Els documents de l'arxiu s'ordenen a partir d'un número natural determinat, seguint un ordre ascendent o descendent. Aquest número pot tenir relació amb el contingut del document o no.

• Avantatges: S'eviten duplicats i es pot arxivar una quantitat il·limitada de documents.
• Inconvenients: Dificulta intercalar documents i, a vegades, obliga a crear llistes auxiliars per basar-hi la localització.

Sistema cronològic

Consisteix a ordenar i arxivar els documents segons una data determinada relacionada amb aquests. La data pot ser el moment en què s'elaboren, s'emeten o entren a l'arxiu.

• Avantatge: La senzillesa i rapidesa a l'hora de localitzar documents.
• Inconvenient: Pot requerir establir un índex auxiliar.

Sistema geogràfic

Permet ordenar la documentació segons un lloc o una adreça, que pot ser el domicili de la persona o empresa emissora/receptora, o el lloc on es rep o lliura. Se sol utilitzar la classificació descendent, amb subclassificacions per països, regions, províncies, poblacions, districtes, barris, etc.

• Avantatge: És flexible i permet intercalar subdivisions.

Sistema temàtic

Permet classificar per matèries, agrupant els documents per temes o assumptes. Tot i així, necessita un altre sistema d'ordenació posterior (com l'alfabètic o cronològic) per als documents continguts en cada grup.

• Avantatge: Rapidesa i flexibilitat per intercalar documents.
• Inconvenient: El principal inconvenient és que un document pot tractar dos o més temes preestablerts a la classificació.

Sistema alfanumèric

Sorgeix de la combinació del sistema alfabètic i el sistema numèric per aprofitar els avantatges de tots dos.