Guía Práctica para Reuniones Eficaces y Toma de Decisiones

Roles en las Reuniones

Roles Productivos

• Coordinador: Persona que trata de mantener abiertos los canales de comunicación dentro del grupo, motivando y facilitando la participación de todos. Promueve la toma de decisiones y aclara las metas a alcanzar.
• Investigador: Persona que busca información autorizada y hechos pertinentes a los problemas para los que el grupo busca una solución.

Roles Improductivos

• Atacante: Persona enérgica, mirada fija, que nunca sonríe, salvo cuando destaca los puntos a considerar. Su posición es de total intransigencia. No está con nadie, sino frente a todos.
• Fanfarrón: Llama la atención sobre sí mismo de diversas maneras, a menudo haciendo alarde y comentando sus logros personales. Puede llevar al grupo, si este se fía de sus fanfarronadas, a confiar en él y, en consecuencia, al desastre.

Roles Modificables

• Sumiso: Suele buscar ayuda como resultado de su propia inseguridad y confusión personal. Es preciso fortalecer su autoestima para que, poco a poco, se vaya independizando de los miembros más fuertes del grupo y adoptando y defendiendo sus propias opiniones.
• Tímido: Suele ser una persona complaciente, casi siempre está sonriendo y no suele intervenir. No fuma ni hace cosas que puedan molestar a los demás. Sin embargo, muchas de las mejores ideas surgen de los tímidos. Actuar de forma similar a los sumisos.

Fases de una Reunión

Convocatoria

Hacerla con la debida antelación y por escrito, indicando lugar, hora, duración y objetivos (para prepararla individualmente).

Saludo y Toma de Contacto

Iniciar saludando y tomando contacto con el grupo. Intentar crear una atmósfera agradable y cordial. Cuanto menos acostumbrados estén los miembros al trabajo en grupo, más cohibidos estarán y habrá una situación más o menos tensa al discutir ante su jefe. Es necesario llevar un plan establecido. Lo peor es comunicar sin orden. La utilización de medios audiovisuales y gráficos puede ser eficaz en el discurso. El director reconoce la buena disposición de los participantes y facilita que estén cómodos. Expone los motivos con una presentación sencilla, concreta y breve. Dice lo mínimo para que los participantes comprendan de qué se trata y se sientan motivados para participar activamente en la reunión.

Planteamiento del Problema

Volver a exponer el problema, ya que esto estimula las ideas sobre el mismo. La forma de plantear el problema determina si la discusión será animada o no.

Discusión de Alternativas

Poner en común sentimientos y opiniones, y analizar las causas para generar diferentes alternativas de solución. Es conveniente que el director muestre comprensión con los sentimientos del equipo y se identifique con el mismo, haciendo hincapié en que no se trata de encontrar culpables, sino soluciones.

Cierre de la Discusión

Resumir los resultados y dar oportunidad de matizar algún punto. Se pasa a la toma de decisiones mediante el procedimiento correspondiente. Es bueno obtener el compromiso del equipo para que todos acepten y colaboren en la puesta en marcha.

Acta y Seguimiento de los Acuerdos

Los resultados se resumen en un acta que sirve para: informar a los miembros ausentes, poner en práctica los acuerdos adoptados y controlar las medidas propuestas. Es preciso nombrar a alguien para la redacción.

Tipos de Reuniones

• Reuniones de información: Una o varias personas informan a un grupo sobre cuestiones de su interés, con la posibilidad de que los asistentes formulen preguntas aclaratorias.
• Reuniones para analizar problemas: Definir claramente cuál es la desviación o problema y determinar su causa. Explicar qué pasa y por qué pasa. Los participantes intervendrán para aportar información, definir bien el problema y aventurar posibles causas.
• Reuniones para prever problemas: Se pretende adelantarse a los problemas cuando todavía no han surgido, pero que podrían surgir si no se llevan a cabo medidas preventivas. Especificar los problemas en potencia, sus causas, las acciones preventivas y las actuaciones concretas.
• Reuniones para tomar decisiones: El objetivo es buscar soluciones a problemas ya analizados. Es importante no empezar estas reuniones discutiendo soluciones, sino necesidades. También es útil recordar que no se debe empezar por los hechos, sino por los argumentos.
• Reuniones de planificación: Se pretende planificar algo o hacer un programa de actividades.
• Reuniones de control: La finalidad es asegurar que las cosas sigan yendo bien y que se estén haciendo de acuerdo con lo establecido en el programa correspondiente y en el tiempo previsto. En caso contrario, se procedería a detectar los fallos y a establecer las medidas correctoras o compensatorias oportunas.