Guía Práctica para Reuniones Efectivas y Comunicación en Público

Reuniones Efectivas y Comunicación en Público: Claves para el Éxito

REUNIÓN: Actividad generada por un grupo en un espacio determinado, con un objetivo específico.

Participación y Condiciones

La efectividad de una reunión depende de factores como el número de asistentes, el grado de madurez del grupo, el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales, el clima del grupo, el nivel de entusiasmo, la cooperación, la calidad y el estilo personal de quien la conduce.

Reunión de Trabajo

Participan dos o más personas para llegar a acuerdos sobre temas que influyen en su trabajo, mejorar el funcionamiento de la empresa o resolver conflictos.

Para alcanzar los objetivos, es necesario lograr una buena participación (que todos intervengan), eficacia (buena organización), productividad (tomar decisiones), integración, amistad y creatividad.

Tipos de Reuniones

• Reuniones amistosas
• Reuniones formativas (objetivo de aprendizaje)
• Reuniones informativas (para informar o recabar información)
• Reuniones consultivo-deliberativas (recoger opiniones)
• Reuniones para llegar a un acuerdo (de estrategia o negociación)
• Reuniones centradas sobre el grupo (sensibilizar a los participantes)
• Reuniones de trabajo (tomar decisiones y solucionar problemas)
• Reuniones para intercambiar experiencias (intercambio de información)
• Reuniones creativas o para generar ideas (técnicas como lluvia de ideas o brainstorming)
• Reuniones de significado (problemas existenciales)

Fases de una Reunión

Antes de la Reunión

Preparación de la reunión y convocatoria con tiempo oportuno. Definir los temas a tratar, el orden del día o temario. Preparación del material necesario. Contenido de la convocatoria de la reunión.

Una correcta preparación implica:

1. Definir los objetivos y motivos de la reunión.
2. Preparar el material y la documentación necesaria.
3. Realizar la convocatoria con tiempo oportuno.
4. Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal.

Durante la Reunión

Desarrollo de la reunión: acogida, forma de inicio, presentación de los temas a tratar, forma de dialogar y discusión, calidad de la comunicación, animación de la reunión, utilización del método analítico, finalización y evaluación de la reunión.

Después de la Reunión

Actividades posteriores y realización de lo acordado.

Citación para una Reunión

Debe contener la fecha (con 15 días de antelación), el lugar, el orden del día y la hora en la que todos puedan acudir.

Hablar en Público

Es una habilidad necesaria. Debemos diferenciar claramente entre hablar y comunicar. Lo más importante en la comunicación no es lo que se dice, sino cómo se dice. Podemos aprender y mejorar con la práctica.

Cómo Afrontar el Miedo a Hablar en Público

Tenemos que modificar frases como "no podré, no lo lograré" por "puedo, soy capaz", etc. Una estrategia muy útil es buscar los ojos de alguien que nos transmita tranquilidad, confianza y seguridad.

Pensamientos Negativos que Nos Perjudican al Hablar en Público

• Anticipar consecuencias negativas antes de hablar.
• Evaluar negativamente el acto de hablar.
• Valorarse negativamente a uno mismo.
• Absolutizar el trabajo.
• Obsesionarse con las reacciones.
• Evitar o tratar de escapar.
• Generalizar todos los fracasos anteriores.
• Culpabilizarnos.

Correcta Exposición

Conocer a los destinatarios, organizar la extensión (solo lo fundamental), definir los objetivos y utilizar ayudas (apoyos para comprenderlo mejor).