Guia de Gestió de Correspondència i Arxiu per a Empreses

Recepció, registre i tramesa de la correspondència

La gestió de l'entrada i sortida de documents en una empresa requereix un procediment ben definit. Les etapes d'aquest procés de manipulació es resumeixen en:

Procés de recepció

• Recepció i classificació
• Obertura i comprovació
• Registre d'entrada
• Distribució interna

Procés d'expedició

• Preparació de la correspondència de sortida
• Registre de sortida
• Plegat i ensobrat
• Franqueig i enviament

Franqueig i enviament

El franqueig és una de les formes de pagament dels serveis postals. A continuació, es detallen les modalitats principals:

• Segell tradicional: És el comprovant de pagament previ dels enviaments efectuats per correu postal.
• Segell personalitzat de l'empresa: Correus ofereix la possibilitat de comprar plecs de 25 segells amb el logotip de l'empresa.
• Franqueig pagat: Aquesta modalitat està pensada per a usuaris que efectuen dipòsits massius de cartes i impresos amb regularitat. Es realitza amb la impressió mecànica d'un rectangle (50 x 20 mm) a la part superior dreta del sobre, que conté la cornamusa, la paraula Espanya, la indicació de "Franqueig pagat" i, a sota, el número d'autorització precedit d'una I si es tracta d'impresos.
• Franqueig en destinació: En aquest cas, el destinatari de l'enviament és qui finalment paga el seu preu.

Tipus d'enviaments postals

Serveis no urgents

• Carta ordinària: Per a enviaments que no requereixen lliurament urgent, amb un pes de fins a 2 kg, tant a nivell nacional com internacional. Els terminis de lliurament són:
  • Local: 1 dia hàbil
  • Provincial: 2 dies hàbils
  • Nacional: 3 dies hàbils
  • Europa: de 2 a 4 dies hàbils
• Carta certificada: Garanteix la recepció mitjançant la signatura del destinatari o d'una persona autoritzada. Els terminis de lliurament són els mateixos que per a les cartes ordinàries.
• Notificacions administratives: Servei exclusiu per a entitats administratives i judicials que necessiten constància del lliurament de les seves comunicacions legals. Són certificades i inclouen fins a dos intents de lliurament.

Serveis urgents

• Carta urgent: Lliurament en un dia hàbil a Espanya i en tres dies a Europa.
• Postal exprés nacional: Per a enviaments dins del territori estatal fins a 20 kg. Ofereix seguiment informatitzat, lliurament sota signatura i compromís de lliurament garantit.
• Postal exprés internacional (EMS): Per a paquets urgents de fins a 20 kg amb lliurament sota signatura. Inclou seguiment per Internet o telèfon i l'opció de contractar una assegurança.
• Correu urgent internacional (CUI): Per a documents urgents de fins a 2 kg amb seguiment informatitzat.
• Servei de valisa: Servei de correu intern urgent per a empreses, ideal per a la comunicació amb delegacions, sucursals o concessionaris. Inclou recollida, transport i lliurament domiciliari urgent.

Serveis de paqueteria

• Paqueteria urgent: En territori nacional, el termini de lliurament no supera les 24 hores.
• Paqueteria nacional (Paquet Blau): Es lliura al domicili del destinatari. Si no és a casa, es pot concertar el lliurament per telèfon.
• Paqueteria internacional: Per a l'enviament de mercaderies i objectes de fins a 20 kg. Es lliura sota signatura i inclou una garantia per pèrdua.

L'arxiu: naturalesa i finalitat

Segons l'antiguitat i la utilitat dels documents, els arxius es classifiquen en:

• Arxiu de gestió: Conté documents de fins a cinc anys d'antiguitat que són d'ús freqüent.
• Arxiu intermedi: Emmagatzema documents d'entre 5 i 20 anys d'antiguitat que han perdut la major part de la seva funció original però encara s'han de conservar.
• Arxiu històric: Guarda documents de més de 25 anys d'antiguitat que ja no tenen el seu valor administratiu original però són útils per a la investigació històrica.

El valor de la documentació

Els documents poden tenir diferents valors segons la seva funció:

• Valor administratiu: Serveixen de suport a la gestió administrativa d'una activitat (p. ex., un albarà en un procés de compra).
• Valor jurídic o probatori: Tenen caràcter probatori de les obligacions i drets acordats entre diverses parts (p. ex., un contracte de compravenda).
• Valor financer o econòmic: Correspon als documents creats com a eina de pagament (p. ex., un xec o una factura).

El procés d'arxivament

Arxivar documents de manera eficient segueix una sèrie de passos clau:

1. Registre de la documentació
2. Classificació i ordenació
3. Codificació
4. Prearxivament
5. Arxivament

Conceptes digitals rellevants

• Signatura electrònica: És un mètode criptogràfic que associa un missatge o document a una persona i en garanteix la integritat.
• Digitalització certificada: És el procés pel qual s'obtenen còpies digitals de factures, signades electrònicament mitjançant un programari homologat.
• Pesca o phishing: És una estafa comesa a través d'Internet amb l'objectiu d'obtenir de manera il·legal dades sensibles com claus, contrasenyes bancàries o informació de targetes de crèdit per a un ús fraudulent.