Guia Essencial: Tràmits per Constituir i Iniciar una Empresa a Catalunya

Adopció de Personalitat Jurídica en Societats Mercantils

1. Certificació Negativa de Denominació Social

Per què és necessària? Perquè la normativa mercantil prohibeix la coincidència del nom de dues o més societats, tot i que desenvolupin activitats diferents.

On se sol·licita? En el Registre Mercantil Central o en la Direcció General de l'Institut de Foment de l'Economia Social i les cooperatives.

Què ha de contenir la sol·licitud?

• Dades personals del sol·licitant.
• Fins a 3 noms diferents per a la societat que s'ha de constituir.

Requisits del nom de la societat:

• Pot estar format per les lletres de l'alfabet de qualsevol de les llengües oficials espanyoles.
• Una societat no pot rebre el nom d'una persona sense el seu consentiment.
• El nom ha d'incloure l'abreviatura de la forma jurídica adoptada.
• No s'autoritzen noms contraris a la llei, a l'ordre públic o als bons costums.
• La denominació no pot estar formada, de manera exclusiva, amb el nom d'Espanya, les seves comunitats autònomes ni províncies o municipis.
• Es prohibeixen les denominacions que puguin induir a un error amb una altra ja existent en el trànsit mercantil.

Termini i cost: El Registre emet, en el termini d'una setmana, el Certificat Negatiu de Denominació Social i reserva el nom en l'ordre que s'hagi establert. Aquest certificat ha de ser renovat cada 3 mesos (4 per a cooperatives) i caduca als 6 mesos.

2. Obertura del Compte Bancari

Cal obrir un compte bancari? Sí, per constituir algunes societats és necessari un capital mínim, disposat en un compte corrent.

Qui pot obrir el compte? La persona responsable de la societat.

Un cop obert el compte bancari... El banc emet un certificat de dipòsit que es lliurarà al notari perquè es pugui atorgar l'escriptura.

3. Estatuts de la Societat

Què són? Constitueixen aquella part de l'escriptura en què s'estableixen les normes que seran d'aplicació en la vida de la societat.

Quan es redacten? Un cop que l'empresa disposi de local social, ja que aquesta és una informació que ha de figurar en els estatuts.

Quin és el seu contingut mínim?

• La denominació de la societat.
• L'objecte social que es proposa.
• La seva durada.
• La data en què comença la seva activitat.
• Domicili Social.
• Capital Social.
• La forma de divisió del capital.
• La manera d'organitzar l'administració de la societat.

4. Sol·licitud de Qualificació del Projecte d'Estatuts

Qui ha de sol·licitar? Les societats laborals i les cooperatives.

On han de presentar? Davant l'Administració central o davant l'òrgan administratiu competent en la seva comunitat autònoma.

Quina documentació han d'aportar?

• La Certificació Negativa del Nom.
• L'acta de l'assemblea constituent.
• El projecte d'estatuts.
• La relació de promotors.

Validesa del tràmit? 15 dies a partir de la seva presentació.

5. Atorgament d'Escriptura Pública de Constitució

Què és? És un acte pel qual els socis fundadors procedeixen a la signatura de l'Escriptura Pública de Constitució de la Societat.

De què consta l'Escriptura?

• La identitat dels socis.
• La voluntat de constituir una societat.
• Les aportacions que cada soci realitza.
• Els estatuts de la societat.
• Organització de l'administració.
• Pactes i condicions dels socis.

Termini i cost: El cost estarà comprès entre el màxim i el mínim determinat pel Col·legi de Notaris. No hi ha un termini definit.

6. Impost de Transmissions Patrimonials i Actes Jurídics

Què és i quina és la seva quantia? Aquest impost grava la constitució d'una societat. La seva quantia és de l'1% sobre el capital social.

On s'abona i quan? Al Servei Territorial del Departament d'Economia i Finances de la Generalitat. S'ha d'abonar posteriorment a l'atorgament de l'escriptura i abans de 30 dies hàbils.

Quin imprès s'ha de formalitzar? Imprès 600.

7. Sol·licitud del Codi d'Identificació Fiscal (CIF)

Per a què serveix? Identifica la societat a efectes de les seves relacions amb Hisenda.

On se sol·licita? En l'administració o delegació de l'Agència Estatal de l'Administració Tributària corresponent.

Quina documentació s'ha de portar?

• Imprès Model 036 o 037.
• Una còpia de l'Escriptura de Constitució i fotocòpia del DNI.
• En cas de les cooperatives, a més, la sol·licitud de la qualificació-classificació fiscal.

Termini: Es disposa d'un termini de 30 dies a partir de l'atorgament de l'escriptura.

Validesa: El CIF té una validesa de 6 mesos fins que es retira la targeta d'identificació fiscal definitiva.

8. Inscripció en Registres

On inscriure's? En el Registre Mercantil de la província.

Quina documentació s'ha d'aportar?

• Original de l'Escriptura de Constitució després d'haver pagat l'Impost de Transmissions Patrimonials.
• En cas de les cooperatives, han de presentar 3 còpies simples.
• Les SAL i SLL han d'efectuar prèviament la inscripció en el registre de la Direcció General de Cooperatives i Societats Laborals del Departament de Treball de la Generalitat.

Un cop efectuada la inscripció... El Registre lliurarà l'escriptura en què constaran el tom, foli i full on ha quedat inscrita la societat.

Termini i cost: S'haurà d'efectuar dins del mes següent a l'atorgament de l'escriptura, llevat de les SL i les cooperatives, que ho podran fer en el termini de 2 mesos. La inscripció en el Registre Mercantil comporta el pagament de les despeses d'honoraris del registrador i de publicitat en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil.

Tràmits de Caràcter General per a la Posada en Marxa de l'Empresa

1. Tràmits en el Ministeri d'Economia i Hisenda

Declaració d'Alta a l'Impost sobre Activitats Econòmiques (IAE)

És un tribut local que grava l'exercici de les activitats empresarials. S'ha d'efectuar en un termini de 10 dies hàbils abans de l'inici de l'activitat i és vàlida durant un any. S'ha de portar un Imprès emplenat del Model 840 i DNI.

Declaració Censal

És un resum de la situació i obligacions fiscals de l'empresa. S'ha de presentar amb ocasió de l'inici, modificació o cessament de l'activitat. S'ha d'efectuar abans de l'inici de l'activitat. S'ha de portar Imprès Model 036 o 037, Fotocòpia DNI i Alta Impost sobre Activitats Econòmiques.

Presentació dels Llibres a Hisenda

És una presentació dels llibres que reflecteixen les diferents operacions empresarials. Únicament són obligatoris per als empresaris individuals en Règim d'Estimació Directa Simplificada i per als professionals. S'ha d'efectuar entre el termini del període impositiu i la finalització del termini de presentació de la declaració de l'Impost sobre la Renda de les Persones Físiques. No és necessari presentar fiscalment els llibres (comunicació segons model).

2. Tràmits a l'Ajuntament

Llicència d'Activitats i Instal·lacions

Acredita que les instal·lacions de l'empresa compleixen amb la normativa urbanística vigent i amb els reglaments tècnics que els puguin ser d'aplicació.

Llicència d'Activitats i Instal·lacions Innocues

S'ha de presentar:

• Alta IAE.
• Contracte d'arrendament o escriptura de propietat local.
• DNI del sol·licitant.
• Memòria descriptiva de l'activitat i del local.
• Plànols del local.
• Plànol de la situació del local.
• Pressupost de les instal·lacions.

Llicència d'Activitats i Instal·lacions Qualificades

S'ha de presentar a més:

• Projecte de les instal·lacions signat per un tècnic competent i visat pel col·legi professional.
• Relació de veïns adjacents i afectats.

Termini de Validesa

Una vegada obtinguda la llicència es disposa de 6 mesos per iniciar l'activitat de l'empresa.

Llicència d'Obres

Necessària en el cas que calgui que es facin obres en el local en què l'empresa desenvoluparà les seves activitats.

S'ha de portar:

• Pressupost de les obres.
• Plànol de l'estat actual i del reformat.
• Memòria descriptiva de les obres.
• Plànol parcel·lari de la finca en què es trobi situat el local.

Es disposa d'un termini de 6 mesos després de la concessió de la llicència per a iniciar les obres.

3. Tràmits en el Ministeri de Treball i Afers Socials

Inscripció de l'Empresa en la Seguretat Social

És obligatori per a qualsevol empresari que hagi de fer contractacions. S'ha d'efectuar abans de l'inici de l'activitat que hagi de desenvolupar l'empresa.

S'ha de portar:

• L'Alta dels treballadors en la Seguretat Social.
• Alta en l'IAE.
• Contracte d'associació a una Mútua d'Accidents de Treball o pòlissa d'accidents de treballadors concertada amb la Seguretat Social.

Alta en el Règim d'Autònoms de la Seguretat Social

És obligatori per a:

• Empresaris individuals i els seus familiars directes.
• Socis de companyies col·lectives i comanditàries.
• Socis de comunitats de béns i societats civils.
• Socis administradors o membres d'òrgans d'administració de societats mercantils.
• Opcional per a socis de cooperatives.

S'ha d'efectuar en un termini de 30 dies següents a l'inici de l'activitat.

S'ha de portar:

• Alta en l'IAE.
• DNI del sol·licitant.

Alta en el Règim General de la Seguretat Social

És obligatori per a treballadors per compte d'altri. S'ha d'efectuar abans de l'inici de l'activitat.

S'ha d'aportar:

• Fotocòpia del DNI del treballador o document identificatiu en cas d'estranger.

Comunicació d'Obertura del Centre de Treball

És obligatori per a empreses que obrin un centre de treball. S'ha d'efectuar en un termini de 30 dies següents a l'inici de l'activitat.

S'ha de portar:

• Dades de l'empresa, del centre de treball, de la plantilla i de l'activitat que es desenvoluparà.
• Llibre de visites per al seu segellament.

4. Tràmits davant el Registre Mercantil

Aquest apartat tracta el registre dels llibres obligatoris en el Registre Mercantil.

Documentació Social

Totes les Societats

• Llibres d'actes: hi han de constar els acords de les Juntes Generals (de l'Assemblea General).

Només Societats Limitades

• Llibre de Registre de Socis o de Participacions: Hi constaran la titularitat original de les participacions i les successives transmissions. S'indicarà la identitat i domicili del titular.

Només Societats Anònimes

• Llibre d'Accions al Portador: S'hi indicaran les accions emeses de les quals no es coneix el titular.
• Llibre d'Accions Nominatives: Si existeixen aquests tipus d'accions, amb la identitat i el domicili dels successius titulars.

Només Societats Cooperatives

• Llibre Registre de Socis.
• Llibre d'Associats.
• Llibre Registre de Capital.

Documentació Comptable

Llibre Diari

S'hi anotaran totes les operacions comptables de la societat per ordre cronològic.

Llibre d'Inventaris i Comptes Anuals

Hi figurarà el Balanç inicial detallat i es transcriuran trimestralment les sumes i els saldos dels balanços de comprovació.