Guia Essencial: Pressupost i Cronograma per a Esdeveniments

Consells Clau per a la Gestió del Pressupost d'Esdeveniments

3. Gestió d'Imprevistos en el Pressupost

Tot pressupost d'un esdeveniment sempre ha de ser flexible i comptar amb un cert marge per a atendre els imprevistos que molt possiblement poden sorgir durant la seva planificació.

4. Recerca de Fonts d'Ingressos

El finançament és una de les claus per a optimitzar la rendibilitat del teu pressupost per a un esdeveniment. La forma més comuna és aconseguir patrocinadors que aportin fons al pressupost.

5. Ajustar el Pressupost de l'Esdeveniment

Per intentar reduir el cost i, per tant, el pressupost, es poden dur a terme algunes accions:

• Arribar a acords amb els proveïdors per a aconseguir el preu més ajustat.
• Triar un menú rendible i que s'adapti bé als teus convidats.
• Reutilitzar materials d'un esdeveniment per a un altre.

Tipus de Pressupostos segons l'Esdeveniment

Depenent del tipus d'esdeveniment que es vagi a dur a terme, podrem realitzar diferents tipus de pressupostos, entre els quals podrem trobar:

• Pressupostos per a esdeveniments esportius
• Pressupostos per a concerts
• Pressupostos per a organitzar un festival

Enfocaments en l'Elaboració del Pressupost

Els pressupostos per a esdeveniments es poden abordar de dues formes principals:

Pressupostos que s'Adapten a l'Esdeveniment

Principalment, aquest enfocament s'utilitza en els esdeveniments organitzats per administracions públiques, com en el cas de conferències, congressos i altres esdeveniments de caràcter més formatiu que lúdic o cultural. El pressupost s'elabora segons el pla previst, els objectius establerts a aconseguir amb la celebració de l'esdeveniment i les necessitats a cobrir.

L'Esdeveniment s'Adapta al Pressupost

Generalment, aquest enfocament s'empra en llançaments de nous productes, serveis i en esdeveniments culturals. En aquesta mena de pressupost és fonamental que l'equip de producció sàpiga adaptar-se a la quantia establerta per a aconseguir tots els objectius proposats en el projecte inicial.

El Cronograma: Eina Clau per a la Planificació

El cronograma és una eina essencial per a elaborar calendaris de treball o activitats. És un document en el qual s'estableix la durada d'un projecte, la data d'inici i finalització de cada tasca; és a dir, una manera senzilla d'organitzar el treball.

L'objectiu de fer un cronograma és descriure de manera detallada i específica cadascuna de les activitats que s'han de realitzar, així com els temps que es necessiten per a portar a bon terme cada activitat. Per tant, el cronograma ha de detallar la data d'inici i de culminació de cada fase o activitat del projecte. És fonamental que es compleixin els temps establerts, i aquests temps ja han d'incloure la consideració de tots els imprevistos que es puguin presentar.