Guia Essencial de Planificació i Gestió de Projectes amb EML

Planificació i Conceptes Clau de Projectes

Què és la Planificació?

La planificació és una activitat instrumental que permet pensar prèviament la millor opció, considerant necessitats i recursos. Concreta els beneficis esperats, descriu els processos i estableix controls per contrastar els resultats. També té la finalitat d'obtenir una retroalimentació que permeti reordenar els processos de la millor manera.

Claus per Planificar Eficaçment

Per planificar eficaçment cal:

• Coneixement teòric i pràctic
• Sentit comú
• Capacitat de sistematitzar i ser ordenat
• Experiència en planificació
• Saber treballar en equip

Nivells de Planificació: Pla, Programa i Projecte

• Pla: Defineix les grans línies de treball. És el paràmetre tècnic-polític on s'emmarquen els programes i projectes.
• Programa: Concreta els objectius en una determinada realitat i per un temps més reduït.
• Projecte: El nivell operatiu es refereix a una intervenció concreta i defineix resultats previstos, processos i l'ús específic de recursos.

Elements Operatius: Activitat i Tasca

• Activitat: Mitjà d'intervenció per aconseguir dur a terme objectius específics.
• Tasca: Acció operativa amb un gran grau de concreció i especificitat.

Conceptes Addicionals

• Viable Inèdit: Trobar una solució factible i nova.
• Jerarquia de la Planificació: Pla (estratègic) → Programa (tàctic) → Projecte (operatiu) → Activitat → Tasca

Enfocament del Marc Lògic (EML) en Projectes

Què és l'EML?

L'Enfocament del Marc Lògic (EML) permet lligar problemes amb objectius, transformant problemes en solucions.

Fases Clau en la Descripció d'un Projecte (EML)

1. Títol: Identificació del que vol fer el projecte. Evitar frases de més de 15 paraules; es pot emprar un lema.
2. Identificació: Dades de l'entitat, etc.
3. Descripció: Contingut del projecte, síntesi de la idea central del projecte.
4. Justificació: Per què es realitza el projecte? Explicació amb dades objectives del diagnòstic previ.
5. Dades Identificatives: Qui executa el projecte no sempre coincideix amb qui el finança. Es descriu l'empresa o entitat.
6. Marc de Referència: Informa si el projecte s'emmarca dins d'un pla, programa, estratègia, etc.
7. Destinataris: Receptors dels beneficis, directament o indirectament, reals o potencials.
8. Ubicació i Zona d'Influència: Emplaçament del projecte i àrea on es desenvolupa.

Terminologia i Estructura Organitzativa de Projectes

Terminologia Clau d'Objectius

• Finalitat: Impacte (objectiu general)
• Objectiu: Efecte (objectius específics)
• Fita: Concreció (objectius operatius)

Formes d'Estructuració Organitzativa

• Organització Funcional: Està integrada en el treball diari.
• Organització per Projecte: Creada ad hoc per cada projecte i desapareix quan acaba.
• Organització Matricial: Hi ha un director de projecte, però la resta de personal pertany a diversos departaments que obeeixen al seu cap.

Metodologia del Projecte

La metodologia defineix les principals formes de reflectir l'estructura organitzativa, concretar les funcions del personal, el sistema d'avaluació, el control i els canals d'informació.

Tipus de Recursos en Projectes

• Recursos Propis: Exclusius del projecte i que l'entitat no posseeix.
• Recursos Adscrits: Que l'entitat ja té i destina al projecte.
• Recursos Estructurals: Recursos del funcionament quotidià que s'utilitzen per al projecte.

Pautes per a una Comunicació Clara en Projectes

• Utilitzar un llenguatge planer.
• Evitar negacions.
• Evitar l'absència de verbs.
• Limitar l'ús de gerundis.
• Ordenar la informació d'esquerra a dreta i de dalt a baix.
• Evitar l'ús excessiu de majúscules.