Guia Essencial: Gestió d'Estocs i Optimització de Magatzems

Principis de Gestió de Magatzems i Control d'Estocs

1. Organització del Magatzem

Conceptes fonamentals per a l'organització eficient d'un magatzem:

• Definició d'àrees de magatzem.
• Disseny de passadissos per a un flux òptim.
• Establiment d'ubicacions precises per a cada àrea.

Sistema de Codificació d'Ubicacions: Un exemple comú és AA (àrea) - BB (fila) - CC (columna) - DD (prestatge). Com a identificador d'exemple: oAo7oHo1.

2. Beneficis d'una Gestió d'Estoc Eficient

Una correcta gestió de l'estoc aporta múltiples avantatges:

• Agilitat en les operacions logístiques.
• Millora en la gestió de l'estoc disponible.
• Control de la traçabilitat de productes.
• Processos de picking més eficient.
• Eliminació o reducció d'errors operatius.

3. L'Estoc: Tipus i Classificació

L'estoc és el conjunt de mercaderies o materials emmagatzemats per l'empresa.

3.1. Classificació de l'Estoc

L'estoc es pot classificar segons diversos criteris:

• Segons el grau de transformació:
  • Matèries primeres: Materials bàsics per a la producció.
  • Productes semielaborats: Productes en fase intermèdia de fabricació.
  • Producte acabat: Productes finals llestos per a la venda.
• Segons la destinació: Classificació basada en l'ús final o el mercat al qual es dirigeix l'estoc.

3.2. Tipus d'Estoc Funcional i Operatiu

Distingim principalment dos grans grups d'estoc:

Estoc Funcional: Aquell que respon a les necessitats operatives i estratègiques de l'empresa.

• Estoc de cicle: Per cobrir la demanda normal dels clients durant els cicles de reaprovisionament.
• Estoc de seguretat: Per fer front a demores en el lliurament o increments inesperats de la demanda.
• Estoc de presentació: Productes exposats directament al consumidor en el punt de venda.
• Estoc estacional: Acumulat per satisfer una demanda prevista en temporades específiques.
• Estoc en trànsit: Mercaderies que estan circulant entre diferents punts de la cadena de subministrament.
• Estoc de recuperació: Productes recuperats o reciclats que poden ser reutilitzats.
• Estoc especulatiu: Acumulat amb la previsió de canvis en preus, demanda o disponibilitat.
• Estoc mort: Productes obsolets o que no tenen sortida.

Estoc Operatiu: Relacionat amb les decisions i operacions diàries.

• Estoc òptim: Nivell d'estoc que minimitza els costos totals associats.
• Estoc zero: Filosofia que busca minimitzar l'estoc al màxim, sovint associada al "Just in Time" (JIT).
• Estoc físic: Quantitat real de productes disponibles en magatzem en un moment determinat.
• Estoc disponible: Estoc físic més les comandes a proveïdors en curs de recepció.
• Estoc net: Resultat de l'estoc físic menys la demanda de clients pendent de servir.

3.3. Conceptes Clau Addicionals de l'Estoc

• Estoc Mig: Volum mitjà d'estoc mantingut durant un període de temps determinat.

4. Ruptura d'Estoc

La ruptura d'estoc es produeix quan l'empresa no pot satisfer la comanda d'un article determinat per falta d'existències en el magatzem.

4.1. Conseqüències de la Ruptura d'Estoc

La falta d'estoc pot tenir greus repercussions:

• Impossibilitat de satisfer les necessitats del client.
• Dany a la reputació de l'empresa.
• Pèrdua de clients actuals i potencials (risc que el client no torni).
• Increment de costos per enviaments urgents o pèrdua de vendes.

5. Gestió de Costos d'Estoc

La gestió d'estocs implica analitzar diversos costos, incloent els costos de manteniment d'existències i els costos específics d'emmagatzematge.

5.1. Motius per Mantenir Estoc (Veritable)

Mantenir certs nivells d'estoc és estratègic per diverses raons (considerades veritables en aquest context):

• Evitar l'escassetat de productes i garantir la disponibilitat.
• Aprofitar oportunitats com la disminució de preus o condicions de compra favorables.
• Disminuir el cost global de les operacions logístiques i de producció.

5.2. Objectius del Nivell Òptim d'Estoc

L'objectiu principal és mantenir un nivell òptim de l'estoc que asseguri la continuïtat de les operacions sense incórrer en excessos, és a dir, buscar la no ruptura de l'estoc al mínim cost possible.

Això implica:

• Cobrir les vendes previstes per a un període de temps determinat.
• Tenir capacitat de respondre als possibles canvis en el ritme de vendes o la demanda.
• Mantenir els costos associats a l'estoc (emmagatzematge, obsolescència, etc.) al mínim possible.

5.3. Factors que Influeixen en la Gestió d'Estocs

Diversos factors són crucials per a una gestió efectiva:

• Demanda: El nombre de productes o serveis sol·licitats pels clients en un període.
• Nivell de Servei: El grau en què l'empresa pot satisfer la demanda dels clients (percentatge de comandes servides a temps, etc.).
• Costos de l'Aprovisionament: El conjunt de despeses derivades del procés d'adquirir i gestionar els materials.

5.4. Tipus de Costos Associats a l'Estoc

És fonamental identificar i controlar els diferents costos:

• Costos d'adquisició: Preu de compra dels materials o productes.
• Costos d’emissió i gestió de comandes: Despeses administratives i operatives de realitzar una comanda.
• Costos d’emmagatzematge: Despeses de mantenir l'estoc (lloguer, personal, assegurances, obsolescència, etc.).
• Costos de ruptura d’estocs: Pèrdues ocasionades per no poder satisfer la demanda.

6. Sistemes de Reaprovisionament

Són els mètodes utilitzats per reposar l'estoc:

• Sistema de Reaprovisionament Continu (o de punt de comanda): L’estoc de materials de l’empresa s’actualitza immediatament després de cada recepció o venda. Es fixa un nivell mínim d'estoc (punt de comanda) que, en ser assolit, dispara una nova comanda.
• Sistema de Reaprovisionament Periòdic (o per revisió periòdica): L’estoc s’actualitza i es revisa en intervals de temps constants (setmanal, mensual). La quantitat a demanar varia per assolir un nivell d'estoc objectiu.

7. Anàlisi i Planificació de Processos

Per a una gestió eficient, és clau analitzar el valor o la importància dels diferents articles en estoc, la qual cosa pot guiar estratègies diferenciades (com en l'anàlisi ABC).

7.1. Diagrames de Processos

Un diagrama és una representació gràfica que visualitza els passos i les interaccions d'un procés.

Objectius dels Diagrames de Processos:

• Proporcionar una visió global del procés, les activitats involucrades i les seves interrelacions.
• Permetre constatar ràpidament qui realitza cada tasca, l'ordre de les accions i els procediments a seguir.
• Servir com a punt de partida per a l'elaboració de procediments operatius estàndard i la millora contínua.

7.2. Tipus de Diagrames: PERT i GANTT

Dues eines comunes per a la planificació i gestió de projectes i processos:

8. Càlculs Relacionats amb l'Estoc (Exemple Pràctic)

A continuació, es presenten algunes variables i una fórmula comunament utilitzades en la gestió d'estocs:

Variables clau:

• Ca (Cost de magatzem): Cost unitari de mantenir un article en estoc durant un període (ex: 0,20 €/unitat/any).
• Cp (Cost de comanda): Cost fix associat a la realització de cada comanda (ex: 0,30 €/comanda).
• V (Vendes): Demanda total d'un article durant un període (ex: 2000 unitats/any).
• SS (Estoc de seguretat): Nivell addicional d'estoc per cobrir imprevistos.
• PME (Termini de lliurament màxim esperat): El temps màxim que es preveu que trigui un proveïdor a lliurar una comanda (ex: 15 dies).
• PE (Termini de lliurament estàndard): El temps habitual o promig de lliurament d'un proveïdor (ex: 10 dies).
• DM (Demanda mitjana diària): Quantitat mitjana d'un article venuda o consumida per dia.
• Dies de treball: Nombre de dies operatius en un període (ex: 300 dies/any).

Fórmula de l'Estoc de Seguretat (SS):

Una manera de calcular l'estoc de seguretat és: SS = (PME - PE) x DM

Aquesta fórmula calcula l'estoc necessari per cobrir la variabilitat en el termini de lliurament.