Guia Essencial de Documents, Arxius i Registres Públics

Els Documents de l'Administració Pública

Els Documents Administratius

Documents administratius: Documents escrits pels organismes públics per comunicar-se amb els ciutadans.

Finalitats

• Finalitat informativa: Comunicar als ciutadans informacions del seu interès que afecten la convivència.
• Finalitat de deixar constància: Deixa constància en forma de registres accessibles als ciutadans i comunica els actes emesos que són al seu abast.

Característiques Essencials

• Validesa
• Efectes jurídics

Classes de Documents Administratius

• Documents de transmissió: Comuniquen informacions sobre circumstàncies o fets que afecten el ciutadà.
  • Notificació: Comunica el contingut i l'abast al ciutadà d'un acte.
  • Ofici: Document oficial de comunicació.
  • Nota interna: Comunicació entre organismes de la mateixa administració.
  • Publicació: Publicació de manera general.
• Documents de constància: Han de deixar constància.
  • Certificat: Acredita de manera oficial l'existència d'actes administratius.
  • Acta: Recull el que es fa en una reunió d'un organisme públic.
• Documents de judici: Opinen sobre circumstàncies o valoren fets a mesurar.
  • Segons l'obligació de complir-los, són vinculants o no vinculants.
  • Segons l'obligació de sol·licitar-los, són preceptius o facultatius.

Els Documents dels Ciutadans

• Al·legació: El ciutadà aporta dades, informació i documents que poden tenir influència en la resolució.
• Denúncia: Deixa constància davant d'un organisme públic d'informació que pot originar un procés administratiu.
• Sol·licitud: Petició a un organisme públic perquè actuï beneficiosament.
• Recurs: Sol·licita a un organisme públic la revisió d'un acte no beneficiós.

Els Arxius i els Registres Públics

Els Arxius Públics

Conjunt de documents que una Administració Pública guarda per a l'arxivament universal.

• Arxius administratius: Primera fase de la vida del document, amb vigència administrativa no superior a 5 anys.
• Arxius centrals: Recullen documents d'arxius administratius que no s'utilitzen, amb permanència de 10 anys.
• Arxius intermedis: Reben documents d'arxiu central que no són consultats, amb permanència de 30 anys (només documents sense vigència jurídica).
• Arxiu General de l'Administració Civil: Documentació generada per l'Administració General de l'Estat, amb vigència de 25 anys.

Els Registres Públics

Registres on s'emmagatzema i es deixa constància en llibres oficials d'actes, drets i obligacions que tenen repercussió jurídica per als ciutadans.

• Registre Civil: Tots els actes que afecten l'estat civil:
  • Naixements, matrimonis, defuncions, representants legals, tuteles.
• Registre de la Propietat: Documenta títols de propietat de béns immobles i els drets i obligacions que hi van associats.
• Registre Mercantil: Registren informació i documents econòmics i comptables d'empreses i societats obligades a utilitzar el Registre Mercantil.