Guia Essencial de Comunicació Escrita i Documents Empresarials

Comunicació Escrita Professional

La comunicació escrita és el tipus de comunicació en què l'emissor, a través del llenguatge escrit, transmet un missatge al receptor.

Característiques de la Comunicació Escrita

• No hi ha retroalimentació immediata.
• Requereix el domini de les paraules i la gramàtica.
• El que està escrit suposa una prova del contingut del missatge.
• Es pot adjuntar documentació.
• Inexistència de comunicació verbal.

Passos Essencials en la Comunicació Escrita

1. Analitzar
2. Pensar
3. Ordenar idees
4. Triar
5. Llegir i revisar

Principis Fonamentals de Redacció Empresarial

• Claredat: El missatge es desenvolupa de manera clara i entenedora.
• Senzillesa: Ús del llenguatge més usual i accessible.
• Concisió: Consisteix a utilitzar les paraules justes i necessàries.
• Cortesia: El llenguatge ha de ser respectuós i adequat.

Redacció de Documents: Requisits de Formatació

• Paper: Blanc, amb gruix de 80g, i format DIN A4.
• Paràgrafs: Fan més senzilla la lectura.
• Interlineat: Senzill o d'1,5.
• Marges: Esquerre i superior d'almenys 4 cm, i dret de 3 cm.
• Tipografia: Ha de ser senzilla.
• Mida de la lletra: 11 o 12 punts i color negre.

Cinc Tipus de Tractament

Els tractaments utilitzats poden ser:

1. Molt formal
2. Personal i informal
3. Cordial
4. Educat
5. Neutre

Ortografia, Sintaxi i Puntuació

És imprescindible el domini perfecte de l'ortografia, la sintaxi i la gramàtica, ja que ajuden a expressar el missatge amb claredat i precisió.

Aspectes Clau a Tenir en Compte

• La divisió i la separació de les paraules en síllabes.
• La col·locació de l'accent gràfic.
• L'ús de majúscules.
• L'escriptura de nombres.
• La concordança correcta de paraules en gènere i nombre.
• La construcció d'oracions.
• La puntuació, que ajuda a expressar amb claredat i precisió.

Documents de Comunicació Interna

Els documents de comunicació interna permeten a les organitzacions relacionar-se directament amb les persones i els agents que participen en les activitats que es desenvolupen.

Avís

L'avís és un document breu que es redacta amb l'objectiu de comunicar instruccions a un gran nombre de destinataris. Els avisos s'han de posar en algun lloc visible perquè la gent els pugui veure.

Exemple d'Avís

Buscaner
Advocats d'Urgència
AVÍS

Des del proper dia 15 de setembre, la jornada laboral
es desenvoluparà des de les 8 fins a les 20 h.

València, 1 d'abril de 2024

Signatura
Joan Carles
Director Gerent

Memoràndum o Nota de Règim

És un document escrit que s'utilitza en l'organització per a transmetre ordres, exposar temes, etc.

Característiques del Memoràndum

• Redacció breu, senzilla i sense gaire protocol.
• Informació clara i precisa i referida a un únic tema.

Acta

L'acta és un escrit en què es fa un resum del que ha esdevingut en una reunió i de les possibles votacions i acords que s'hi hagin adoptat.

Ens permet saber la data, el lloc i l'hora d'una reunió, les persones que hi participen i les que no hi assisteixen, els temes que s'hi tracten, les decisions que s'hi prenen i les conclusions a què s'arriba.

Les actes de les reunions es guarden ordenades cronològicament en un llibre d'actes amb les pàgines numerades.

Contingut de l'Acta

• S'han de recollir els noms i cognoms dels assistents a la reunió.
• En l'encapçalament es recull la data, el lloc i l'hora.
• S'ha de recollir l'ordre del dia de la reunió.
• En el cos es recullen les intervencions dels participants i els acords presos, així com els precs i les preguntes.

En el peu o paràgraf de tancament figuren les signatures i l'hora de finalització. El secretari signarà el document per donar fe del que ha esdevingut.

Informe

L'informe és un document més extens que s'elabora a petició d'algú. Conté una exposició detallada i ordenada de fets, de situacions, d'activitats o de persones determinades.

Aquest document proporciona informació a les empreses per a facilitar la presa de decisions.

Estructura de l'Informe

L'estructura de l'informe inclou els elements següents:

• Portada
• Índex
• Introducció
• Desenvolupament i conclusions
• Bibliografia i annexos

Memòria d'Activitats

La memòria d'activitats és un document que emeten les empreses i en què s'inclouen dades de contingut molt divers.

No hi ha una estructura fixa, ja que cada empresa pot adaptar-la a les seves necessitats. A més, també cal tenir en compte el públic a qui va dirigida la memòria: membres de la junta directiva, socis, públic en general, etc. Depenent de qui sigui el destinatari del document, caldrà incloure-hi uns continguts o uns altres.

Generalment, la memòria se centra a destacar els èxits que s'han aconseguit durant un període de temps determinat.

Segons la dimensió de l'empresa, el seu perfil jurídic, si cotitza en borsa o no, etc., la manera de presentar la memòria pot ser diferent.

Documents de Comunicació Externa en l'Empresa

Carta

La carta és el principal document de comunicació externa de l'empresa. Serveix per a dirigir-se a altres empreses o a particulars, que poden ser clients, treballadors, proveïdors, etc.

La redacció d'una carta ha de ser acurada, de manera que el lector tingui la impressió que ha estat escrita exclusivament per a ell. D'altra manera, té moltes possibilitats de ser desatesa i acabar a la paperera sense haver-se llegit.

Tipus de Cartes

Entre els tipus de cartes es pot distingir la circular i la comercial:

• Carta circular: És un document que comunica alguna notícia o informació d'interès. S'envia un mateix model a diversos destinataris. Només canvia el nom i l'adreça de la persona a qui es dirigeix.
• Carta comercial: És un document utilitzat per l'empresa com a suport a la seva activitat comercial. Amb aquesta busca donar-se a conèixer en el mercat o bé promocionar els seus productes o les seves activitats.

Estructura de la Carta Comercial

L'estructura de la carta comercial es compon bàsicament de tres parts:

1. Encapçalament
2. Cos
3. Tancament