Guía de Documentación y Organización para Centros e Instituciones

Documentación para la Organización del Centro y la Institución

Cuando hablamos de control, estamos hablando, en cierta medida, de evaluación. Entendemos dicha evaluación como un proceso continuo de obtención, análisis e interpretación de información. Cuando hablamos de gestión nos referimos a la planificación estratégica encaminada al uso eficaz y eficiente de los recursos.

Tipos de Documentación

• Normativa
• Organización personal
• Material y mobiliario
• Procesos de intervención
• Expedientes de intervención

Documentos Internos

• Reglamento Régimen Interno (RRI)
• Libros de Actas
• Memoria
• Otros: PAI, Programas de Crecimiento Personal, Plan General, Hojas de Reclamaciones, Registros de Usuarios, libros de cuentas…

Inventario

El inventario es un documento que registra todos los bienes y recursos de un centro o institución.

Datos a Incluir

• Nombre o definición del objeto
• Número de ejemplares idénticos
• Número de serie (si lo posee)
• Ubicación o localización
• Fecha de adquisición
• Fecha de baja
• Observaciones

Beneficios del Inventario

• Control exhaustivo de los recursos y su uso
• Rentabiliza el uso de los recursos disponibles
• Ayuda a mantener los recursos bajo control, evitando extravíos
• Previene posibles carencias o necesidades

Planning

Un reparto de tareas inadecuado impacta negativamente en el proceso de intervención y perjudica los resultados.

Tipos de Planning

Calendario de organización de los profesionales.

Otros Documentos

• Registro de asistencia: Controla la asistencia de los profesionales. Existen diferentes métodos, desde hojas de firmas hasta mecanismos electrónicos.
• Cuadrantes de tareas: Registran la realización de una tarea y el profesional responsable. Se anotan las tareas, la hora de realización y la firma del profesional.
• Documentos de justificación de faltas o permisos: Justifican la no asistencia al trabajo. También existen documentos para solicitar permisos con anticipación.
• Partes de baja: Comunican la incapacidad de desempeñar funciones por un tiempo determinado, por causa justificada.
• Hojas de reserva o utilización de recursos: Regulan el uso de recursos específicos con disponibilidad limitada.

Expediente Individual

Se crea al dar de alta a una persona en una residencia, centro de día, etc.

Elementos del Expediente

1. Datos personales del usuario
2. Descripción del estado personal (informe personal)
3. Datos del domicilio personal
4. Datos de contacto en caso de emergencias

Informes

Documentos que recogen detalladamente datos sobre un aspecto determinado.

Parte de Incidencias

• Registra contratiempos o accidentes durante las intervenciones.
• Ayuda a actuar correctamente en futuras intervenciones.
• Complementa y actualiza el expediente del usuario.
• Aporta información y control sobre las intervenciones.
• Sirve como prueba de la atención prestada en caso de reclamaciones.
• Ayuda a mejorar la calidad del servicio.

Informes de Evolución

Documento para el seguimiento de la evolución del usuario.

Clasificación, Archivo y Transmisión de la Información

La información debe almacenarse de forma lógica y organizada:

• Clasificación por criterio común (fecha, orden alfabético o mixto).
• Subclasificación en categorías (archivo de expedientes, registro de incidencias, etc.).
• Almacenamiento en un archivo físico.
• Conservación de la información durante un tiempo mínimo, incluso después del fallecimiento del paciente (excepto documentos sin interés).

Importancia de la Transmisión de la Información

• Mejora la calidad de las intervenciones al compartir información.
• Mejora el diagnóstico y el PAI.
• Potencia la coordinación y el trabajo en equipo.
• Evita negligencias, errores y desatenciones.