Guia de Documentació Mercantil i Comptable: Tipus i Arxiu

1.1 Documentació mercantil comptable

Què és? Qualsevol document escrit que deixa constància d'una operació comercial segons la llei.

Objectius

• Reflectir la relació comercial.
• Demostrar que l'operació existeix.
• Servir de base per fer els assentaments al Llibre Diari.
• Permetre el control intern de l'empresa.

Quan s'elabora?

En el moment que es realitza l'operació.

1.2 Documents justificants mercantils

Serveixen per justificar variacions en el patrimoni i fer els assentaments comptables.

Tipus de documents

1. Procés de compravenda

• Comanda: Petició de béns/serveis del client al proveïdor.
• Albarà: Justifica el lliurament de mercaderies.
• Factura: Detalla béns/serveis i preu. És l'únic document amb valor comptable obligatori.

2. Pagaments i cobraments

• Rebut: Justifica pagament en efectiu.
• Lletra de canvi: Ordre de pagament amb venciment (Lliurador/creditor, Lliurat/deutor, Prenedor/beneficiari).
• Xec: Ordre al banc de pagar amb càrrec al compte.
• Pagaré: Promesa de pagament en data determinada.
• Transferència bancària: Moviment de diners entre comptes.

3. Magatzem

• Fitxa de magatzem: Control i valoració d'existències.

4. Àmbit laboral

• Nòmina: Sou i deduccions (IRPF i Seguretat Social).
• RLC: Pagament cotitzacions Seguretat Social.
• RNT: Llistat treballadors i bases de cotització.
• Prevenció de riscos laborals: Documentació obligatòria en PRL.

5. Impostos

• IVA: Liquidació trimestral.
• Retencions IRPF: Quantitats retingudes a Hisenda.
• Impost sobre Societats: Impost sobre beneficis de societats.

6. Altres documents

• Rebuts de lloguer, extractes bancaris, pòlisses d'assegurances, contractes i factures de subministraments (aigua, llum, gas, telèfon).

Organització i arxiu

• Factures proveïdors: Ordre correlatiu. Separar pendents de pagades. Anotar data i forma de pagament.
• Factures clients: Mateix sistema que proveïdors.
• Registre d'efectes: Control de lletres amb client, venciment i import.
• Documentació bancària: Per comptes bancaris i ordenada per data.
• Caixa: Ordenada per dates.
• Nòmines: Per mesos i ordre alfabètic.
• RLC i RNT: Per mesos.
• Contractes: Ordre alfabètic.
• Prevenció de riscos laborals: Per treballador.
• Impostos: Per tipus d'impost (IVA, IRPF, IS, etc.).

Idea clau per a l'examen

• Tot document mercantil justifica una operació.
• La factura és el document comptable principal.
• Sense documentació no es pot fer l'assentament comptable.
• L'arxiu ha de seguir criteris d'ordre, separació i control.