Guia del Procés de Compra i Gestió d'Aprovisionament

1. El procés de compra

La funció essencial d'aprovisionament és adquirir els productes i materials necessaris amb eficiència, bona qualitat i un preu competitiu.

Etapes del procés:

1. Anàlisi de necessitats: determinar què cal comprar, estandarditzar materials i seguir l'evolució del mercat.
2. Desenvolupament d'especificacions: descriure el producte (tècnica, quantitat, qualitat, embalatge, garantia, termini).
3. Requisició de compra: document intern per sol·licitar la compra al departament corresponent.
4. Fonts d'aprovisionament: localitzar proveïdors adequats segons criteris econòmics, tècnics, postvenda i ètics.
   • Criteris: preu, qualitat, garantia, ubicació, solvència, ètica i servei.
   • Identificació: crear un llistat preliminar i depurat de proveïdors.
   • Petició d'ofertes: sol·licitar condicions (preu, termini, pagament, transport); validesa < 90 dies.
   • Selecció: triar el proveïdor amb millors condicions globals.
5. Execució de la compra: emetre l'ordre de compra o nota de comanda amb el producte, quantitat i condicions; formalitza l'acord.
6. Seguiment i control: verificar la comanda, recepció, pagament, incidències i el compliment de les condicions.

2. Càlcul del cost unitari d'adquisició

Inclou tots els costos fins a rebre el producte:

• Elements: descomptes (comercial, volum, ràpid), transport, assegurances, impostos i aranzels.
• Prorrateig de costos comuns: distribuir entre productes segons la constant K.
• Fórmula: Cost unitari = preu net + part proporcional de costos addicionals.

3. Qualitat en la gestió de compres

L'objectiu és garantir recursos materials eficients i adequats per al funcionament de l'empresa.

• Normes ISO 9000/9001: estableixen procediments per a la gestió de compres i l'avaluació de proveïdors.

Control de qualitat:

• Registre d'incidències: anotar desviacions (retards, errors, danys...).
• KPI (indicadors clau): lliuraments complets, puntuals, amb incidències, retornats i comandes rebutjades.
• Càlculs habituals:
  • % lliuraments a temps = (puntuals / totals) × 100
  • % comandes amb incidències = (amb problemes / totals) × 100
• Objectiu: mesurar l'eficiència, avaluar proveïdors i millorar contínuament.