Guia de comunicació eficaç i relacions a l'empresa

1. Conceptes bàsics: informació vs. comunicació

Informació: Són dades o fets que es transmeten. No requereix resposta. El seu objectiu és canviar el que saps.

• Exemple: Un cartell que diu "El taller obre a les 8:00". Et dona una dada.

Comunicació: És un intercanvi de missatges entre dues o més persones (emissor i receptor). Sí requereix resposta (feedback). El seu objectiu és modificar comportaments, actituds o coneixements.

• Exemple: Li dius al recepcionista: "El meu cotxe fa un soroll estrany". Ell et pregunta on i quan passa. Hi ha diàleg.

Recorda: La informació és unidireccional (només va en una direcció). La comunicació és bidireccional (hi ha anada i tornada).

2. Funcions de la comunicació

A) Funcions generals

1. Informativa: Transmetre dades o coneixements (per exemple, un professor explica una lliçó).
2. Afectiva/Valorativa: Expressar emocions i sentiments. L'important és l'emoció (per exemple, dir-li a un company que estàs frustrat amb una tasca).
3. Reguladora: Influir en el comportament dels altres (per exemple, un capatàs dona instruccions de seguretat).

B) Funcions en un equip de treball

• Control: Regular comportaments mitjançant normes. Exemple: Recordar els protocols de l'empresa.
• Motivació: Animar per assolir metes ("Anem, que entre tots ho podem acabar!").
• Expressió emocional: Compartir satisfacció o frustració per al benestar del grup.
• Cooperació: Per resoldre conflictes i prendre decisions conjuntament.

3. Tipus de comunicació

A) Segons el canal

Comunicació verbal: Utilitza paraules.

• Oral (parlada):
  • Avantatges: Ràpida, permet feedback immediat, s'adapta al receptor.
  • Desavantatges: Es pot oblidar, major risc de malinterpretació.
• Escrita (textos):
  • Avantatges: Hi ha registre permanent, pots corregir-la, és més precisa.
  • Desavantatges: No hi ha seguretat de recepció, no hi ha contacte directe, pot ser freda.

B) Comunicació no verbal

Tot allò que no són paraules. Transmet més del que creus!

• Elements clau:
  • La mirada: Mirar als ulls transmet seguretat i sinceritat. Cal mantenir contacte visual sense semblar agressiu.
  • Postura i gestos: Una postura relaxada i oberta (braços no creuats) mostra atenció.
  • Expressió facial: Somriure (quan és apropiat) genera confiança.
  • La distància física: Respectar l'espai personal. En un taller, no es toca el client sense raó.
  • L'encaixada de mans: Ferma, però no excessiva. Transmet seguretat.
• Evita aquests gestos:
  • Creuar els braços (sembles tancat).
  • Tocar-te la cara o mossegar-te les ungles (nerviosisme).
  • Mirar molt el rellotge (sembla que t'avorreixes).
  • Mastegar xiclet.
  • No mirar a la persona (falta d'interès).

4. El procés de comunicació i el feedback

El feedback o retroalimentació és la resposta del receptor. És el que converteix un monòleg en un diàleg. És vital perquè l'emissor pot saber si el seu missatge s'ha entès i, si no, modificar-lo.

Com donar un bon feedback?

1. Comença amb alguna cosa positiva. Ex: "T'agraeixo l'esforç que has posat..."
2. Descriu el comportament de forma objectiva, sense atacar. Ex: "...he vist que l'informe va arribar ahir sense les xifres finals."
3. Explica l'impacte que va tenir. Ex: "...això ha endarrerit la presentació al client."
4. Dona oportunitat per parlar i buscar solucions junts.

5. Elements que intervenen en la comunicació

• Context: És l'escenari on passa la comunicació. Inclou l'espai, el temps, les circumstàncies socioculturals i l'estat anímic.
• Objectiu: Què vols aconseguir? (Informar, convèncer, etc.).
• Canal: El vehicle que porta el missatge (telèfon, e-mail, cara a cara, cartell).

6. Canals de comunicació a l'empresa

• Formal: Per a missatges oficials (correus corporatius, informes, reunions).
• Informal: Sorgeix espontàniament (converses al passadís o al cafè).

Segons la direcció:

1. Vertical descendent: De caps a empleats (ordres, polítiques).
2. Vertical ascendent: D'empleats a caps (suggeriments, informes).
3. Horitzontal: Entre companys del mateix nivell (coordinació).

7. Xarxes de comunicació en grup

• Estrella: Un líder central controla la informació. És ràpida per a problemes simples.
• Cercle: Tots es comuniquen sense líder clar. Ideal per a problemes complexos.
• Cadena: La informació passa d'un en un (com el joc del telèfon espatllat). Risc de distorsió.
• Tots amb tots: Comunicació lliure i col·laborativa. Alta satisfacció.

8. Barreres de la comunicació

1. Factors físics: Soroll, mala connexió o interferències.
2. Factors fisiològics: Problemes del cos com mal de cap o cansament.
3. Factors semàntics: Problemes amb el significat de les paraules o idiomes.
4. Factors socials: Diferències d'edat, cultura o creences.
5. Factors emocionals: Prejudicis o desconfiança en qui parla.

9. L'empatia: l'habilitat més important

Posar-se en el lloc de l'altre per entendre els seus sentiments. Es demostra escoltant de veritat, mostrant interès, fent preguntes i donant opinions constructives.

"Abans de jutjar una persona, camina tres llunes amb les seves sabates."

10. Comunicació oral efectiva

Actitud de l'emissor (el que parla):

• Clar i cohesionat: Utilitza paraules entenedores.
• Estructurat: Ves al gra i sigues ordenat.
• Reflexiu: Dona arguments i exemples.
• Obert: Permet preguntes.

Actitud del receptor (el que escolta):

• Receptiu: Mostra interès per entendre.
• Pacient: No interrompis.
• Flexible: Fes preguntes si no entens.
• Atent a les barreres: Supera els prejudicis.

Consells per a una entrevista:

1. Investiga sobre l'empresa i l'entrevistador.
2. Prepara preguntes freqüents i repassa el teu currículum.
3. Somriu per transmetre positivitat.
4. Mantén una postura dreta i contacte visual.