Guia Completa: Tipus de Reunions i Gestió de Conflictes

Tipus de Reunions: Classificació i Objectius

Les reunions són una eina fonamental en qualsevol organització per a la comunicació, la presa de decisions i la coordinació d'equips. A continuació, es detallen els tipus principals:

• Reunions d'Informació

  Aquestes reunions tenen com a objectiu principal la transmissió o recollida d'informació:

  • Informació Descendent: Transmetre informació als empleats (per exemple, novetats de l'empresa, canvis de política).
  • Informació Ascendent: Recollir informació dels empleats (per exemple, feedback, propostes).
  • Reunions Horitzontals: Intercanviar opinions i generar confiança entre membres del mateix nivell jeràrquic.

• Reunions Específiques o Mixtes

  Combinen elements d'informació amb la resolució de problemes o la coordinació operativa:

  • Grup de Qualitat: Dedicades a la resolució de problemes que sorgeixen en el dia a dia de la feina.
  • Comitè d'Empresa: Cos representatiu dels treballadors, on es tracten temes laborals i de condicions.
  • Reunions de Vendes: Per posar en comú el treball diari, motivar l'equip i transmetre ordres o estratègies.

• Reunions Internes

  Se celebren dins de l'organització i involucren el personal de l'empresa:

  • Junta Directiva: Reunió dels màxims responsables per a la direcció estratègica.
  • Assemblea: Reunió general de membres o socis.
  • Aprovació de Pressupostos: Per revisar i aprovar els plans financers.
  • Consells d'Administració: Òrgan de govern i supervisió de l'empresa.
  • Comitè Directiu: Grup de líders que gestionen les operacions diàries.
  • Junta General d'Accionistes: Reunió dels propietaris de l'empresa per a decisions clau.

• Reunions Externes

  Impliquen participants de fora de l'organització o tenen un caràcter públic:

  • Taula Rodona: Debat entre experts sobre un tema concret.
  • Congrés: Gran reunió de professionals d'un sector per a la presentació de treballs i intercanvi de coneixements.
  • Convenció: Reunió de membres d'una organització o sector amb objectius específics (formació, vendes).
  • Negociació: Procés de diàleg per arribar a un acord.
  • Conferència: Presentació d'un orador a una audiència.
  • Col·loqui: Debat o discussió acadèmica o professional.
  • Simposi: Reunió d'experts per presentar i discutir investigacions sobre un tema.

Gestió de Conflictes i Situacions Complexes

La capacitat de gestionar conflictes és crucial per al bon funcionament d'equips i organitzacions. A continuació, s'exploren alguns conceptes i tècniques:

• L'Apatia en l'Àmbit Professional

  L'apatia és un estat d'ànim caracteritzat per la manca d'energia o interès per realitzar una activitat. Pot manifestar-se de diverses maneres:

  • Anímica: Tristesa, cansament, desmotivació.
  • Conductual: Manca d'iniciativa, desinterès per les tasques.
  • Cognitiva: Disminució de l'atenció i la memòria.
  • Física: Insomni, desgana, fatiga.
  • Interpersonal: Aïllament social, manca de vida social.

  Un clima apàtic en un equip o organització es reflecteix quan els membres no es comprometen ni prenen decisions, es perd la confiança, els equips deixen de col·laborar i deixen de sorgir noves idees.

• La Tècnica de la Porta Freda

  La "porta freda" es refereix a una enquesta o contacte que es presenta directament, sense avís previ. Per tenir èxit en aquesta situació, són clau les següents habilitats:

  • Flexibilitat Mental: Esbrinar en poc temps el mapa mental de l'interlocutor per adaptar l'enfocament.
  • Identificar la Persona Clau: Reconèixer qui pren les decisions per dirigir-se a ella eficaçment.
  • Autoconfiança: Estar convençut i tenir confiança en els propis arguments per transmetre credibilitat.

Full de Ruta: Organització per a Enquestadors

Un full de ruta és una forma d'organització essencial per als equips d'enquestadors. Aquest document fixa el nombre de visites a realitzar i proporciona les indicacions necessàries per a les persones a entrevistar, assegurant l'eficiència i la coherència en el procés de recollida de dades.

Tècniques de Resolució de Conflictes

Per abordar i resoldre situacions conflictives de manera efectiva, es poden utilitzar diverses tècniques estructurades:

• Recollida i Anàlisi de Dades

  El primer pas és identificar els conflictes, analitzar-los en profunditat i trobar les seves causes arrel per poder actuar sobre elles.

• Pluja d'Idees (Brainstorming)

  Consisteix a reunir un grup de persones per tractar un assumpte i que cadascú aporti diferents idees sense judici inicial, amb l'objectiu de seleccionar posteriorment la millor solució.

• Diagrama de Pareto: Identificació de Causes

  És un gràfic que representa les dades específiques d'un conflicte, ordenades de major a menor freqüència. Ens permet identificar les causes més importants (el 20% que generen el 80% dels problemes) per trobar una solució eficaç.

• Diagrama d'Ishikawa (Espina de Peix): Anàlisi Causa-Efecte

  També conegut com a diagrama d'espina de peix, és una eina visual per a l'anàlisi de les causes i efectes d'un problema, permetent relacionar els efectes observats amb les possibles causes subjacents.

• Mètode de Zurilla i Nezu per a la Resolució de Problemes

  Aquest mètode estructurat guia el procés de resolució de problemes a través de cinc fases:

  1. Identificació del Problema: Definir una resposta poc adequada a una situació determinada que provoca emocions negatives.
  2. Anàlisi de la Resposta Més Freqüent: Descriure la situació que provoca les reaccions emocionals negatives i la resposta que normalment la persona dona en aquesta situació.
  3. Cerca d'Opcions: Generar diferents idees sobre la millor forma d'aconseguir els objectius proposats.
  4. Anàlisi de les Conseqüències de Cada Alternativa: Avaluar els pros i contres de cada opció i escollir aquelles que tinguin un major nombre de conseqüències positives.
  5. Posada en Pràctica i Avaluació de Resultats: Implementar la solució escollida. Si s'aconsegueixen els objectius, el problema s'haurà resolt; si no, caldrà tornar a la llista d'alternatives i escollir-ne una altra.