Guía completa de tecnologías de la información para empresas

Tecnologías de Código de Barras

EAN 13: Es el más usual, se usa en distribución, limitado y regulado, compuesto por 13 dígitos y una estructura dividida en 4: código del país (3), de empresa (4-5), de producto (hasta completar 12 primeros) y de control (último).

CODE 128 y 39: Bastante similares, son códigos internos, libres y pueden llevar números, letras y símbolos. El code 128 es más denso que el 39. Longitud ilimitada y prácticamente universal.

PDF417 (ISO 15438): Permite letras, números y algunos símbolos, de 3 a 90 filas, tamaño configurable por el usuario, gran cantidad de información. Se puede leer con un escáner lineal.

QR: Permite letras, números y algunos símbolos. Bidimensionales, diseñados para la identificación de repuestos en la industria del automóvil. Expansión a velocidad exponencial por uso en smartphones.

RFID:

• Etiqueta: Capacidad de memoria desde una decena a varios miles de bytes. Solo lectura (pasivas) o lectura y escritura (activas). Activas: alimentadas, alcance incluso de cientos de metros; pasivas: no alimentadas, alcance de unos pocos metros. Hay incluso etiquetas "digeribles". Otras prácticamente invisibles.
• Lector RFID: Capaz de leer varias etiquetas simultáneamente (40 etqs./segundo).
• Middleware RFID (software).

Sistemas de Gestión Empresarial

BPM: Gestión de procesos de negocio. Tiene como finalidad dar soporte a la automatización, coordinación y control de los procesos de una organización.

Funcionalidades:

• Proceso de definición y modelado de procesos.
• Automatización del flujo de trabajo.
• Gestión de procesos y análisis.
• Optimización de procesos.
• Actividad de monitoreo en tiempo real.
• Integración con ERPs, herramientas BI, etc.

DMS: Gestión de grandes cantidades de documentos, proporcionando acceso, almacenamiento, seguridad, indexación y recuperación. Permiten organizar la documentación con estructuras abstractas multidimensionales como son carpetas, categorías y etiquetas, incorporan control de versiones para poder hacer el seguimiento del proceso de modificación, gracias a los motores de indexación se hace posible la búsqueda y acceso mucho más rápido.

SCM: Permiten automatizar la gestión de la cadena de suministro de una organización. Las herramientas SCM son todos aquellos sistemas de información que gestionan el conjunto de procesos a través de los cuales fluyen los productos desde los proveedores hasta el cliente final.

GIS: Sistemas que permiten dar soporte a la gestión de la información geográficamente referenciada, combinando la potencialidad de la gestión de datos con las capacidades de representación gráfica de mapas.

Sistema CRM: Está orientado a la gestión de las relaciones de la empresa con terceros, fundamentalmente con clientes, cubriendo todas las etapas de la relación comercial, desde la preventa hasta la postventa.

Business Intelligence y Analítica

Business Intelligence: Conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada en información estructurada, para su explotación directa dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

Data Warehouse: Gran almacén de datos procedentes de varias fuentes (sistemas transaccionales, fuentes externas, etc.) que se guardan de forma unificada, homogénea y accesible con distintos niveles de agrupación.

OLAP: Análisis de datos a través de dimensiones y jerarquías (niveles de agrupamiento dentro de las dimensiones), utilizando consultas rápidas predefinidas.

Data Mining: Técnicas avanzadas que permiten detectar y modelizar relaciones entre los datos y obtener información no evidente: patrones de consumo, predicciones del comportamiento de clientes, asociaciones de productos, etc.

Cuadro de Mando Integral (CMI): Herramienta de gestión para el seguimiento de la estrategia de la empresa, basada en la presentación de un conjunto de indicadores relacionados con los objetivos estratégicos de la compañía.

Cuadro de Mando Operativo (Dashboard): También llamado tablero de control, es una herramienta operativa muy útil para monitorizar y controlar lo que ocurre en un área o departamento. Sus indicadores están focalizados en los procesos y no en el avance del Plan Estratégico, como los CMIs.

Herramientas de Colaboración y Planificación

Software Colaborativo: Todo aquel software de apoyo al trabajo en grupo entre personas de una misma organización o entre personas ubicadas en diferentes organizaciones o espacios físicos.

GPAO: Sistema con soporte informático que permite realizar planificación, programación y control de la producción a partir de previsiones de ventas y pedidos, niveles de stock e información relativa a la estructura de productos y proceso productivo.

Evolución histórica:

MRP: Cálculos sobre cantidades (“ecuación universal de fabricación”): qué vamos a necesitar, cuánto tenemos, cuánto hay que pedir y cuándo.

MRP de bucle cerrado:

• Una serie de funciones, no sólo cálculos de cantidades.
• Tiene en cuenta carga y capacidad.
• Considera los recursos finitos y establece prioridades.

MRPII:

• Se “extiende” para incorporar la demanda.
• Tiene una interfaz financiera.
• Tiene capacidad de simulación sobre los resultados de los planes.

ERP:

• Abarca más procesos (por ejemplo recursos humanos).
• Tiene una integración financiera mucho más elaborada.
• Se “extiende” a ambos lados de la cadena de suministro.
• Herramienta integrada con base de datos centralizada.

Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

MRPII: Ampliación del MRP de bucle cerrado que, de forma integrada y mediante un proceso informatizado on-line, con una base de datos única para toda la empresa, participa en la planificación estratégica, planifica los pedidos de los distintos ítems componentes (MRP), programa las prioridades y las actividades a desarrollar por los diferentes talleres, planifica y controla la capacidad disponible y necesaria, y gestiona los pedidos a proveedores internos y externos. Además, partiendo de los outputs obtenidos, realiza cálculos de costes y desarrolla estados financieros en distintas unidades monetarias. Todo ello con la posibilidad de corregir periódicamente las divergencias entre lo planificado y la realidad, pudiendo además simular diferentes situaciones.

ERP: Sistemas integrados de gestión que permiten dar soporte a la totalidad de los procesos de una empresa: control económico-financiero, logística, producción, recursos humanos, etc. Buscan la racionalización y la integración entre procesos operativos y flujos de información dentro de la empresa, con el objetivo de obtener sinergias entre los recursos de la compañía.

Ventajas:

• Datos en tiempo real.
• Una sola versión de los datos correctos.
• Menos errores, más fácil corregirlos en menos tiempo.
• El avance de los procesos se ve mejor y propician la estandarización de procesos.

Desventajas:

• Obligan a estandarizar procesos.
• Puede ser demasiado complicado de parametrizar.
• Requiere mantenimiento y volver atrás es complicado.

Características Generales de los ERP

PARAMETRIZACIÓN: Es una de las características diferenciales del ERP. Permite adaptar el funcionamiento del ERP a las necesidades concretas de cada empresa, así como incorporar nuevos procesos y funcionalidades, sin requerir de desarrollos específicos o a medida del cliente. Exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa y, por ello, este trabajo requiere de un importante esfuerzo de consultoría, fundamental en un proyecto de implantación de un ERP. La complejidad de un producto ERP está directamente relacionada con el nivel de parametrización que éste permite. Parametrizar un ERP es definir su modo de funcionamiento o personalizarlo en función de las necesidades de la empresa. Parametrizar un ERP no supone PROGRAMAR, sino “marcar” parámetros o checks que establecen el modo de funcionamiento, de forma similar a lo que uno puede hacer en el menú de “opciones” de programas como Word o Excel. En un ERP de cierta dimensión, existen MILES DE PARÁMETROS y, por tanto, no es fácil que una sola persona pueda conocer el funcionamiento de la totalidad de estos parámetros. La persona que maneja estos parámetros es el CONSULTOR, que normalmente es una persona con formación EMPRESARIAL, es decir, no es un perfil informático.

INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE: Capacidad de personalizar la interacción del usuario con el sistema teniendo en cuenta su rol o nivel de acceso. Los entornos actuales de desarrollo permiten generar aplicaciones que son accesibles desde un navegador y permiten configurar un escritorio de usuario orientado al rol, en el que pueden incluirse:

• Acceso a los programas más utilizados, a los últimos programas a los que se conectó el usuario, a los programas activos, etc.
• Menú que facilite la gestión de los procesos en los que el usuario está implicado.
• Ventanas o widgets en los que pueden ubicarse datos de la aplicación, informes de gestión, noticias relevantes o cualquier contenido de acceso frecuente por parte del usuario.

CAPACIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN: Los ERPs cuentan con un conjunto de salidas e informes predefinidos y, además, posibilitan la interacción desde distintas herramientas de acceso a datos: OLAP, generadores de informes, aplicaciones ofimáticas, herramientas de Business Intelligence, etc.

INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES: Posibilidades de integración más habituales:

• Integración con sistemas de toma de datos en planta, para facilitar la recogida de máquinas que dispongan de capacidad de control informatizado.
• Interfaces normalizados para entrada y salida de información para comunicar con otros ERP.
• Generación de formatos estándar de integración de sistemas, tales como EDI, XML, Factura Electrónica, etc.

Funcionalidades Adicionales de los ERP

INTEGRACIÓN CON PORTALES WEB: En la actualidad, el desarrollo de Internet, del comercio electrónico y de las redes sociales hacen necesaria la integración de los portales web con los ERP. Esta funcionalidad resulta de gran importancia para poder desplegar aplicaciones de comercio electrónico que requieran de una interfaz personalizada para el tipo de cliente al que se dirige la aplicación, siendo muy recomendable que exista una integración total con el sistema de gestión para facilitar el tratamiento unificado de los datos de los clientes y de los pedidos.

GESTIÓN DOCUMENTAL: En la actualidad, muchos ERPs incorporan algunas funcionalidades propias de la gestión documental, facilitando que se puedan incorporar directamente los documentos al sistema y permitiendo el acceso a los mismos desde diversos módulos de la aplicación.

EJEMPLO: Digitalización de las facturas recibidas  Acceso directo al documento escaneado de la factura desde un registro de compra de un proveedor o desde el asiento contable correspondiente, sin necesidad de tener que acceder físicamente a los archivos en soporte papel de la empresa. También pueden incluir capacidad de reconocimiento de caracteres (OCR) -> la imagen escaneada pueda ser almacenada en formato texto, pudiendo realizar búsquedas en texto libre o bien integrar directamente datos para evitar la introducción manual de los documentos en el sistema. Existen en el mercado aplicaciones específicas de gestión documental que ofrecen un MAYOR NIVEL DE FUNCIONALIDAD y que también pueden integrarse con el ERP de la empresa.

MOVILIDAD: Es imprescindible valorar las opciones de movilidad que pueda ofrecer un ERP. Se puede considerar que existen tres modalidades de funcionamiento en movilidad:

• Off-line: La aplicación permite operar sin conexión al sistema central, produciéndose una sincronización posterior a través de un intercambio total de los datos desde el terminal móvil, o bien mediante operaciones de sincronización incremental.
• On-line: Requiere de una conexión en tiempo real con la empresa, por lo que el requisito para operar de este modo será el de disponer de un acceso a internet con unos mínimos requisitos de calidad en lo que se refiere a disponibilidad y ancho de banda.
• Mixto: Permite realizar algunas opciones en modo off-line, pero requiriendo de la conexión en tiempo real (modalidad on-line) para poder tener acceso a la mayor parte de las funcionalidades. La modalidad mixta es la que se presenta como una tendencia en estos momentos en las aplicaciones que se desarrollan orientadas a teléfonos móviles.